Khi chọn thuê một văn phòng ảo được thiết kế sang trọng, có sẵn nhân viên bên trong để hỗ trợ bạn vận hành doanh nghiệp, liệu sẽ giúp bạn giảm áp lực để tập trung vào kinh doanh hay vẫn còn điều gì làm bạn lo lắng?

Văn phòng ảo là gì?

Xuất phát từ việc nhận ra nhiều nhà điều hành có thể quản lý văn phòng của mình dù không có mặt trực tiếp ở đó; 

Cùng với nhu cầu rất lớn về việc cắt giảm càng nhiều càng tốt chi phí cho những việc không thật sự cần, hoặc cần đầu tư quá nhiều chi phí ban đầu, đồng thời phải đảm bảo việc vận hành trơn tru sau đầu tư đó;

Mô hình văn phòng ảo bắt đầu được chú ý và ngày càng được sử dụng rộng rãi hơn bởi tính linh hoạt, tiện lợi và tiết kiệm của mình.

Đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường đặt trung tâm kinh doanh (business center) ở các tòa nhà lớn, có cơ sở hạ tầng – vật chất hiện đại, và trên các tuyến đường trọng điểm ở khu vực. Vì vậy khi sử dụng mô hình này, văn phòng của bạn sẽ được đặt bảng tên tại tòa nhà, và đây được xem là trụ sở của doanh nghiệp bạn.

Để văn phòng ảo được vận hành – dù bạn không có ở đó, chắc chắn phải cần có nhân viên điều phối các hoạt động bên trong. Tuy vậy, bạn không cần phải tuyển dụng riêng một nhân sự để làm việc cho mình.

Vì, mô hình văn phòng ảo luôn bao gồm nhân sự lễ tân – hành chính để liên lạc với bạn khi có việc phát sinh tại văn phòng, như có thư hoặc khách hàng, đối tác đến.

Các kênh giao tiếp như email, điện thoại, hoặc các ứng dụng chat Viber, Zalo hoặc app riêng của đơn vị… sẽ là công cụ truyền thông tin đến bạn nhanh chóng, an toàn và hiệu quả nhất.

Vậy, hiểu nôm na là khi thuê một nơi sang trọng có sẵn nhân viên bên trong để hỗ trợ bạn vận hành doanh nghiệp, liệu sẽ giúp bạn giảm áp lực để tập trung vào kinh doanh hay vẫn còn điều gì làm bạn lo lắng? Bài viết này sẽ cho bạn thấy Ưu và Nhược điểm của mô hình, để ít nhất bạn biết đến rõ ràng nhất một mô hình văn phòng đang được hàng ngàn doanh nghiệp thuê sử dụng.

Văn phòng ảo

ƯU ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG ẢO

Tính linh hoạt và tiện lợi cao

Bạn và nhân viên của mình hoàn toàn có thể làm việc từ xa mà không lo lắng chậm trễ việc khi có thông tin đến văn phòng. Dù bạn đang ở nhà hay ra cafe ngồi làm việc, hoặc đang đi trên đường, bạn vẫn có thể đáp ứng mọi nhu cầu công việc phát sinh, thay vì cả ngày phải ở văn phòng đợi thông tin để xử lý.

Tính chuyên nghiệp

Văn phòng ảo cung cấp cho bạn hình ảnh của một doanh nghiệp hoàn chỉnh, hiện đại, và có nhân sự tiếp nhận thông tin và chuyển thông tin đến bạn ngay. Vì vậy, tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn đã không còn phụ thuộc vào nỗi lo “bạn đang làm việc ở đâu”, mà chỉ còn là bạn làm việc thế nào. 

Việc giảm tải gánh nặng này không chỉ giúp cho các doanh nghiệp tập trung vào các yếu tố cốt lõi để kinh doanh hiệu quả, mà còn thu hút được nhiều đối tác, khách hàng hơn thông qua địa chỉ đẹp ở một tòa nhà lớn trung tâm – thay vì nhà phố trong các con hẻm xa.

Tính rủi ro kinh doanh được giảm thiểu

Không chỉ riêng các công ty khởi nghiệp, bất cứ doanh nghiệp nào tiềm kiếm và đầu tư mở văn phòng làm việc đều có những bước đầu khó khăn. Doanh nghiệp sẽ phải tiêu rất nhiều tiền trước khi nhận được khoản doanh thu đầu tiên của mình.

Ví dụ, bạn có thể xem xét khoản chi phí cho nội thất của văn phòng và các trang thiết bị khác. Một là đầu tư ban đầu, hai là phải bảo trì, sửa chữa định kỳ hoặc khi có hư hỏng phát sinh. Đồng thời, những tiện ích này sẽ chiếm một phần không nhỏ diện tích mà bạn phải thuê rất nhiều tiền hàng tháng.

Rõ ràng, văn phòng ảo là giải pháp để bạn dùng vốn của mình để thực hiện các hoạt động tạo doanh thu, thay vì phải đổ trong các tài sản cố định và khấu hao lại hàng tháng.

Doanh nghiệp bạn sẽ có nhiều hơn những cơ hội để bước chân vào thị trường lớn hơn và đa dạng hơn dịch vụ của mình để đáp ứng với nhu cầu thị trường.

Và hơn thế nữa, bạn lại có thể thiết lập các văn phòng ảo khác ở các thị trường mới và phải triển sự hiện diện của doanh nghiệp mình tại đây. Bên cạnh giảm thiểu rui ro, doanh nghiệp bạn còn được tối ưu chi phí!

Tiết kiệm tiền thuê văn phòng

Đây là lợi thế lớn nhất của việc có văn phòng ảo. Tuy đã có đề cập một vài khía cạnh ở trên, nhưng phải nhắc lại và làm rõ hơn vì tiết kiệm thực sự là thế mạnh cho những doanh nghiệp chọn loại hình văn phòng ảo.

Ngoài tiền thuê văn phòng, còn có các chi phí khác liên quan đến văn phòng bap gồm nội thất, các tiện ích như điện, nước, wifi. Bạn cũng phải xem xét đến chi phí các văn phòng phẩm cần thiết hàng tháng, và không quên các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in và điện thoại bàn… Với văn phòng ảo, bạn sẽ tiết kiệm được tiền thuê văn phòng cùng với các chi phí trên nhưng vẫn có được một địa chỉ thật chuyên nghiệp.

Ngoài việc tiết kiệm tiền, bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian đến văn phòng mỗi ngày làm việc. Ví dụ: nếu bạn dành 02 giờ đi làm hàng ngày, điều đó có nghĩa là bạn sẽ dành tổng cộng 10 giờ mỗi tuần. Đây là thời gian quý giá mà bạn có thể rất cần để dành cho công việc kinh doanh của mình.

NHƯỢC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG ẢO

Giảm tương tác tại văn phòng

Khi tính linh hoạt là ưu điểm của loại hình này, thì nhân sự của các doanh nghiệp sẽ đây sẽ không có nhiều cơ hội tiếp xúc với văn phòng của công ty mình. 

Tuy nhiên, có thể làm việc ở bất cứ đâu là điều kiện tốt để các nhân viên không cảm thấy đây là vấn đề lớn hoặc phàn nàn khi không có nơi cố định. Hoặc bất cứ khi nào cần một không gian làm việc tại địa điểm đặt văn phòng ảo, dịch vụ này cũng sẽ cung cấp phòng họp hoặc chỗ ngồi để thuận tiện để tập trung dù một hay vài người.

Thiếu động lực và mất tập trung

Những cá nhân tự kỷ luật xem đây là một lợi thế, là cơ hội để bản thân tự do phát triển công việc được giao một cách hiệu quả, không bị ràng buộc – ít nhất là phải gặp quản lý mỗi ngày. Mặt khác, đối với những nhân viên không thể tự hoạt động độc lập tốt hay tinh thần trách nhiệm không cao, đây là điều bất lợi lớn cho các doanh nghiệp.

Tính tiết kiệm của văn phòng ảo là không thể phủ nhận, vậy nên để không bị “cản trở” bởi trách nhiệm của các cá nhân hoạt động cho công ty, người quản lý phải có những chính sách phù hợp để có được kết quả cuối cùng như ý.

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp có thể cần những buổi họp nội bộ để các nhân viên có cơ hội tiếp xúc với nhau và với ban lãnh đạo, cũng như thân thuộc hơn với văn phòng công ty. Từ đó, họ sẽ nhận thấy mình có sự gắn bó và trách nhiệm hơn với doanh nghiệp và nơi mình làm việc.

Không tiếp nhận thông tin trực tiếp

Để có thể điều hành và quản lý doanh nghiệp từ xa, các kênh tương tác như điện thoại, email, ứng dụng chat… được ứng dụng triệt để vào mô hình văn phòng ảo.

Khi văn phòng phát sinh bất cứ vấn đề nào, nhân viên quản lý văn phòng ảo sẽ liên lạc với chủ doanh nghiệp – hoặc các nhân viên chịu trách nhiệm làm việc với phía văn phòng – chủ yếu qua điện thoại để báo thông tin.

Tuy nhiên vì lý do này, một số thông tin có thể được truyền tải khác đi so với bản chất ban đầu, dẫn đến người nhận hiểu sai vấn đề đang diễn ra ở văn phòng của họ.

Để khắc phục điều này, thông tin cần được xác nhận lại qua văn bản và phản hồi lại khi chưa thật sự nắm rõ vấn đề. 

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống văn phòng ảo đã nhận thức được các ưu và nhược điểm trên rất rõ ràng, và họ vẫn duy trì mô hình và áp dụng những giải pháp để khắc phục và hoạt động hiệu quả.

Mô hình văn phòng ảo là loại hình dịch vụ hiệu quả cho các doanh nghiệp start up, hoặc cần giảm các chi phí không cần thiết để tập trung kinh doanh.

Thiết lập cho mình những biện pháp phù hợp, văn phòng ảo sẽ là dịch vụ để hỗ trợ doanh nghiệp bạn giảm gánh nặng kinh tế hữu hiệu.

Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo