Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi thông tin so với nội dung đã thực hiện đăng ký kinh doanh trước đó. Vì vậy thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là một việc làm không thể tránh khỏi và thường xuyên xảy ra đối với chủ doanh nghiệp. Kéo theo đó là những thủ tục thay đổi liên quan mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ. Nếu không thì việc thay đổi sẽ không được công nhận và thậm chí còn bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì?

Kinh doanh có thể nói là một thị trường hoạt động diễn ra hết sức sôi nổi với nhiều ngành nghề khác nhau. Trong đó mỗi công ty được thành lập và xây dựng lên với những mục tiêu nhất định. 

Có những doanh nghiệp sẽ luôn trung thành và với mục tiêu đó và gặt hái được nhiều thành công. Nhưng cũng có những công ty trong quá trình hoạt động của mình, họ không thể kiểm soát được việc kinh doanh của mình theo định hướng ban đầu như đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Chính vì vậy, việc thay đổi và tìm cho mình một hướng đi khác để thành công là một điều không thể tránh khỏi.Tuy nhiên, muốn thay đổi đăng ký kinh doanh thì cần phải hợp pháp hóa công việc kinh doanh của mình tại các cơ quan chức năng.

Vậy thay đổi đăng ký kinh doanh là gì? Thay đổi đăng ký kinh doanh được hiểu một cách đơn giản là thay đổi về nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) đã được phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư cấp trước đó.

Các trường hợp cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Kể từ khi thành lập, mỗi doanh nghiệp sẽ phải đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền và được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Vì vậy, trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi bất kỳ nội dung nào trong giấy đăng ký kinh doanh đã được cấp trước đó thì đều cần phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Với sự thay đổi những nội dung sau đây đã được xác nhận trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh:

• Thay đổi tên công ty
• Thay đổi trụ sở chính của công ty
• Thay đổi thay đổi một số thành viên, cổ đông trong công ty TNHH/ công ty hợp danh do chuyển nhượng, các thông tin cá nhân của thành viên công ty 
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty
• Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Có thể thêm hoặc bớt tùy vào mục đích của chủ doanh nghiệp
• Thay đổi vốn điều lệ của công ty: Tăng hoặc giảm vốn điều lệ
• Thay đổi cơ cấu vốn, tỷ lệ góp vốn của thành viên trong công ty 
• Thay đổi người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh
• Thay đổi thông tin liên lạc của công ty như số điện thoại, Fax, Email, Website (đã đăng ký)
• Thay đổi thông tin về đăng ký thuế 

Các trường hợp không phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh 

Với một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh như sau:

• Thay đổi thông tin cổ đông trong công ty cổ phần;
• Thay đổi cổ đông sáng lập (Trừ trường hợp thay đổi cổ đông sáng lập do chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định).

Những lưu ý cần thiết khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong khi thực hiện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần xem xét  lưu ý cần thiết để tránh sai sót và không đạt được kết quả như mong muốn. Tùy thuộc vào từng nội dung cụ thể mà sẽ có những chú ý sau đây

Thay đổi tên doanh nghiệp

• Tên mới thay đổi không được trùng hay gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã được công nhận và đăng ký thành công trước đó.
• Cần tìm hiểu để thay đổi cho phù hợp những vấn đề thay đổi đi kèm như thay đổi con dấu doanh nghiệp, đăng ký nhãn hiệu, tên miền hay thông báo đến cơ quan quản lý thuế, ngân hàng, đối tác…

Thay đổi địa điểm trụ sở chính 

• Địa chỉ mới phải được xác định với thông tin rõ ràng và cụ thể 
• Việc thay đổi địa chỉ khác quận, huyện thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chuyển hồ sơ thuế và thay đổi con dấu doanh nghiệp. 

Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh 

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là việc mở rộng hoặc cắt giảm bớt lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ:

• Không được thực hiện hoạt động kinh doanh ngành nghề mà pháp luật cấm 
• Xác định đâu là ngành kinh doanh có điều kiện hay đâu ngành kinh doanh không có điều kiện để tiến hành thủ tục đăng ký theo đúng pháp luật. Đồng thời cũng cần phải dựa trên nhu cầu và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đưa ra quyết định đúng đắn.

Thay đổi vốn điều lệ 

• Tùy thuộc vào nhu cầu mà doanh nghiệp được phép tăng vốn điều lệ. Tuy nhiên phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tăng vốn. Đặc biệt khi tăng vốn có thể sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài bổ sung theo quy định.
• Không phải bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng được giảm vốn điều lệ. Chỉ thực hiện giảm vốn đối với những doanh nghiệp đã hoạt động từ 02 năm trở lên, phải đáp ứng điều kiện và giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu. Ngoài ra việc giảm vốn điều lệ còn cần phải lưu ý ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.

Thay đổi cơ cấu vốn góp

Trong trường hợp thành viên mong muốn góp thêm hoặc giảm vốn thì cần thay đổi cơ cấu vốn góp. 

Một điều cần lưu ý ở đây là vấn đề sở hữu vốn tối thiểu để trở thành người đại diện pháp luật hoặc trường hợp tăng thêm thành viên góp vốn thì phải chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Thay đổi thông tin thành viên 

Thành viên mới phải cung cấp giấy tờ tùy thân liên quan được công chứng và còn hạn theo quy định của pháp luật như chứng minh nhân dân, hộ khẩu, địa chỉ… Việc này cần cập nhật kịp thời trên giấy đăng ký doanh nghiệp để thuận lợi trong công việc hoặc giao dịch với đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước…

Thay đổi người đại diện pháp luật 

Có một số lưu ý về việc thay đổi người đại diện pháp luật sau đây:

• Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện pháp luật.
• Một người có thể làm người đại diện theo pháp luật của nhiều công ty 
• Lưu ý một số trường hợp không đủ điều kiện để thay đổi đại diện pháp mới được quy định trong luật như: người đại diện theo pháp luật cũ hoặc người quản lý doanh nghiệp đang bị treo mã số thuế,  người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ 1-3 năm….

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng giao dịch WinPlace

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh là bước đầu tiên trong quá trình làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.Thông thường sẽ có những hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh
• Quyết định thay đổi đăng ký kinh doanh
• Danh sách thành viên, cổ đông công ty
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hoặc Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
• Giấy xác nhận hoàn thành thủ tục và chuyển thuế đối với công ty chuyển trụ sở khác quận
• Các giấy tờ công chứng liên quan như chứng minh thư, căn cước công dân, hộ chiếu…của người đại diện và các thành viên hội đồng quản trị, cổ đông
• Giấy xác định vốn pháp định nếu bổ sung ngành nghề có điều kiện, Chứng chỉ hành nghề (nếu có)

Ngoài ra tùy thuộc vào mục đích cũng như nội dung thay đổi mà chủ doanh nghiệp cần phải chuẩn bị và soạn thảo những thông báo tương ứng. Dưới đây là sự khác biệt trong hồ sơ của từng nội dung

Hồ sơ thay đổi tên công ty

Thông báo thay đổi tên công ty được thực hiện theo Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu Phụ lục II-1

Hồ sơ thay đổi trụ sở chính

• Thông báo thay địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1
• Quyết định chốt thuế chuyển quận (Đối với trường hợp thay đổi khác quận/huyện)

Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật 

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1
• Giấy tờ liên quan của người đại diện pháp luật mới như : Bản sao chứng minh thư nhân dân / Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu (Đối với công dân Việt Nam) còn đối với người nước ngoài thì có hộ chiếu có dấu hợp thức hóa lãnh sự của thành viên mới 
• Biên bản họp đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần hay biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật 

Hồ sơ thay đổi thành viên 

• Thông báo thay đổi thành viên theo pháp luật được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1
• Giấy tờ liên quan của thành viên mới như : Bản sao chứng minh thư nhân dân / Thẻ căn cước công dân/hộ chiếu (Đối với công dân Việt Nam) còn đối với người nước ngoài thì có hộ chiếu có dấu hợp thức hóa lãnh sự của thành viên mới 

Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ vốn góp

• Thông báo thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ vốn góp được thực hiện theo mẫu Phụ lục II-1.
• Báo cáo tài chính có kiểm toán 2 năm liền trước năm thay đổi bắt buộc trong trường hợp giảm vốn điều lệ  

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh 

Để có thể thay đổi đăng ký kinh doanh thành công thì doanh nghiệp cần phải thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định nghĩa vụ thuế 

Với bước này công ty chỉ cần thực hiện khi có sự thay đổi trong vị trí đặt trụ sở chính mới khác quận/ huyện đối với địa điểm cũ

Bước 2: Chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh 

Hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy vào mục đích và nội dung muốn thay đổi đăng ký như hạng mục thay đổi như đã kể trên

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Có hai hình thức để nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

• Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp có thể nộp online tại website https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là hình thức phổ biến và nhà nước dần dần cố gắng chuyển đổi thành hình thức này
• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh/Thành phố nộp Hồ sơ tại Bộ phận một cửa. 

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh và nộp lệ phí

Sau 3 ngày tiếp nhận hồ sơ xử lý, cơ quan sẽ tiến hành thông báo kết quả đến doanh nghiệp 

• Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ trả Kết quả đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới kèm theo Giấy xác nhận về nội dung thông tin đăng ký thay đổi cho doanh nghiệp
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, công ty sẽ được thông báo để sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu cụ thể và nêu rõ lý do.

Lệ phí thay đổi công ty là miễn phí. Doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu công ty: 200.000 VND (trường hợp thay đổi thêm dấu công ty)

Bước 5: Bố cáo (thông báo) về việc thay đổi trên Cổng thông tin của Sở kế hoạch và đầu tư

Bước 6: Thông báo nội dung đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với đối tác

Việc thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh đến các đối tác là một điều vô cùng cần thiết. Điều này để họ có thể cập nhật và bổ sung thông tin của công ty mình cho phù hợp, tránh được những rủi ro cũng như những vấn đề pháp lý phát sinh do nội dung đăng ký thay đổi gây ra.

Việc thay đổi đăng ký kinh doanh là việc làm vô cùng phổ biến của chủ doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và muốn tìm kiếm con đường mới để thành công. Nhu cầu thay đổi này chỉ được công nhận khi hoàn thành và thực hiện thủ tục liên quan theo quy định nghiêm ngặt của pháp luật. Chính vì vậy chủ công ty hay đại diện pháp lý cần phải nắm chắc điều này để thực hiện cho đúng. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!