Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, nhưng bạn lại đang băn khoăn về vấn đề liệu văn phòng ảo có đáp ứng được đúng thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam hay không. Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời và những ưu nhược điểm khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo này nhé!

1. Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật Việt Nam hay không?

Đây là câu hỏi khá phổ biến khi các doanh nghiệp cân nhắc việc có nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hay không. Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Theo quy định trên thì trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và xác định theo địa giới đơn vị hành chính.

Như vậy, pháp luật không cấm trường hợp một địa chỉ sử dụng là trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính) là không trái với quy định của pháp luật.

>>> Tìm hiểu thêm về khái niệm văn phòng ảo

2. Vì sao dịch vụ văn phòng ảo lại thu hút sự quan tâm lớn của các khách hàng doanh nghiệp?

Văn phòng ảo giúp giải quyết bài toán tối ưu chi phí cho doanh nghiệp trẻ (Startups)

a) Tình hình kinh tế chung

Giai đoạn 2020 – 2023 nền kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid 19 với các biện pháp giãn cách xã hội khiến tăng trưởng giảm sâu. Sang năm 2023, Việt Nam hứa hẹn tiếp tục tăng trưởng tốt song sẽ giảm tốc xuống mức 6% do kinh tế thế giới đi vào pha suy thoái khi lạm phát và lãi suất cao.

VNDirect dự báo xung lực tăng trưởng kinh tế sẽ chậm lại trong năm 2023. Việt Nam sẽ đối mặt các thách thức do tăng trưởng xuất khẩu thấp, môi trường lãi suất cao, lạm phát thế giới vẫn ở mức cảnh báo, thanh khoản thắt chặt và gia tăng áp lực nợ xấu ở mảng Bất Động Sản trong năm 2023.

(Nguồn: VnEconomy)

b) Giải pháp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp

Đối mặt với bối cảnh kinh tế đang trong giai đoạn suy thoái và các thách thức khó khăn về bài toán tài chính được dự đoán trong năm 2023, việc tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp luôn được đề cao.

Giá thuê văn phòng truyền thống ngày càng tăng cao, nhất là sau dịch Covid, nhiều doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm những giải pháp để tối ưu chi phí. Một trong những phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay đó là thay đổi cách thức hoạt động. Thay vì lựa chọn hình thức thuê văn phòng truyền thống với chi phí cao, đắt đỏ tại khu vực trung tâm, các doanh nghiệp có xu hướng thay thế bằng hình thức dịch vụ văn phòng ảo nhằm tối ưu chi phí.

Chi phí duy trì một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với thiết lập một văn phòng truyền thống. Dịch vụ văn phòng ảo ra đời chính là giải pháp hữu hiệu giải quyết bài toán về tài chính cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn sở hữu địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín ngay tại trung tâm Quận 1 với chi phí vô cùng tiết kiệm.

Với loại hình dịch vụ văn phòng này, các doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một khoản chi phí khủng ban đầu để thiết lập văn phòng hoặc thuê một văn phòng truyền thống, không cần chi trả phí bảo trì, phí vệ sinh cho tòa nhà, bạn cũng không phải mất bất kỳ khoản tiền đặt cọc nào như văn phòng truyền thống trong thời buổi kinh tế đang suy thoái, khó khăn, nhưng vẫn có thể thuê được một địa chỉ đăng ký kinh doanh với cơ sở vật chất, trang bị đầy đủ tại trung tâm Quận 1.

 Chỉ cần khoảng 545.000 mỗi tháng, bạn đã sở hữu ngay cho mình một văn phòng tại trung tâm thành phố để giao dịch với khách hàng.

>>> Tham khảo bảng giá dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo giúp nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp và tăng cơ hội hợp tác với các đối tác lớn

Doanh nghiệp nhỏ và trẻ (Startups) thường dễ đánh mất cơ hội hợp tác kinh doanh với các công ty lớn B2B do thiếu các yếu tố chuyên nghiệp như địa chỉ văn phòng uy tín tại trung tâm TP.HCM, hình ảnh thương hiệu chưa chuyên nghiệp, văn phòng thiết kế chưa được chỉn chu, thiếu đội ngũ nhân sự hỗ trợ chuyên nghiệp (lễ tân, I.T, tạp vụ,…),…

Với hình thức văn phòng ảo, các doanh nghiệp khách thuê có thể tối ưu chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn có địa chỉ lý tưởng để đăng ký kinh doanh, gặp gỡ đối tác và thừa hưởng nhiều dịch vụ tiện ích hiện đại. Đó là lý do vì sao mà dịch vụ văn phòng ảo đang có hấp lực lớn với những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hay những khách hàng nước ngoài đang cần tìm văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Hãy tưởng tượng, nếu bạn sở hữu địa chỉ kinh doanh ngay tại trung tâm Quận 1, ngoài việc tất cả giấy tờ kinh doanh của doanh nghiệp bạn sẽ có trụ sở tại Quận 1, hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp bạn cũng ngay lập tức tạo được uy tín và ấn tượng tốt với các khách hàng đối tác lớn. Bên cạnh đó, việc sở hữu địa điểm giao dịch tại tòa nhà lớn của trung tâm TP.HCM đồng nghĩa với việc giao thông di chuyển được thuận tiện hơn cho các đối tác khách hàng gặp gỡ, giao dịch và hội họp khi cần thiết.

Văn phòng ảo cung cấp 50+ tiện ích giúp doanh nghiệp vận hành dễ dàng

Việc thành lập một văn phòng truyền thống đã tiêu hao của doanh nghiệp một khoản tài chính khá lớn về mặt bằng, chi phí xây dựng. Tuy bạn có thể sở hữu cho doanh nghiệp mình một văn phòng truyền thống thì việc bố trí các trang thiết bị sao cho chỉn chu, chuyên nghiệp từ bàn làm việc, phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry hay thậm chí thuê được đội ngũ lễ tân, I.T hỗ trợ cho công việc cũng là một bài toán khó khăn về chi phí, thời gian đối với các doanh nghiệp trẻ.

Hiểu được những khó khăn đó, ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp các loại hình văn phòng làm việc đầy đủ tiện nghi nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Với loại hình văn phòng ảo, điều bạn cần nhất có lẽ là địa chỉ đăng ký kinh doanh tại khu vực trung tâm nhằm tạo uy tín, sự chuyên nghiệp đối với khách hàng. Chỉ với một khoản tiền nhỏ để sử dụng dịch vụ văn phòng ảo mà bạn lại còn được tận hưởng các dịch vụ tiện ích tại văn phòng và tận dụng đội ngũ nhân sự phục vụ cho công việc, tại sao không?

>>> Tham khảo đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín Quận 1

Bên cạnh chi phí tối ưu, hình ảnh chuyên nghiệp, văn phòng ảo còn chiều lòng các doanh nghiệp khi cung cấp đầy đủ các tiện ích văn phòng, tạo nên một môi trường làm việc tuyệt vời cũng chính là sức hấp dẫn đối với các khách hàng doanh nghiệp. Bạn được sử dụng tất cả các tiện ích như:

• Bảng tên Công ty được đặt trang trọng trên màn hình Led cùng các công ty lớn khác tại sảnh văn phòng của tòa nhà
• Văn phòng và chỗ ngồi làm việc được thiết kế sang trọng, hiện đại – tạo niềm tin & tăng sức thuyết phục cho mọi KH
• Lễ tân đại diện chuyên nghiệp, tận tâm – thay mặt bạn đón tiếp KH & nhanh chóng chuyển tiếp thông tin (thư từ/ bưu phẩm/…) 
• Đội ngũ DVKH được đào tạo bài bản, thông thạo ngoại ngữ – tạo thiện cảm tích cực cho KH
• Sảnh đón tiếp KH tại khu vực giao dịch được thiết kế đẳng cấp – không thua kém các DN đầu ngành
• Phòng họp sang trọng, riêng tư được trang bị đầy đủ thiết bị máy chiếu phục vụ cho việc hội họp, đàm phán hợp đồng, gặp gỡ đối tác lớn
• Pantry đầy đủ trà, bánh, nước lọc,… sẵn sàng phục vụ đón tiếp khách hàng
• Trang thiết bị văn phòng (máy in, photocopy, scan,…)
• KH được chọn SĐT cho doanh nghiệp (kho số đẹp), có lời chào tự động chuyên nghiệp như các doanh nghiệp lớn
• Tổng đài riêng kết nối hộp thư thoại và số fax – hoạt động 24/7 thuận lợi cho mọi giao dịch
• Không bị bỏ lỡ cuộc gọi từ KH nhờ công nghệ chuyển tiếp thông minh đến nhiều di động khác, sẵn sàng sử dụng bất cứ khi nào bạn cần
• …………….

3. Các đối tượng phù hợp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Vậy đối tượng nào sẽ phù hợp với hình thức văn phòng ảo?

Mô hình văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí;
• Các doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc mới thành lập (Startups);
• Các văn phòng tư vấn, giao dịch và các nhóm dự án;
• Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh để đặt địa chỉ kinh doanh;
• Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện;
• Doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thành lập công ty con, công ty mới;
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi về vị trí ở trung tâm thành phố để phát triển kinh doanh;
• Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án cần sử dụng phòng khách và phòng họp;
• Các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường Việt Nam;
• Về ngành nghề rất phù hợp kinh doanh dịch vụ, thương mại và sản xuất;
• Đặc biệt còn những ngành nghề có điều kiện như: công ty luật, pháp lý, tài chính, xuất nhập khẩu, khai thác tài nguyên, du học, định cư, lũ hành, giáo dục, y tế, nông lâm ngư nghiệp, xây dựng, bất động sản…

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín

a) Các lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo

Dưới đây là một số lưu ý để doanh nghiệp bạn lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu của mình.

Điều quan trọng nhất là bạn cần tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín. Bạn nên tìm hiểu thông tin về đơn vị cho thuê, cũng như làm rõ các cam kết dịch vụ cho thuê. Việc tìm hiểu lịch sử cho thuê đối với các doanh nghiệp khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ cũng cho thấy được những đơn vị cung cấp này có uy tín, minh mạch và chuyên nghiệp hay không.

Đầu tiên là lựa chọn đơn vị cung cấp địa chỉ kinh doanh có vị trí cho thuê phù hợp với doanh nghiệp. Lời khuyên là bạn nên chọn những nơi tại khu vực trung tâm, thuận tiện giao thông, tạo điều kiện môi trường làm việc và gặp gỡ khách hàng tốt nhất.

Ngoài lưu ý về vị trí thuê, giá thuê cũng cần được để tâm. Chi phí cần tối ưu và đi kèm với chất lượng dịch vụ cung cấp của chủ thuê. Bạn cần nắm rõ chi phí thuê đã bao gồm thuế hay chưa, có bao gồm những chi phí khác nào đi kèm hay không. Bên cạnh đó, vấn đề thanh toán cũng cần được chú ý. Tiền thuê thường sẽ trả theo từng tháng, theo quý 3 tháng hay theo hợp đồng 1 năm. Bạn nên thương lượng rõ hình thức thanh toán cùng giá cả sao cho hợp lý với doanh nghiệp mình.

b) Thuê văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp tại WinPlace (Quận 1)

WinPlace Coworking Space là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp văn phòng hiện đại, trong đó có dịch vụ văn phòng ảo, giúp các doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, đẳng cấp hơn, uy tín hơn để thành công nhanh nhất với các yếu tố về vị trí địa lý đắc địa tại Quận 1, thiết kế văn phòng hiện đại, đẳng cấp; chi phí hợp lý; đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên nghiệp.

Có người hỏi tôi rằng: “Giữa muôn vàn đơn vị cho thuê văn phòng tại TP.HCM, tại sao tôi lại chọn WinPlace?”. Tôi trả lời ngắn gọn 5 chữ “Bởi vì tôi ấn tượng” – “Tôi bị ấn tượng về cách làm việc chuyên nghiệp của nhân viên tại đây, tôi xem nhân viên nơi này như nhân viên của văn phòng tôi. Tìm văn phòng cho thuê thì dễ nhưng tìm được đội ngũ nhân vie:n nhiệt tình như tại WinPlace thì rất khó”, chị N.P.Minh Anh – Giám đốc Marketing tại AMY Co.,Ltd cho biết.

Ngoài dịch vụ văn phòng ảo ra, WinPlace Coworking Space còn có đa dạng dịch vụ khác như văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc, sàn văn phòng giao dịch,… để bạn lựa chọn.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm địa chỉ cho thuê văn phòng ảo tại TP.HCM, hãy liên hệ WinPlace ngay để được tư vấn chi tiết qua hotline hoặc website để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ

WinPlace Coworking Space

• Tầng 12, Citilight Tower
• 45 Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0976 312 066  – 0938 80 90 70
• Fax: (028) 730 720 68
• Email: info@winplace.com.vn