Project Timeline đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Công cụ này giúp lên kế hoạch thời gian và người thực hiện chi tiết cho từng phần việc cụ thể. Phương pháp tối ưu hóa hiệu quả của Project Timeline đó là sử dụng excel template với nhiều mẫu có sẵn.

Project Timeline là gì?

Project Timeline là một công cụ giúp lên kế hoạch và sắp xếp thứ tự các công việc. Nói một cách khác, Project Timeline giúp tạo dựng lịch trình ban đầu của dự án. Việc này giúp những người thực hiện đảm bảo tiến độ dự án, hạn chế trường hợp mất phương hướng, không biết thực hiện bước gì tiếp theo. Khi có một lịch trình dự án hợp lý, chi tiết sẽ là nền tảng quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án. 

Tham khảo thêm dịch vụ Thành lập mới tại WinPlace

Vì sao một dự án cần có Project Timeline

Xây dựng Project Timeline là việc cần thiết và quan trọng khi tiến hành một dự án. Công cụ này giúp bạn lập nên một kế hoạch dự kiến của các nhiệm vụ, công việc cần làm. Kế hoạch này thể hiện được thời gian bao lâu để thực hiện từng giai đoạn, những ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc này.

Việc lập kế hoạch Project Timeline trước giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quá trình thực hiện dự án đến chi tiết cho từng công việc. Việc này mang đến bạn sự chủ động điều hành công việc, dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi. Thay vì việc “tới đâu biết đến đó”, công cụ này giúp những người thực hiện dự án luôn ở trong tư thế sẵn sàng, chủ động và quản lý một cách hiệu quả.

Mô tả về Project Timeline Template

Nếu bạn muốn sắp xếp công việc theo thứ tự một cách khoa học với từng mốc thời gian cụ thể, việc lập Project Timeline Template là điều vô cùng cần thiết. Biểu mẫu này thường được thực hiện bằng excel, là công cụ để lập kế hoạch và quản lý dự án thành công. Mục tiêu chính là giúp mọi thành viên biết được nên làm việc nào trước, việc nào sau, trong khoảng thời gian nào khi họ nhìn vào excel template.

Một mẫu excel phổ biến sử dụng cho Project Timeline thường sẽ bao gồm 2 nội dung chính là phần tiêu đề và phần nội dung chi tiết từng nhiệm vụ. Phần tiêu đề sử dụng với mục đích phân biệt các dự án, bao gồm tên dự án và ngày bắt đầu thực hiện. Trong phần nội dung, bạn cần thể hiện một cách rõ ràng về những nhiệm vụ với đầy đủ thông tin người phụ trách, thời gian thực hiện và thời lượng bao lâu.

Ngoài ra, để dễ dàng trong việc theo dõi và quản lý dự án, mẫu excel template có thêm mục status và phần ghi chú. Status cho thấy tình trạng hiện tại của từng nhiệm vụ, giúp người quản lý nắm được tiến độ của dự án. Phần ghi chú thường được dùng để ghi lại những vấn đề quan trọng, đặc biệt lưu ý. Một số vấn đề thường được ghi chú như lý do trễ tiến độ hay tạm hoãn một nhiệm vụ nào đó.

Hướng dẫn sử dụng Template

Link tải: Project Timeline Template

Bất kỳ một dự án nào cũng nên có Project Timeline Template. Điều này sẽ giúp cho công việc của bạn diễn ra thuận lợi và đúng kế hoạch. WinPlace đã xây dựng một excel template về quản lý các công việc theo từng mốc thời gian cụ thể mà bạn có thể tham khảo. Chi tiết về cách sử dụng từng phần của Project Timeline Template được thể hiện ở bên dưới.

Các đầu mục trong bảng

Các đầu mục trong bảng phải thể hiện đầy đủ các nội dung của những nhiệm vụ trong Project Timeline. Với excel template, những đầu mục gồm có: mô tả chi tiết nhiệm vụ, status, người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng và ghi chú. Những nội dung này cần được cập nhật đầy đủ và chi tiết. Trong đó, mục thời lượng được tính toán tự động dựa vào ngày bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ.

Đối với mục status, thông thường sẽ có 5 trạng thái cho mỗi nhiệm vụ: chưa bắt đầu, đang triển khai, đã hoàn thành, tạm hoãn và quá hạn. Trong quá trình thực hiện, mỗi cá nhân phụ trách nhiệm vụ cần cập nhật liên tục phần này để người quản lý nắm được toàn bộ tiến độ. Ngoài ra, nếu có bất kỳ vấn đề gì ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu, bạn có thể điền ở mục ghi chú. 

Điều chỉnh thẻ data

Đối với những dự án lớn gồm nhiều nhiệm vụ, thẻ data đóng vai trò cực kỳ quan trọng với người quản lý để theo dõi toàn bộ công việc. Họ có thể dễ dàng lọc những thông tin cần thiết qua những thẻ này. 

Tùy vào mỗi dự án, bạn có thể điều chỉnh thẻ data sao cho phù hợp nhất, biểu thị bằng màu, chữ viết, chữ số hoặc bằng ký hiệu. Tuy nhiên, bảng chú thích cho thẻ data là cần phải có để người xem có thể hiểu rõ hơn khi nhìn vào excel template. Cụ thể, nếu muốn thay đổi thông tin hiển thị, bạn có thể điều chỉnh nội dung tại cột L và M tương ứng. 

Sử dụng excel template cho việc xây dựng Project Timeline mang lại nhiều lợi ích trong công việc. Việc này không chỉ giúp mọi người định hình ra công việc cần làm mà còn kiểm soát và thực thi nhiệm vụ đúng theo tiến độ hơn. Hy vọng qua những chia sẻ của WinPlace, bạn có thể xây dựng cho riêng mình một Project Timeline Template để đáp ứng cho nhu cầu công việc của mình.