Thời đại công nghệ phát triển, thay vì kế toán viên phải đến trực tiếp cơ quan thuế thì chỉ cần thực hiện giao dịch đơn giản qua internet. Hình thức kê khai thuế qua mạng là một bước đột phá giúp quy trình kê khai và quản lý thuế hiệu quả hơn. Vậy kê khai thuế điện tử mang lại lợi ích gì và quy trình thực hiện diễn ra như thế nào?

Kê khai thuế qua mạng là gì?

Kê khai thuế qua mạng là hình thức giao dịch giữa người nộp thuế và cơ quan thuế thông qua mạng internet. Người kê khai chỉ cần gửi tờ khai thuế theo quý hoặc tháng bằng chứng từ qua mạng mà không cần đến nộp trực tiếp. Hình thức này thực hiện đơn giản và nhanh chóng hơn cách truyền thống.

Lợi ích của việc kê khai thuế qua mạng

Thực hiện kê khai thuế điện tử được ứng dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Hình thức này hỗ trợ trong mọi hoạt động đời sống xã hội và công tác quản trị doanh nghiệp. Vậy cụ thể những lợi ích việc kê khai qua mạng mang lại như thế nào mà lại được đông đảo người sử dụng đến vậy? 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, chứng từ để kê khai thuế trực tiếp tại cơ quan thuế thì nộp thuế trực tuyến giúp đơn giản hoá các thủ tục. Đồng thời, cách này giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí khi không phải di chuyển nhiều;
• Chủ động thực hiện mọi lúc mọi nơi: Với hình thức online, người kê khai có thể chủ động thực hiện mọi lúc mọi nơi bất kỳ đâu, chỉ cần thiết bị có kết nối internet. Theo đó, kế toán viên hoàn toàn có thể nộp kê khai ngoài giờ hành chính, thậm chí là ngày lễ; 
• Tính pháp lý cao và lưu trữ lâu dài: Việc kê khai thuế thực hiện qua mạng nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý và đúng quy trình. Đồng thời, thay vì mất không gian lưu trữ bằng giấy các loại giấy tờ, kế toán viên hoàn toàn có thể lưu trữ trong thời gian tùy thích bằng file. Hơn nữa, toàn bộ dữ liệu thuế của từng tháng, từng quý đều lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng xem lại và kiểm chứng bất cứ lúc nào; 
• Hạn chế sai sót thông tin: Hồ sơ kê khai thuế qua mạng được lưu dưới dạng điện tử, hệ thống sẽ cập nhật và xử lý thông tin tự động. Nhờ đó, việc sai sót thông tin, số liệu được cải thiện đáng kể. Hơn nữa, người nộp thuế không cần gọi điện hoặc đến trực tiếp cơ quan thuế để kiểm tra thông tin thường xuyên;
• Tiết kiệm nhân lực trong công tác quản lý: Khi các thông tin kê khai thống nhất với dữ liệu gốc sẽ giảm quy trình thực hiện của kế toán viên. Đồng thời, việc này cũng giúp cơ quan thuế tiết kiệm nhân sự trong công tác lưu trữ và chuyển thuế đến kho bạc nhà nước;
• Tích hợp nhiều tiện ích đảm bảo an toàn cho người kê khai: Việc kê khai thuế điện tử áp dụng trong doanh nghiệp có tính ổn định, phát triển lâu dài đảm bảo trừ nợ chính xác. Hệ thống cung cấp nhiều tính năng tiện lợi, hỗ trợ kế toán viên dễ dàng quản lý dữ liệu kê khai thuế.

Điều kiện cần thực hiện khi nộp hồ sơ kê khai thuế 

Từ những tiện ích của việc kê khai điện tử giúp kế toán viên hoàn thành công việc một cách chính xác, nhanh chóng hơn. Hình thức kê khai thuế qua mạng được tối ưu hoá, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và cơ quan thuế. Để thực hiện kê khai thuế điện tử, người nộp thuế cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện như sau:

• Là tổ chức, cá nhân được cấp mã số thuế và đang kê khai thường xuyên;

• Được Bộ thông tin và truyền thông cấp chứng thư số cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng cấp phép hoạt động;
• Lập hồ sơ kê khai thuế điện tử miễn phí bằng phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục thuế;
• Có địa chỉ thư điện tử liên lạc với cơ quan thuế và đường kết nối mạng internet ổn định để thực hiện kê khai nhanh chóng.

Hướng dẫn chi tiết các bước kê khai thuế qua mạng 

Để tiến hành kê khai thuế qua mạng, người nộp thuế phải chuẩn bị máy tính, đường truyền internet ổn định, chữ ký số và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế. Đồng thời, các tài khoản phục vụ cho việc đóng thuế đều đã được liên kết. 

Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn nộp tờ khai thuế qua mạng

Việc đăng ký chữ số và tài khoản phần mềm là bước bắt buộc thực hiện đảm bảo quá trình kê khai diễn ra dễ dàng và thuận tiện. Chi tiết các bước kê khai thuế điện tử thực hiện chỉ trong 5 phút cực đơn giản.

• Bước 1: Đăng ký tài khoản cho việc kê khai qua mạng. Người kê khai truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế bằng trình duyệt phù hợp. Điền thông tin bắt buộc vào phần đăng ký và nhập số PIN được cung cấp. Lưu ý nên cắm USB chứa chữ ký số vào máy tính trước khi khai thuế;
• Bước 2: Đăng ký tờ khai gửi qua mạng. Người nộp thuế vào mục tài khoản, đăng nhập để lựa chọn mẫu tờ khai, các mốc và khoảng thời gian kê khai. Sau khi thực hiện kê khai, chọn tiếp tục. Lúc này giao diện danh sách tờ khai đăng ký hiện ra, nhấn chọn chấp nhận;
• Bước 3: Tạo tờ khai và bảng kê khai bằng phần mềm. Sau khi chuẩn bị dữ liệu cần thiết, người nộp tiến hành khởi động phần mềm kê khai và đăng nhập mã số thuế. Kế toán viên chọn mẫu kê khai theo yêu cầu rồi điền đầy đủ thông tin, sau đó tải file kết xuất XML lên hệ thống; 
• Bước 4: Nộp tờ khai qua mạng. Người kê khai tiếp tục truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế, chọn mục nộp tờ khai trên giao diện. Sau đó tiến hành tải tờ khai theo kỳ ở phần mềm kê khai và nhập mã pin chữ ký số. Cuối cùng, kế toán nhấn nộp tờ khai để hoàn tất quy trình. Hệ thống sẽ gửi thông báo tới email khi quá trình kê khai thành công;
• Bước 5: Tra cứu tờ khai. Việc tra cứu này nhằm xác nhận lại mọi thao tác đã chính xác và thành công. Nhấn vào mục tra cứu trên giao diện để lựa chọn điều kiện tra cứu thông tin. Người nộp điền tên tờ khai, ngày nộp tờ khai, kỳ tính thuế để hệ thống đưa ra kết quả chính xác. Trường hợp kế toán viên cần tải phụ lục hoặc file tờ khai thì chọn mục tờ khai/phụ lục.

Những lưu ý khi thực hiện kê khai thuế

Việc kê khai thuế qua mạng vô cùng quan trọng đối doanh nghiệp và cơ quan thuế. Đây là hình thức giao dịch hiện đại được pháp luật quy định mang lại nhiều tiện ích. Tuy nhiên, trong quá trình kê khai, nhiều kế toán vẫn thường gặp phải các trường hợp sai sót. Để việc kê khai trở nên thuận lợi hơn, kế toán viên cần lưu ý những vấn đề sau:

• Phải nắm vững kiến thức cơ bản về các phần mềm kê khai thuế điện tử;
• Tiến hành luyện tập thao tác, đảm bảo sử dụng thành thạo phần mềm hỗ trợ kê khai thuế điện tử;
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu quan trọng trước khi tiến hành kê khai;
• Điền đúng và đầy đủ thông tin của doanh nghiệp lên hệ thống;
• Kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số trước khi kê khai;
• Nên sử dụng trình duyệt Chrome để đăng nhập hệ thống Tổng cục thuế;
• Kiểm tra kỹ lưỡng file kết xuất XML tránh sai sót không đáng có;
• Thường xuyên cập nhật phiên bản kê khai mới nhất đầy đủ tính năng.

Việc kê khai thuế qua mạng giúp doanh nghiệp giải quyết các thủ tục một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định. Đồng thời, hình thức này không những giúp khắc phục những sai sót dữ liệu mà còn tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức cho người kê khai và cơ quan thuế. Song, kế toán viên cũng cần hiểu rõ bản chất và các bước tiến hành kê khai qua mạng để đảm bảo thực hiện tốt công việc.

WinPlace chúc bạn thành công!