Dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) ngày càng trở nên phổ biến với nhiều lợi ích về mặt hình ảnh doanh nghiệp và các tiện ích mà dịch vụ này mang lại. 

Dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) là gì?

Trải qua giai đoạn khó khăn của dịch Covid với nhiều biến động, hình thức “work from home” (làm việc từ xa/ làm việc tại nhà) chắc hẳn không còn xa lạ với các doanh nghiệp và các bạn nhân viên văn phòng. Đây có thể xem là giải pháp tối ưu lúc bấy giờ cho hàng loạt doanh nghiệp, nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành doanh nghiệp trong giai đoạn khó khăn.

Một loại hình văn phòng đang được ưa chuộng hiện nay, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp online áp dụng hình thức làm việc tại nhà và các doanh nghiệp làm việc từ xa mà không cần một văn phòng cố định chính là văn phòng giao dịch (văn phòng ảo).

“Văn phòng ảo” được hiểu đơn giản là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch thuận tiện (thường là tại các khu vực trung tâm, vị trí đẹp), giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, gặp gỡ khách hàng, tổ chức hội họp, và luôn có nhân viên tiếp nhận cuộc gọi/ thư từ/ bưu phẩm.

>>> Tìm hiểu thêm về văn phòng ảo

Đối tượng phù hợp với văn phòng giao dịch (văn phòng ảo)

Nhiều doanh nghiệp tư nhân đang điều hành hoạt động kinh doanh trực tuyến (online) chỉ với 1-2 thành viên, hoặc các doanh nghiệp trong/ ngoài nước cần một địa chỉ giao dịch tại một địa điểm mong muốn, nên các doanh nghiệp này sẽ không thực sự cần phải thuê một văn phòng chính thức, đặc biệt là họ không có có nhu cầu về chỗ ngồi làm việc cho nhân viên. Thường họ sẽ sử dụng nguồn nhân lực làm việc tại nhà (freelancer) hoặc thuê ngoài (outsourcing) là chủ yếu để đảm nhiệm các công việc hàng ngày. Các chủ doanh nghiệp sẽ tự quản lý từ xa các nhân viên này.

Vậy tại sao các doanh nghiệp này lại cần dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo)?  

Dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp

Một số doanh nghiệp tận dụng không gian trống tại nhà để làm việc và sử dụng địa chỉ trong khu dân cư để đăng ký kinh doanh. Việc này tuy có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí mặt bằng, không gian văn phòng, chỗ ngồi làm việc và các chi phí khác. Tuy nhiên, việc đăng ký địa chỉ kinh doanh bằng địa chỉ nhà sẽ tạo ấn tượng không thực sự chuyên nghiệp về doanh nghiệp bạn trong mắt khách hàng.

Ví dụ, khi bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) như WinPlace, có bao gồm đăng ký địa chỉ kinh doanh uy tín, bạn sẽ sở hữu ngay một địa chỉ doanh nghiệp có trụ sở tại Quận 1, TPHCM cho công ty của mình. Địa chỉ doanh nghiệp của bạn nằm ngay trung tâm Quận 1 – trái tim của TP.HCM, vì vậy bạn sẽ nhận được sự tín nhiệm ngay lập tức cho doanh nghiệp của mình với địa chỉ tại Quận 1 trên tất cả các giấy tờ kinh doanh, tài liệu và website doanh nghiệp.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bạn có thể hưởng lợi từ việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh ngay tại trung tâm Quận 1, TP.HCM mà không phải chịu chi phí thuê đắt đỏ đối với những bất động sản uy tín tại Quận 1.

Bên cạnh đó, bảng tên công ty của doanh nghiệp bạn sẽ được hiển thị trên bảng điện tử tại tòa sảnh nhà cùng tên của các doanh nghiệp lớn khác. Điều này sẽ tạo sự uy tín, chuyên nghiệp, đáng tin cậy khi bạn có khách hàng ghé qua văn phòng để giao dịch, gặp gỡ.

Thu hút các đối tác lớn tiềm năng nhờ thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp

Đối với một doanh nghiệp tư nhân hoặc vừa mới thành lập hiện chưa có văn phòng đại diện, việc sở hữu địa chỉ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) cho doanh nghiệp của mình sẽ giúp hình ảnh doanh nghiệp được chuyên nghiệp hơn, giá trị thương hiệu của công ty cũng được nâng lên. Nhiều chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập gặp khó khăn trong việc tạo uy tín đối với các khách hàng mục tiêu của họ, đặc biệt là các doanh nghiệp B2B, tập đàn lớn có uy tín.

Hầu hết các công ty lớn chỉ giao dịch với các doanh nghiệp tư nhân, nhỏ lẻ nếu công ty bạn thực sự xuất sắc, có khả năng đảm nhiệm công việc theo yêu cầu đạt hiệu quả cao. Việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh uy tín tại khu vực trung tâm như Q1 có thể tạo ấn tượng tốt cho đối tác khách hàng tiềm năng tin tưởng vào doanh nghiệp, cũng như khả năng cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và chuyên nghiệp của bạn. Gói dịch vụ văn phòng ảo có thể xem là giải pháp giúp bạn tiếp cận và có cơ hội hợp tác với một đối tác B2B. 

Thông thường, khoảng 99% khách hàng tiềm năng mới hoặc các công ty B2B thường sẽ tìm hiểu về thông tin doanh nghiệp của bạn trên internet trước khi họ liên hệ với bạn. Nghĩa là các đối tác sẽ xem qua website/ fanpage doanh nghiệp của bạn để biết thêm thông tin về công ty, sản phẩm/ dịch vụ, lịch sử hình thành, danh mục đối tác/ giao dịch và các thông tin khác.

Nếu website/ fanpage doanh nghiệp của bạn không hiển thị địa chỉ doanh nghiệp cụ thể, uy tín, việc này sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp và cơ hội hợp của doanh nghiệp bạn. Khi các đối tác cảm thấy rằng bạn không có địa chỉ kinh doanh đáng tin cậy, chắc chắn sẽ khiến họ nghi ngờ về sự uy tín của doanh nghiệp bạn. Điều này có thể sẽ khiến đối tác có thể chuyển sang tìm hiểu thông tin về một trong những đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp bạn có hồ sơ tốt hơn và đáng tin cậy hơn để thương thảo.

Việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp cho công ty của mình sẽ giúp bạn xây dựng được lòng tin và sự uy tín đối với khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp B2B. 

Tiết kiệm chi phí

Một lợi ích thường được các doanh nghiệp cân nhắc chính là tiết kiệm chi phí. Dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa, giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho việc thuê văn phòng, chi phí hóa đơn điện nước, cơ sở hạ tầng công nghệ và các tiện ích khác. 

Ngoài ra, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tự do điều chỉnh không gian làm việc của mình sao cho phù hợp, hiệu quả hơn. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn trước đây chỉ có số ít lượng nhân viên với quy mô nhỏ, sau một thời gian, công ty bạn phát triển nhanh chóng, và bạn cần phải di chuyển doanh nghiệp của mình đến một cơ sở khác lớn hơn.

Đối với văn phòng truyền thống cố định, điều này sẽ làm phát sinh chi phí di chuyển tốn kém khi bạn cần phải tìm một mặt bằng mới lớn hơn tại khu vực trung tâm với chi phí đắt đỏ, chi phí lắp đặt lại cơ sở hạ tầng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm kinh doanh cao hơn, v.v.

Việc sử dụng dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) của WinPlace, doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng linh hoạt trong việc thay đổi quy mô công ty khi có nhu cầu mở rộng. Bạn không cần trả thêm chi phí thuê văn phòng và chỗ ngồi làm việc cho nhân viên như hình thức văn phòng truyền thống. Bên cạnh đó, bạn cũng không cần trả thêm các chi phí hạ tầng, hóa đơn điện nước cũng như các thiết bị PCCC, bảo hiểm,…phát sinh. Điều này cực kỳ tuyệt vời khi giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân nhỏ.

Các tiện ích của dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo)

Một trong những nhược điểm của một doanh nghiệp làm việc trực tuyến (online) hoặc làm việc từ xa là cơ sở hạ tầng, tiện ích. Mặc dù lựa chọn hình thức làm việc trực tuyến/ từ giúp bạn tiết kiệm được khoản lớn chi phí, nhưng các doanh nghiệp sẽ gặp bất tiện khi cần một không gian thuận tiện để tổ chức hội họp, gặp gỡ khách hàng.

Thường giải pháp của các công ty là sẽ thuê dịch vụ ngoài các không gian hội họp tại khách sạn, trung tâm hội nghị; gặp gỡ khách hàng tại các quán cà phê hoặc thuê địa điểm sảnh tiếp khách. Điều này vừa gây tốn kém vừa làm giảm sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) của WinPlace, doanh nghiệp bạn sẽ được cung cấp các tiện ích phòng họp cao cấp được trang bị hệ thống máy chiếu, thiết bị hiện đại; sảnh tiếp khách không gian mở được thiết kế sang trọng, hiện đại; phòng phỏng vấn/ tiếp khách/ hội họp riêng tư; khu vực chỗ ngồi làm việc khi có nhu cầu; pantry phục vụ trà, cafe, nước lọc, bánh kẹo, mì gói,… cho khách/ nhân viên.

Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp bạn cũng được sử dụng các tiện ích trang thiết văn phòng như máy in, scan, photocopy,… khi cần thiết (định mức sử dụng tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn chọn).

Dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) của WinPlace bao gồm 3 gói chính:

• W-BASE

• W-PRO

• W-SCUCESS

>>> Bảng giá dịch vụ văn phòng ảo WinPlace

Ngoài ra, WinPlace chúng tôi còn sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ dịch vụ khách hàng. Đây cũng là lợi thế lớn của việc sử dụng văn phòng ảo khi doanh nghiệp bạn có thể tận dụng đội ngũ nhân sự của WinPlace như lễ tân, DVKH, I.T, tạp vụ, bảo vệ – điều mà thông thường bạn sẽ cần phải có một văn phòng trực tiếp và một đội ngũ nhân viên để hoàn thành cho bạn. Bạn không cần phải chi trả thêm khoản lương cho đội ngũ nhân sự này thay vì bạn sẽ phải tự trả nếu tự vận hành một văn phòng riêng tự túc.

Doanh nghiệp bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn với dịch vụ lễ tân luôn túc trực trong giờ hành chính để đón tiếp khách, tiếp nhận cuộc gọi/ thư từ/ bưu kiện – điều mà bạn phải mất thời gian, công sức, nhân lực và chi phí nếu doanh nghiệp bạn tự vận hành văn phòng riêng. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào các công việc chuyên môn quan trọng khác của mình mà không bị làm phiền bởi các công việc hành chính mỗi ngày.

• Gói dịch vụ văn phòng ảo của WinPlace bao gồm: 
• Đăng ký pháp lý (GPKD & khai báo thuế)
• Sử dụng khu vực tiếp khách và làm việc tại văn phòng
• Khu vực tiếp khách không gian mở (Business Lounge)
• Phòng tiếp khách/ tư vấn/ Thảo luận
• Phòng họp hiện đại, chuyên nghiệp
• Khu vực chỗ ngồi làm việc linh động theo giờ
• Sử dụng hệ thống viễn thông, hạ tầng CNTT hiện đại
• Tổng đài thông minh 24/7
• Số máy nhánh chuyển tiếp cuộc gọi
• Máy fax thông minh
• Website domain
• Email domain
• Hosting 
• Địa chỉ đặt tại trụ sở 
• Đặt bảng tên tại sảnh tòa nhà
• Dịch vụ đội ngũ nhân sự
• Lễ tân, DVKH, I.T, tạp vụ, bảo vệ

>>> Top 10 công ty cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín nhất tại TP. HCM

Việc sử dụng dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) toàn diện mang lại cho doanh nghiệp bạn nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp (sở hữu địa chỉ uy tín tại khu vực trung tâm), tận dụng tối đa nguồn nhân lực và tiện ích văn phòng, giúp doanh nghiệp bạn mở ra các cơ hội lớn với các doanh nghiệp đối tác lớn, uy tín trong ngành. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho doanh nghiệp bạn trong việc lựa chọn giải pháp văn phòng tối ưu cho mình! 

(Tham khảo thêm về dịch vụ văn phòng giao dịch (văn phòng ảo) của WinPlace)