Thuật ngữ KPI xuất hiện rất nhiều trong công việc hàng ngày của dân văn phòng, đặc biệt là những người làm trong ngành sales. Vậy KPI là gì, xây dựng chỉ số KPI như thế nào mới phù hợp và khoa học?

KPI là gì? Có bao nhiêu loại KPI? 

KPI là gì? KPI (là viết tắt của từ Key Performance Indicator) – chỉ số dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của một bộ phận trong công ty hoặc sự vận hành của cả một hệ thống doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận sẽ có chỉ số KPI khác nhau nhằm đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của bộ phận đó.

KPI là chỉ số đo lường hiệu suất công việc

Các tổ chức thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá được toàn diện mức độ thành công của họ đối với những mục tiêu đã đề ra từ trước.

KPI ở cấp độ cao sẽ tập trung vào mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, trong khi đó KPI ở cấp độ thấp sẽ đánh giá hiệu suất công việc, tiến trình đơn lẻ của các cá nhân hay phòng ban.

Tùy thuộc vào mục tiêu của tổ chức mà bạn có thể đề ra và theo dõi các loại KPI khác nhau.

Do đó, người ta thường chia KPI thành 5 loại chính tương ứng với các hoạt động nòng cốt của công ty. Bao gồm KPI kinh doanh, KPI tài chính, KPI tiếp thị, KPI bán hàng và KPI quản lý dự án.

Việc lựa chọn đúng loại KPI ngay từ ban đầu là vô cùng quan trọng để đánh giá được chính xác và khách quan hiệu quả hoạt động của công ty bạn.

Vai trò của KPI là gì?

Thông qua việc đánh giá hiệu suất công việc một cách cụ thể, có thể thấy chỉ số KPI có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển không chỉ của doanh nghiệp mà còn của các cá nhân đang hoạt động trong công ty.

Vai trò của KPI với doanh nghiệp

• Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, từ đó đề ra chế độ lương thưởng hoặc kỷ luật phù hợp.
• Hoạch định lại kịp thời chiến lược kinh doanh.
• Đảm bảo hoàn thành được những mục tiêu đã đề ra theo đúng tiến độ kỳ vọng.

KPI giúp các doanh nghiệp đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra

Vai trò của KPI với người đi làm

• Theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.
• Có định hướng cho sự nỗ lực trong công việc và tạo động lực làm việc.
• Phát hiện và khắc phục kịp thời những điểm còn hạn chế trong công việc khi không đạt được mục tiêu đề ra.

KPI giúp nhân viên có định hướng cho sự nỗ lực trong công việc

THAM KHẢO THÊM: DỊCH VỤ VĂN PHÒNG TRỌN GÓI 

Vì sao cần phải đặt ra KPI trong công việc?

Dù hiện tại chỉ số KPI đã được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tuy nhiên không phải tất cả mọi người đều hiểu được KPI nghĩa là gì và vì sao lại cần phải đặt ra KPI trong công việc của mình. Hãy cùng tìm hiểu ngay một số lý do dưới đây.

Đo lường hiệu quả công việc

KPI là gì? Mặc dù KPI thường bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty, nhưng thực chất chúng chỉ là một công cụ để đo lường các mục tiêu mà một phòng ban hay cả doanh nghiệp đề ra.

Hệ thống KPI cho phép đo lường hiệu quả công việc một cách cụ thể thông qua các con số, giúp nhân viên có thể nhận thức rõ ràng mục tiêu là gì và cần phải nỗ lực thêm bao nhiêu để đạt được kết quả như kỳ vọng.

KPI là công cụ giúp đo lường mục tiêu đề ra

Bên cạnh đó, chỉ số KPI cũng đem đến cho bạn cơ hội nhận thức rõ về những hạn chế của cá nhân, tổ chức khi không đạt được mục tiêu đề ra để có những sự điều chỉnh phù hợp và kịp thời.

Đây được đánh giá là lý do quan trọng nhất vì sao phải đặt ra KPI trong công việc và cũng là công dụng hàng đầu của một KPI.

Thu thập những thông tin có giá trị

KPI có thể cung cấp bức tranh tổng thể về hiệu suất công việc của công ty bạn. Đối với những doanh nghiệp đang hoạt động tại các thị trường cạnh tranh cao, các thông tin này đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp bạn tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trực tiếp của mình.

Các dữ liệu cụ thể mà KPI đưa ra sẽ cho phép các nhà quản lý thực hiện điều chỉnh hệ thống kịp thời thay vì tiến hành những thay đổi vào cuối tháng để đạt được các mục tiêu đề ra.

Dựa vào việc theo dõi các chỉ số KPI, họ cũng đánh giá được sự tiến bộ nội bộ công ty mình sau khi thực hiện những sự điều chỉnh đó.

Tạo ra môi trường làm việc tiến bộ

Đo lường hiệu quả công việc bằng các chỉ số KPI cũng có thể tạo nên một môi trường làm việc học hỏi và tiến bộ trong công ty bạn. Theo một nghiên cứu của Root Cause, các chỉ số KPI sẽ là những dữ liệu quan trọng cho những cuộc hội thoại trao đổi tại nơi làm việc.

KPI giúp tạo ra môi trường làm việc tiến bộ

Nếu bạn nhận thấy một chỉ số KPI không được đáp ứng như kỳ vọng, bạn có thể nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI này.

Đây sẽ là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm giúp các nhân viên hiểu làm thế nào để thực hiện các công việc tốt hơn giúp đạt được những mục tiêu đề ra.

Mặt khác, nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không đảm bảo tính khả thi và thực tế, bạn cũng có thể phân tích và đưa ra những sự điều chỉnh cần thiết.

Nâng cao động lực làm việc của nhân viên

Động lực làm việc của nhân viên cũng như mức độ hài lòng với công việc là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu suất làm việc và góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp.

Các nhân viên sẽ cảm thấy hào hứng và có động lực hơn khi nhận được những báo cáo tích cực khi đáp ứng được các tiêu chí KPI nhất định theo từng thời điểm.

Trong khi đó, nếu các mục tiêu chỉ được đề ra theo quý hoặc theo năm thì sẽ khó khăn hơn để theo dõi sát sao các hoạt động và tạo động lực thúc đẩy nhóm của bạn.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

KPI là gì? Chỉ số KPI là công cụ giúp tiết lộ cụ thể hiệu suất công việc của từng cá nhân trong tổ chức.

Nếu không có chỉ số KPI, sẽ không có bằng chứng định lượng nào về thái độ làm việc cũng như hiệu quả công việc của các cá nhân, từ đó bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra đánh giá chính xác và thuyết phục về các nhân viên của mình.

Về cơ bản, chỉ số KPI sẽ khuyến khích tinh thần làm việc và trách nhiệm cho cả nhân viên (nếu như họ không đạt được KPI) cũng như nhà quản lý (nếu như KPI không khả thi) trong công việc.

Hướng dẫn cách xây dựng chỉ số KPI phù hợp

Bạn hoàn toàn có thể tự đặt KPI trong công việc cho riêng mình để tạo động lực làm việc tốt hơn. Vậy làm thế nào để xây dựng chỉ số KPI một cách khoa học và phù hợp với bản thân mình?

Quy tắc SMART sau đây chính là “kim chỉ nam” giúp bạn đánh giá được chỉ số KPI đã phù hợp hay chưa thông qua các yếu tố sau:

Specific (Cụ thể)

KPI cần phải là những thông tin cụ thể và minh bạch, giúp tránh nhầm lẫn và nhằm đánh giá chính xác và khách quan hiệu quả công việc.

Ví dụ, tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình trong quý I – 2024.

Measurable (Có thể đo lường)

KPI cần phải được đo lường bằng một đơn vị cụ thể như tiền, khối lượng, số lượng, thời gian…

Ví dụ, tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình trong quý I – 2024 lên mức 500 triệu đồng.

Attainable (Có thể đạt được)

KPI có thể mang tính thách thức để kích thích phát huy hết khả năng, tuy nhiên không nên ở mức quá khó để đạt được.

Ví dụ, tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình trong quý I – 2024 lên mức 500 triệu đồng, với năng lực làm việc của bản thân và chất lượng sản phẩm hiện nay của công ty thì tôi có thể đạt được mục tiêu này nếu nỗ lực.

Relevant (Liên quan)

KPI của cá nhân cần có sự liên quan chặt chẽ và đóng góp vào KPI của phòng ban và của toàn công ty.

Ví dụ, tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình trong quý I – 2024 lên mức 500 triệu đồng nhằm giúp bộ phận kinh doanh thực hiện thành công mục tiêu tăng doanh thu trong năm 2024.

Time Based (Thời hạn)

Chỉ số KPI chỉ có ý nghĩa khi được đặt ra trong một thời hạn cụ thể, do đó, bạn nên gắn các con số mục tiêu với một giới hạn thời gian nhất định cho mình.

Ví dụ, tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình trong quý I – 2024 lên mức 500 triệu đồng trước ngày 31/3/2024.

Mô hình SMART giúp xây dựng chỉ số KPI phù hợp

Tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI hiệu quả là gì?

Hiện nay, các doanh nghiệp thường theo dõi chỉ số KPI trên các phần mềm như một giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp trên nền tảng số.

Vậy tiêu chí để lựa chọn được các phần mềm KPI hiệu quả là gì? Các bạn hãy tham khảo ngay sau đây nhé:

• Có giao diện thân thiện giúp dễ dàng thiết kế KPI ở các cấp độ khác nhau.
• Cho phép định nghĩa các dữ liệu đầu vào của người dùng cho các chỉ tiêu KPI.
• Cho phép nhập liệu bằng nhiều hình thức và từ các nguồn khác nhau.
• Cho phép phân quyền giao chỉ tiêu, theo dõi và duyệt các số liệu KPI.
• Có Dashboard (bảng điều khiển KPI) logic, linh hoạt, cung cấp thông tin hữu ích, đảm bảo tính thẩm mỹ và gọn gàng trong khoảng từ 1 đến 2 trang màn hình.
• Có khả năng tùy biến theo các mô hình và quy mô doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau.

5 phần mềm KPI được tin dùng nhất hiện nay

Là chủ doanh nghiệp hay là một nhà quản lý phòng ban, bạn ý thức được tầm quan trọng của KPI là gì và sự cần thiết của các phần mềm KPI. Tuy nhiên, việc lựa chọn được công cụ quản lý KPI uy tín và phù hợp đang khiến bạn băn khoăn? Hãy tham khảo 5 phần mềm đánh giá KPI được tin dùng nhất hiện nay ngay dưới đây.

Tanca 

Hiện nay, Tanca đang là xu hướng mới của các công ty có phân phối máy chấm công tại Việt Nam.

Các tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết chỉ số KPI với hệ số lương đều được cập nhật toàn bộ lên website giúp tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu của các nhà quản lý.

Đặc biệt, các thông tin này có thể được theo dõi trong tình trạng offline mà không bị mất dữ liệu.

Giao diện Tanca

digiiKPI

Là một phần mềm đánh giá KPI của Việt Nam, digiiKPI cung cấp giải pháp đánh giá hiệu quả công việc và định hướng phát triển doanh nghiệp một cách hài hòa dựa trên những ưu tiên quan trọng của tổ chức.

Phần mềm có giao diện khá rõ ràng, do đó các nhà quản lý có thể tạo lập và theo dõi tiến trình thực hiện KPI của công ty theo cá nhân hay bộ phận một cách dễ dàng.

Giao diện phần mềm digiiKPI

Scoro

Ưu điểm vượt trội của phần mềm này là có thể giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp chỉ trên một màn hình duy nhất.

Các bạn đều có thể thực hiện từ KPI lập kế hoạch dự án, báo cáo,  tài chính… tại phần mềm Scoro.

Giao diện phần mềm KPI Scoro

Domo

Phần mềm KPI Domo là một phần mềm cung cấp và phân tích dữ liệu về các chỉ số KPI dưới dạng biểu đồ với những hình ảnh sinh động chỉ trong một vài giây.

Phần mềm này cũng có khả năng kết nối với Google Sheet và hoạt động tốt trên điện thoại di động, giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và phân tích chỉ số KPI.

Giao diện phần mềm KPI Domo

ClicData

ClicData là phần mềm đánh giá KPI của Mỹ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm này sẽ cho phép bạn kết nối và quản lý dữ liệu KPI từ các nguồn dữ liệu khác nhau như hubspot, excel, googlesheets… Đồng thời hỗ trợ xuất dữ liệu dưới dạng biểu đồ, hình ảnh hay danh sách. Người dùng có thể dễ dàng gửi các thông tin trên phần mềm qua email.

Giao diện phần mềm KPI ClicData

Tổng kết

Trên đây là những thông tin chia sẻ về vấn đề vai trò của KPI là gì cũng như cách xây dựng chỉ số KPI khoa học và phù hợp. Ngoài ra, bài viết cũng gợi ý cho bạn đọc một số phần mềm đánh giá KPI đang phổ biến hiện nay.

WinPlace chúc các bạn thành công!