Chứng từ là loại giấy tờ có nhiệm vụ làm bằng chứng, ghi chép lại các công việc, vấn đề. Đối với nghiệp vụ kinh tế, ý nghĩa của chứng từ kế toán lại càng trở nên quan trọng hơn cả. Theo đó, mỗi loại chứng từ sẽ mang một ý nghĩa riêng. Bạn đang quan tâm đến chứng từ kế toán và các vấn đề liên quan? Vậy thì bạn không nên bỏ qua bài viết này.

Ý nghĩa của chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là các giấy tờ thể hiện minh chứng pháp lý của những giao dịch, phát sinh . Từ đó, các bộ phận liên quan có thể dựa vào dữ liệu trong các chứng từ này để hoàn thành sổ sách.

Nếu bộ phận kế toán là đơn vị hỗ trợ đắc lực, không thể thiếu đối với hoạt động của doanh nghiệp thì chứng từ là công cụ quan trọng của bộ phận này. Trên thực tế, những loại giấy tờ này xuất hiện trực tiếp và là nơi ghi chép mọi thông tin trong một cuộc giao dịch. 

Theo đó, nghiệp vụ thu, chi, xuất, nhập hàng hóa, đóng thuế đều được lưu giữ bằng chứng từ. Về sau, dựa trên cơ sở này mà kế toán hoặc các bộ phận hoàn thiện sổ kế toán, giải quyết các khoản chi tiền, thanh toán khoản nợ, nộp thuế… 

Điều này đồng nghĩa với việc, nếu thông tin giữa các sổ sách liên quan với giấy tờ chứng từ có sự sai lệch thì hoạt động kế toán đang có vấn đề. Lúc này, ban lãnh đạo cần can thiệp và tìm hướng làm rõ, giải quyết để tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp. 

Trong nhiều trường hợp, chứng từ kế toán cũng có nhiệm vụ là giấy xác nhận hoàn thành nhiệm vụ, công việc từ cấp trên đến các đơn vị. Lúc này, nó đóng vai trò là giấy thông hành hoặc chỉ thị công tác. 

Ngoài ra, đối với việc thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng, chứng từ sẽ là cơ sở để họ tiến hành công việc. Trong đó, chứng từ hoặc biên lai về thuế, bảo hiểm xã hội là những vấn đề hàng đầu được quan tâm. 

Nguyên tắc trong việc lập chứng từ kế toán

Người thực hiện luôn cần đảm bảo đúng các nguyên tắc trong công việc của mình. Ý nghĩa của chứng từ kế toán sẽ hiện hữu với doanh nghiệp khi những loại giấy tờ này hợp lệ và có giá trị sử dụng. Công việc xuất chứng từ cần đảm bảo những điều sau:

• Đúng pháp lý: Các chứng từ sau khi điền đủ thông tin và số liệu cần phải có chữ ký của những bên có liên quan. Điều này nhằm đảm bảo tính pháp lý, một khi đã tiến hành ký xác nhận cũng đồng nghĩa với việc sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có các vấn đề phát sinh hoặc sai sót;
• Đúng pháp luật: Mẫu chứng từ và cách viết chứng từ cần tuân thủ theo quy định hiện hành của pháp luật. Các đơn vị, cá nhân không được tự ý thay đổi khi chưa có sự thông qua. Những chứng từ có dấu hiệu bị sửa đổi hoặc không đúng mẫu sẽ không có giá trị sử dụng, đồng thời sẽ phải chịu các hình thức xử phạt;
• Tính rõ ràng: Tuân thủ theo đúng nguyên tắc rõ ràng, minh bạch khi thành lập chứng từ sẽ tránh được những vấn đề phát sinh. Tính rõ ràng được thể hiện ở cách điền thông tin: đúng vị trí, đúng chính tả, đúng quy ước con số, không sử dụng từ ngữ khó hiểu hoặc dễ gây hiểu nhầm; 
• Tính chính xác: Mọi thông tin và số liệu cần được ghi chép cẩn thận, chính xác và có bằng chứng xác thực. Những người có liên quan khi ký vào chứng từ, biên bản cũng đồng thời khẳng định mức độ chính xác của nó. 

Cơ sở để phân loại chứng từ kế toán

Hiện nay, trong hoạt động kinh doanh, buôn bán, nghiệp vụ kinh tế phát hành rất nhiều loại chứng từ kế toán. Theo đó, người ta sẽ dựa vào các cơ sở nhất định để phân loại. Điều này nhằm đảm bảo người thực hiện xuất chứng từ áp dụng đúng biểu mẫu. 

Chứng từ kế toán theo công dụng của nó

Dựa vào mục đích của người phát hành chứng chỉ mà nó có hiệu lực tại các đơn vị liên quan. Với cách phân loại này, theo quy định hiện hành sẽ có 4 loại chứng từ:

• Chứng từ mệnh lệnh: Đây là loại giấy tờ được phát hành từ ban lãnh đạo, người đứng đầu. Họ đưa ra chứng chỉ này thay cho mệnh lệnh hoặc chỉ thị, cấp dưới (người nhận chỉ thị) có nhiệm vụ phải hoàn thành. Đặc biệt, chứng chỉ này chỉ thể hiện công việc chứ không biểu thị mức độ hoàn thành;
• Chứng từ chấp hành: Đây thường là loại giấy tờ dùng để đáp lại chứng chỉ mệnh lệnh. Có nghĩa rằng, khi chứng từ này được xuất ra, nó đã thể hiện được quá trình và kết quả của công việc. Sự kết hợp giữa chứng từ mệnh lệnh và chấp hành là cơ sở để kế toán hoàn thành sổ sách;
• Chứng từ thủ tục: Đây là loại chứng từ trung gian, tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ kinh tế của kế toán. Để có đủ cơ sở và dữ liệu cho việc ghi sổ kế toán cũng như có tính hợp pháp, chứng từ thủ tục cần đi kèm với những loại giấy tờ khác;
• Chứng từ liên hợp: Đây là loại chứng từ kết hợp, chứa các đặc điểm đã được đề cập trong các loại chứng từ trước đó.

Chứng từ kế toán theo trình tự lập chứng từ

Một hình thức phân loại khác khá phổ biến hiện nay chính là theo trình tự lập chứng từ. Có 2 mốc quan trọng như sau:

• Chứng từ gốc: Đây còn được biết đến như chứng từ ban đầu, lập trực tiếp khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Cụ thể là công cuộc giao dịch vừa mới được hoàn thành thì tiến hành xuất chứng từ ngay;
• Chứng từ tổng hợp: Đây là chứng từ củng cố và tập hợp lại toàn bộ thông tin, số liệu đã có tại các biểu mẫu trước. Nhờ có loại giấy tờ này, công việc của kế toán được thực hiện một cách đơn giản, nhanh chóng và nhẹ nhàng hơn.

Chứng từ kế toán theo nội dung từng nghiệp vụ

Mỗi một loại nghiệp vụ kinh tế đều chứa một nội dung nhất định và được phản ánh thông qua một mẫu chứng từ riêng. Nắm bắt được các đặc điểm riêng biệt này, nhân viên trong bộ phận này sẽ dễ dàng trong quá trình thao tác hơn. Trên thực tế, ta có thể phân chia theo các loại như sau:

• Chứng từ có nội dung về lao động và tiền lương;
• Chứng từ có nội dung về hàng hóa tồn kho;
• Chứng từ có nội dung về hàng hóa xuất, bán ra;
• Chứng từ có nội dung về tiền tệ;
• Chứng từ có nội dung về tài sản cố định. 

Chứng từ kế toán theo tính chất của chứng từ

Khi nói đến tính chất của chứng từ, người ta thường đề cập đến mức độ cấp bách của các thông tin được thể hiện trong nó. Ở mức độ bình thường, mọi vấn đề đều có trong quy định chung trong nghiệp vụ kinh tế. Như vậy, doanh nghiệp sẽ căn cứ và quy định mà thực hiện. 

Ở mức độ báo động, chứng tỏ các vấn đề diễn biến không theo quy định. Doanh nghiệp cần giải quyết nhanh chóng, cấp thiết để tránh những tổn thất. Có thể lấy ví dụ với thường hợp sử dụng thiết bị vượt định mức, cần lập chứng từ và giải quyết nhanh chóng. 

Chứng từ kế toán theo dạng thể hiện và lưu trữ thông tin

Trước đây, khi chưa có sự phổ biến và phát triển của công nghệ thông tin, hình thức duy nhất mà các đơn vị sử dụng là chứng từ thông thường. Loại chứng từ này còn biết đến là chứng từ giấy, người thực hiện viết tay trực tiếp. 

Ngày nay, mọi công nghệ hiện đại đều đã được áp dụng, giảm bớt công việc và gánh nặng đến các bộ phận. Theo đó, các mẫu chứng từ điện tử xuất hiện, được mã hóa một cách chính xác và bảo mật tuyệt đối. 

Nhân viên thành lập chứng từ hoàn toàn bằng thiết bị máy tính. Giấy tờ hoàn chỉnh có thể chuyển đến ban lãnh đạo, cơ quan liên quan hoặc đối tác thông qua mạng Internet. Loại chứng từ này có thể lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau: tệp, đĩa… đảm bảo việc đối chứng khi mất mát thông tin sau này. 

Ý nghĩa của chứng từ kế toán chiếm vai trò quan trọng đối với quá trình duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Với những giấy tờ chứng thực có giá trị về mặt pháp lý này, đội ngũ kế toán cùng các bộ phận liên quan có thể hoàn thành công việc một cách chính xác, minh bạch. Trên thực tế, việc thiết lập chứng từ luôn cần tuân thủ đúng các nguyên tắc và áp dụng đúng loại biểu mẫu. Đừng quên cập nhật thông tin mới nhất liên quan đến kế toán tại Winplace bạn nhé.

Liên hệ với Winplace để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

Website: www.winplace.com.vn

Fanpage: Winplace Coworking Space

Hotline: 097 631 2066 – 0938 80 90 70