Feedback là gì? Làm thế nào để feedback hiệu quả nhưng không mất lòng? Cùng tìm hiểu 5 bí quyết và 10 mẫu feedback trong bài viết sau nhé!
Feedback là gì?
Feedback là ý kiến phản hồi về vấn đề nào đó. Trong môi trường làm việc, feedback được hiểu là các ý kiến đóng góp, nhận xét liên quan đến công việc, dự án hoặc sản phẩm.
feedback là gì?
Feedback là các ý kiến đóng góp, nhận xét liên quan đến công việc, dự án hoặc sản phẩm
Có rất nhiều hình thức feedback khác nhau, chẳng hạn như qua email, bảng khảo sát, trò chuyện trực tiếp. Đây là thuật ngữ khá phổ biến chốn công sở, và gần như bất cứ người đi làm nào cũng thường xuyên cần phải đưa ra hoặc ghi nhận feedback trong công việc.
Feedback có vai trò quan trọng giúp đánh giá lại hiệu quả công việc cũng như đề xuất cải tiến. Tuy nhiên, liệu việc đưa ra ý kiến đóng góp này có đơn giản như chúng ta vẫn nghĩ?
Liệu feedback có đơn giản như chúng ta vẫn nghĩ?
Tầm quan trọng của feedback là điều khó có thể bàn cãi. Thế nhưng, không phải feedback nào cũng đem lại hiệu quả như mong đợi.
Nếu ý kiến đóng góp chứa đựng hàm ý khiển trách, đổ lỗi, chúng sẽ khó lòng được đón nhận bởi người nghe.
Tuy nhiên, với tâm lý sợ mất lòng và cách thức feedback rào trước đón sau (praise sandwich – tức là khen, góp ý, rồi lại khen), cấp quản lý cũng khó có thể truyền tải rõ ràng, chính xác đóng góp của họ.
Buổi feedback sẽ trở nên lan man và nhân viên không nhận ra khuyết điểm của mình.
Feedback quan trọng nhưng không đơn giản
Có thể thấy, dù nghe “có vẻ” đơn giản, feedback đòi hỏi ở nhà quản lý nhiều hơn là ý tưởng. Để đưa ra phản hồi chân thực, thẳng thắn nhưng không mất lòng, sẽ có nhiều yếu tố bạn cần cân nhắc.
5 bí quyết để feedback không mất lòng
Tập trung vào những mục tiêu chung
Một feedback hữu ích và không gây mất lòng cần tập trung vào những mục tiêu chung của nhân viên với đội nhóm, phòng ban, doanh nghiệp, thay vì tập trung vào ý kiến cá nhân.
Để làm được điều này, cấp quản lý cần có tầm nhìn chiến lược và định hướng phát triển rõ ràng dựa trên mục tiêu chung.
Phù hợp với định hướng công ty
Thông thường, nhiều lãnh đạo có xu hướng phản hồi dựa trên niềm tin hoặc thậm chí là sở thích cá nhân.
Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến tính chủ quan trong ý kiến đóng góp và dễ dẫn đến mích lòng khi hai bên không có sự tương đồng về hệ giá trị hay sở thích.
Thay vào đó, feedback hữu ích nhất là feedback dựa trên hệ giá trị chung của cả doanh nghiệp và phù hợp với định hướng công ty. (Theo Jennifer Porter, Managing Partner của The Boda Group).
Feedback cần phù hợp với định hướng công ty
Feedback cụ thể, tránh những từ ngữ mơ hồ
Nếu phản hồi của bạn không rõ ràng, nhân viên hoặc đối phương sẽ không biết được chính xác mình đang làm việc như thế nào. Vì vậy, các từ ngữ mơ hồ như “tốt”, “tuyệt vời” hoặc “chưa hiệu quả” cần được hạn chế.
Cách thức praise sandwich – feedback rào trước đón sau cũng nên được tránh. Thay vào đó, hãy tập trung miêu tả cụ thể những gì họ thực sự đang làm được và chưa làm được.
Đưa ra những điểm tốt và những điểm cần cải thiện
Mặc dù các phản hồi “tiêu cực” – góp ý thường khó để chấp nhận và lắng nghe, nhưng chúng lại đóng vai trò quan trọng giúp chúng ta cải thiện kết quả công việc.
Để góp ý thẳng thắn nhưng không mất lòng, hãy đưa ra cả những điểm tốt và những điểm cần cải thiện khi feedback.
Bạn có thể tạo động lực cho nhân viên bằng việc công nhận sự tiến bộ của họ trong công việc, đồng thời hãy chỉ ra cho họ làm thế nào để có thể làm tốt hơn.
Ưu tiên những điểm trọng yếu trước
Thực tế là, chúng ta chỉ có thể tập trung vào một vài nội dung nhất định. Vì thế việc lên một danh sách dài 30-40 ý feedback sẽ gây lãng phí thời gian cho cả bạn và đối phương.
Cách để feedback hiệu quả hơn đó là ưu tiên những điểm trọng yếu, và nhấn mạnh vào các ý này để đảm bảo người nghe có thể “thẩm thấu” dễ dàng.
Ưu tiên những điểm trọng yếu giúp feedback hiệu quả
THAM KHẢO THÊM: DỊCH VỤ VĂN PHÒNG GIAO DỊCH TẠI WINPLACE
10 mẫu feedback nhân viên bằng tiếng Anh
Mẫu 1: Ghi nhận công sức tăng ca của nhân viên
“Thank you for going above and above during this hectic period at work. I understand that working late is difficult, but the group is grateful. You are an important element of our team, and your upbeat demeanor has helped us to stay on track.”
Mẫu 2: Ghi nhận đóng góp của nhân viên trong cuộc họp
“Mary, thank you for being so well-prepared for our discussions! You may take a huge step forward in our process by attending each session with well-researched and well-thought-out suggestions. I eagerly anticipate our future meeting.”
Mẫu 3: Khuyến khích nhân viên đang làm việc tốt
“Your work is fantastic, Caroline! It’s obvious that you care about your work and put in the effort to complete it appropriately. I enjoyed how you enquired about the customer’s design choices before constructing their webpage, and I’m looking forward to seeing what you come up with next.”
Mẫu 4: Tạo động lực cho nhân viên
“Peter, you’ve been doing an excellent job. You have an incredible ability to stay adaptable on any assignment, which benefits everyone on the team. After starting here, you’ve progressed tremendously in your role. Thank you for your efforts, and please let me know if this is something I could do to help your time here more enjoyable.”
Mẫu 5: Đề bạt nhân viên
“It was the finest decision for our organization to promote you to lead graphic designer. I’m delighted to see you’re taking on more challenges and taking on additional responsibility. Your remarkable attention to detail, in particular, impressed management, making you the ideal candidate for this position. Your efforts have paid off and will keep going to do so in the future.”
Mẫu 6: Khuyến khích sau khi nhân viên hoàn thành công việc khó
“I’m impressed by your commitment to completing this project. I knew it wouldn’t be easy, but I had faith in you. Your positive attitude demonstrates that you can continue to take on new tasks and advance within the organization. Thank you for going above and beyond.”
Mẫu 7: Ghi nhận nỗ lực giúp đỡ đồng nghiệp của nhân viên
“All of the training you provided was quite beneficial. You’re setting him up for a successful internship. I’ve noticed your leadership abilities and will remember them for future endeavors.”
Mẫu 8: Ghi nhận nỗ lực thực hiện các công việc bên ngoài phạm vi yêu cầu
“Hello, Michael. I see you’ve taken it upon yourselves to plan team-building exercises. You do a fantastic job with this, and everyone enjoys themselves at your activities. Please contact me if you require assistance with any coming occurrences.”
Mẫu 9: Feedback cho nhân viên có khả năng giải quyết mâu thuẫn tốt
“Ellie, you did an outstanding job resolving the issue that arose at the conference. Conflict is unavoidable, particularly when we’re on a strict timeline and everyone is tense, but you know how to make everyone feel heard. I believe we would still be dealing with it if it hadn’t been for your compassionate and prompt answer.”
Mẫu 10: Khen thưởng nhân viên có kết quả công việc xuất sắc
“Sometimes I get so caught up with the numbers that I forget to appreciate the human effort that went into getting there.” Peter, I’ve been able to count on you to exceed your target for the previous 12 months. You are an excellent role model for the rest of the crew. Keep up the good work!”
Kết luận
Học được cách feedback là gì sẽ giúp bạn đưa ra được lời khuyên, đánh giá cho nhân viên mà không gây tổn thương hoặc làm mâu thuẫn nội bộ. Tham khảo 10 mẫu feedback kể trên và áp dụng để đạt được hiệu quả tốt nhất.
WinPlace chúc các bạn thành công!
Add Comment