Văn phòng đại diện được biết đến là một đơn vị đại diện cho doanh nghiệp dựa trên hình thức ủy quyền, nhằm bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp đó. Vậy, việc thành lập văn phòng đại diện có lợi ích như thế nào? Thủ tục thành lập ra sao?

Hãy cùng điểm qua những vấn đề này ngay bây giờ nhé!

Thành lập văn phòng đại diện có những lợi ích nào?

Như đã đề cập, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và đại diện cho doanh nghiệp để bảo vệ các quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp đó. Theo đó, đối với những doanh nghiệp nước ngoài, văn phòng đại diện sẽ thực hiện chức năng thăm dò và kiểm tra nguồn đầu tư.

Đồng thời, hình thức này cũng không yêu cầu doanh ý định muốn đầu tư để xâm nhập vào thị trường Việt Nam phải trả vốn đầu tư ban đầu. Lợi ích này cũng được đánh giá tương tự với doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường sang địa phương khác.

Bên cạnh đó, thủ tục cấp phép thành lập văn phòng đại diện hiện nay khá đơn giản cũng là một điểm cộng giúp tiết kiệm thời gian cho chủ đầu tư. Vậy nên, việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn ưu việt để tiết kiệm thời gian và cả chi phí, mà vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả công việc tốt.

Ngoài ra, văn phòng đại diện còn được nhận nhiều trợ cấp hấp dẫn từ chính sách bao gồm tuyển dụng nhân viên, xin cấp giấy phép lao động đối với nhân viên nước ngoài có định hướng làm việc tại Việt Nam. Chúng cũng bao gồm cả thẻ tạm trú và việc mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam.

Chuẩn bị và tiến hành thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện chỉ tuân theo việc cấp phép đơn giản, không quá phức tạp, cầu kỳ.

Thành lập văn phòng đại diện cần những gì?

Các giấy tờ cần thiết bao gồm 02 bản CMND/CCCD/Hộ chiếu sao y của người đứng đầu, tuy nhiên không được quá 03 tháng kể từ ngày cấp. Theo đó, người đứng đầu văn phòng đại diện là giám đốc của doanh nghiệp.

Các thông tin cơ bản không thể thiếu khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện gồm có: Tên, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện thành lập. Bên cạnh đó, địa chỉ và ngành nghề cũng là hai thông tin bắt buộc để thành lập văn phòng đại diện

Soạn thảo hồ sơ cần thiết

Chủ đầu tư có thể tự soạn hồ sơ nếu muốn tự thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện này. Tuy nhiên, việc này sẽ dễ gây ra sai sót vì sự thiếu hiểu biết về kiến thức. Do đó, cách tốt nhất là nhờ đến các văn phòng tư vấn luật để có thể thực hiện được nhanh chóng và chính xác.

Nhân viên ở văn phòng tư vấn luật sẽ hướng dẫn bạn về thành phần hồ sơ cần thiết, thành phần có thể gồm: Biên bản họp về việc thành lập, quyết định thành lập, quyết định bổ nhiệm với người đứng đầu cơ quan, thông báo thành lập.

Nộp hồ sơ và chờ nhận kết quả

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện có thể gửi đến nơi tiếp nhận hồ sơ sẽ là cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh hoặc thành phố nơi đặt văn phòng đại diện. Ngoài ra, để thuận tiện hơn cho việc đăng ký thì việc đăng ký qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn.

Để thuận tiện hơn cho quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn các dịch vụ từ các công ty Luật hiện nay. Khi đó, bằng kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, nhân viên tại văn phòng này sẽ thực hiện đầy đủ các thủ tục cho bạn.

Một số lưu ý khác

Chủ đầu tư có thể đặt một hay nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương hoặc mở văn phòng ở trong và ngoài nước. Thế nhưng, văn phòng đại diện ở nước ngoài sẽ đòi hỏi nhiều thủ tục và bước chuẩn bị cũng phức tạp hơn, do đó cần suy nghĩ chắc chắn trước khi thành lập.

Các doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số đã đăng ký hồ sơ tại Cổng điện từ, cần mang bản cứng tới nhận Giấy phép thành lập. Nếu sau 30 ngày không thực hiện nghĩa vụ này hồ sơ điện tử của doanh nghiệp đó sẽ bị hủy bỏ.

Mức thuế đối với Doanh nghiệp đã lập văn phòng đại diện là 1 triệu đồng trên một năm. Chúng bao gồm thuế môn bài và việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ trọn gói tại WinPlace để được hỗ trợ toàn bộ thủ tục.

Khó khăn trong việc thành lập văn phòng đại diện

Bên cạnh những lợi ích tuyệt vời thì việc thành lập văn phòng đại diện cũng chứa nhiều khó khăn, thử thách nhất định. Bởi lẽ, nhà đầu tư sẽ phải chứng minh được việc đã hoàn thành các trách nhiệm tài chính của mình. Theo đó, họ phải giao nộp các tài liệu, giấy tờ về việc đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính cần thiết.

Ngoài ra, chủ đầu tư cũng sẽ gặp không ít khó khăn trong việc chứng minh sự tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp ở nước ngoài. Bởi những giấy tờ này phải bao gồm cả việc xác nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Có thể nói, việc thành lập văn phòng đại diện là một sự lựa chọn tuyệt vời dành cho việc xúc tiến các hoạt động thương mại, tìm kiếm tiềm năng và cơ hội tốt để mở rộng thị trường kinh doanh tại Việt Nam. Vậy nên, hình thức này đã và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong hoạt động kinh doanh và có thể sẽ trở nên phát triển hơn nữa trong tương lai.

Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập công ty cho tất cả mọi loại hình