Hiện nay văn phòng ảo là mô hình văn phòng được hàng nghìn doanh nghiệp lựa chọn bởi nhiều lợi ích tuyệt vời mà mô hình này mang lại. Vậy văn phòng ảo có nhược điểm gì tồn đọng khiến bạn trăn trở liệu có nên sử dụng mô hình này không? Cùng WinPlace tìm hiểu và giải đáp ngay nhé!

Định nghĩa văn phòng ảo

Văn phòng ảo được định nghĩa bởi nhiều đơn vị.

Nói theo cách dễ hiểu nhất, văn phòng ảo là hình thức các doanh nghiệp được phép dùng chung một “địa chỉ kinh doanh” và tận hưởng đa dạng cơ sở vật chất, tiện ích chung, nhằm tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp. Việc sở hữu một địa chỉ văn phòng uy tín, được xuất hiện trên tất cả các loại giấy tờ kinh doanh hợp pháp, lại có thể linh động về nơi làm việc thay vì phải thuê một văn phòng cố định tốn kém, giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về ngân sách.

Bên cạnh những lợi thế mang lại cho doanh nghiệp, văn phòng ảo cũng có vài nhược điểm mà khách hàng cần tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp với mình.

>>> Tìm hiểu thêm: Văn phòng ảo là gì?

>>> Văn phòng ảo có hợp pháp không

Ưu điểm khi sử dụng văn phòng ảo

Địa chỉ kinh doanh uy tín – Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

Ưu điểm lớn nhất của dịch vụ văn phòng ảo được các doanh nghiệp ưu ái lựa chọn chính là được sử dụng địa chỉ kinh doanh.

Rất nhiều đơn vị doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các doan nghiệp Startups (Khởi Nghiệp) lựa chọn tận dụng địa chỉ nhà/ địa chỉ tòa nhà chung cư để làm địa chỉ kinh doanh. Tuy lựa chọn này có vẻ tiện lợi và tiết kiệm chi phí, nhưng có thể bạn chưa biết, việc tận dụng này có thể làm doanh nghiệp bạn mất cơ hội hợp tác với các đối tác doanh nghiệp B2B lớn vì sự thiếu chuyên nghiệp từ địa chỉ đặt trụ sở văn phòng của bạn.

Việc sở hữu địa chỉ kinh doanh ngay tại khu vực trung tâm Quận 1, TP. HCM trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp bạn, và hiển thị địa chỉ chuyên nghiệp trên các kênh quảng bá thông tin doanh nghiệp như website, fanpage,… sẽ góp phần xây dựng uy tín, hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp bạn.

Với vị trí đắc địa, tọa lạc tại mặt tiền trục đường chính Võ Thị Sáu, trung tâm Quận 1, kết nối với các tuyến đường trọng điểm và các quận trung tâm của TP.HCM, hệ thống văn phòng WinPlace là một đơn vị uy tín trong ngành, chuyên cung cấp đa dạng các loại hình văn phòng, trong đó có văn phòng ảo.

Lợi thế địa điểm thể hiện rõ ràng trên GPKD, các kênh quảng bá/ tuyên truyền nhận diện thương hiệu, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh uy tín của doanh nghiệp. Ngoài ra, vị trí tại trung tâm Quận 1 còn mang lại lợi thế lớn về kết nối giao thông, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc gặp gỡ khách hàng dễ dàng hơn, thu hút các đối tác tiềm năng hơn.

Hỗ trợ pháp lý doanh nghiệp

Pháp lý cũng là vấn đề mà các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có nhu cầu về văn phòng đặc biệt quan tâm. Đối với dịch vụ văn phòng ảo tại WinPlace, khách hàng sẽ an tâm khi được đội ngũ WinPlace hỗ trợ về mặt pháp lý như:

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh (GPKD) tại Sở KH&ĐT:

• Thành lập mới/ Thay đổi GPKD
• Khắc con dấu và công bố mẫu dấu
• Đăng ký công bố trên cổng thông tin Quốc Gia

Khai báo thuế ban đầu tại Chi cục thuế Quận 1:

• Lập hồ sơ, khai báo ban đầu
• Lập hồ sơ xác minh địa điểm kinh doanh
• Hỗ trợ đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí tối đa

Nếu bạn có đang quan tâm về tình hình kinh tế, chắc hẳn bạn sẽ biết giai đoạn 2020 – 2023 nền kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid 19 với các biện pháp giãn cách xã hội khiến tăng trưởng giảm sâu. Năm 2023, tuy Việt Nam hứa hẹn tiếp tục tăng trưởng tốt, song sẽ giảm tốc xuống mức 6%, do kinh tế thế giới đi vào pha suy thoái khi lạm phát và lãi suất tăng cao.

(Nguồn: VnEconomy)

Ngoài việc sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín, dịch vụ thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 80% so với việc thành lập hay thuê một văn phòng truyền thống. Bạn không cần phải mất thời gian để tìm mặt bằng; mua/ thuê đất, văn phòng hiện hữu; chi phí xây dựng, mua và lắp đặt thiết bị văn phòng, nội thất… bên cạnh các chi phí khác như máy in, máy photocopy, camera, wifi, điều hòa, hóa đơn điện, nước, chi phí bảo trì…

Tiết kiệm chi phí là yếu tố cực kỳ quan trọng dẫn đến quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo của khách hàng hiện nay, đặc biệt là đối với các Startups hay những doanh nghiệp nhỏ cần tối ưu ngân sách.

>>> Tham khảo giá dịch vụ văn phòng ảo WinPlace Quận 1 uy tín, chuyên nghiệp

Đa dạng tiện ích

Nhằm hỗ trợ tốt nhất cho việc vận hành doanh nghiệp, với một khoản chi phí nhỏ sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp bạn sẽ được tận hưởng đa dạng tiện ích của nhà cung cấp.

Khi đăng ký gói dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại WinPlace, doanh nghiệp bạn sẽ được:

• Sử dụng phòng họp tiêu chuẩn 5 sao, trang bị đầy đủ các thiết bị máy chiếu, hệ thống LCD, bàn ghế, bảng viết,… (có 2 phòng họp cho bạn chọn lựa tùy theo nhu cầu sử dụng)
• Sảnh tiếp khách được thiết kế sang trọng, hiện đại phục vụ doanh nghiệp cho việc đón tiếp khách hàng, phỏng vấn ứng viên,…
• Pantry phục vụ trà, cà phê, nước lọc, bánh kẹo,… hoàn toàn miễn phí
• Chỗ ngồi làm việc sáng tạo, truyền cảm hứng tại văn phòng Quận 1 khi có nhu cầu
• Dịch vụ in ấn, photocopy, scan,… miễn phí
• Bảng tên công ty được thiết kế và hiển thị tại màn hình LED của sảnh văn phòng
• Tổng đài điện thoại có câu trả lời tự động thông minh 24/7
• Domain websites, emails
• Hosting
• Hầm giữ xe
• Sảnh đón/trả khách tại tầng trệt tòa nhà rộng lớn (ô tô vào được)
• 4 thang máy cho khách…

Ngoài ra, khi bạn vận hành một doanh nghiệp độc lập, bạn cần phải chi tiền cho đội ngũ nhân sự dịch vụ khách hàng. Nhưng tại WinPlace, bạn hoàn toàn cắt giảm được khoản chi phí này và an tâm với sự chỉn chu từ đội ngũ nhân sự lễ tân, DVKH, I.T, tạp vụ, bảo vệ,…chuyên nghiệp và nhiệt tình.

• Lễ tân/ DVKH luôn túc trực giờ hành chính để nhận thư từ, bưu phẩm, chuyển phát nhanh
• I.T hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật
• Tạp vụ đảm bảo vệ sinh văn phòng
• Bảo vệ đảm bảo an ninh tòa nhà và khu vực văn phòng

>>> Tham khảo thêm về dịch vụ văn phòng ảo WinPlace Quận 1

Sự linh hoạt về quy mô và dễ dàng chuyển đổi

Thêm một ưu điểm nữa của văn phòng ảo là doanh nghiệp bạn có thể hoàn toàn tự do điều chỉnh quy mô nhân sự công ty một cách dễ dàng. Đối với văn phòng truyền thống, bạn sẽ phải tốn vô vàn chi phí cho việc tăng/ giảm quy mô doanh nghiệp hay chuyển đổi trụ sở văn phòng làm việc.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh và trang bị các cơ sở hạ tầng, tiện ích, đội ngũ nhân sự đều đã có dịch vụ văn phòng ảo WinPlace lo.

>>> Gọi ngay Hotline 0976 312 066 để nhận tư vấn và báo giá chi tiết về dịch vụ văn phòng ảo WinPlace

Nhược điểm khi sử dụng văn phòng ảo

Tuy có nhiều lợi thế lớn là vậy, dịch vụ văn phòng ảo cũng có một số nhược điểm mà các bạn cần nắm để cân nhắc xem doanh nghiệp mình có phù hợp với loại hình văn phòng này hay không.

Chi phí phát sinh (không đầy đủ tiện ích)

Một số chi phí phát sinh khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bao gồm: hóa đơn điện, nước, wifi, dịch vụ in ấn, dịch vụ trà/ nước/ cà phê/ bánh kẹo, phí gửi xe, chi phí thuê phòng họp… Ngoài ra, một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo cũng tính riêng mức bưu phí đối với các sản phẩm thư thừ, bưu kiện của khách hàng.

Giải pháp:

Trước khi lựa chọn và ký hợp đồng với bên cho thuê văn phòng ảo, bạn cần đàm phán và hiểu rõ các chính sách, tiện ích, bảng giá chi tiết mà đơn vị sẽ cung cấp cho doanh nghiệp bạn trong quá trình sử dụng.

Nếu bạn chưa rõ thì có thể hỏi lại ngay lập tức để được giải đáp rõ ràng, hoặc lựa chọn đơn vị khác nếu không cảm thấy hài lòng về dịch vụ họ cung cấp.

Khi chọn WinPlace, doanh nghiệp bạn sẽ được cung cấp đầy đủ các ưu điểm như đã nêu ở trên mà không phát sinh thêm chi phí khác.

>>> Tham khảo giá dịch vụ văn phòng ảo WinPlace Quận 1 uy tín, chuyên nghiệp

Sử dụng không gian chung

Bất tiện về tiện ích của không gian

Do dịch vụ văn phòng ảo là hình thức các đơn vị sử dụng chung địa chỉ kinh doanh, nên doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp sử dụng các tiện ích chung, chẳng hạn như:

• Chỗ ngồi làm việc: cần thông báo và đặt lịch trước để không trùng giờ với đơn vị khác
• Phòng họp, sảnh tiếp khách: cần đặt trước để sắp xếp lịch

Giải pháp:

Với đội ngũ nhân viên WinPlace nhiệt tình, bạn sẽ hài lòng khi được hỗ trợ tối đa, linh hoạt thời gian và không gian để đáp ứng nhu cầu công việc tốt nhất cho doanh nghiệp bạn. WinPlace sở hữu khu vực tiện ích chung như phòng họp, sảnh tiếp khách,… rộng thoáng, đáp ứng đủ nhu cầu của các khách hàng.

Sự bảo mật thông tin

Khác với văn phòng trọn gói, văn phòng ảo sẽ sử dụng không gian khu làm việc chung, cũng như sảnh tiếp khách chia sẻ với các công ty khác, nên vấn đề bảo mật thông tin sẽ không thể đảm bảo khi giao dịch với khách hàng. Tường không cách âm tốt hoặc wifi không được bảo mật cao cũng là vấn đề khách hàng doanh nghiệp quan tâm.

Giải pháp:

WinPlace tuân thủ các yêu cầu về bảo mật khi sử dụng phòng họp với vách kính cao cấp là vật liệu cách âm tốt nhất, wifi tăng cường bảo mật, đảm bảo an toàn và giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu. Ngoài ra, khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại WinPlace còn được sử dụng các tiện ích phòng họp nhằm đảm bảo bí mất doanh nghiệp cho các buổi hội họp, đàm phán quan trọng.

Thiếu sự tương tác và kết nối

Việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cũng vô tình tạo ra khoảng cách giữa nhân viên nội bộ với nhau, đặc biệt là sự tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng có phần bị hạn chế. Do đặc thù văn phòng ảo thường dành cho các doanh nghiệp không cần một chỗ ngồi cố định tại văn phòng truyền thống, đa số nhân viên sẽ làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa, từ đó dẫn đến sự thiếu tương tác trực tiếp hàng ngày giữa nhân viên với nhau hoặc nhân viên với cấp quản lý.

Bên cạnh đó, văn phòng ảo là hình thức cho thuê địa chỉ doanh nghiệp nên một số doanh nghiệp sẽ nhận thông tin gián tiếp của khách hàng qua bộ phận lễ tân/ DVKH. Email, thư từ, điện thoại thường là hình thức phổ biến để giao tiếp, nên sẽ phần nào giảm sự tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Giải pháp:

WinPlace ngoài cung cấp địa chỉ kinh doanh cho doanh nghiệp, chúng tôi còn cung cấp đầy đủ các tiện ích phòng họp lớn và nhỏ đạt tiêu chuẩn, sảnh tiếp khách sang trọng, phục vụ cho nhu cầu họp mặt, thảo luận công việc, tiếp khách hàng nhằm tăng tương tác giữa nhân viên nội bộ với nhau và giữa khách hàng với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi sử dụng văn phòng ảo tại WinPlace, bạn sẽ được sở hữu tổng đài có câu trả lời tự động thông minh nhằm hỗ trở kết nối, chuyển tiếp thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng được dễ dàng, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.

Bảng giá văn phòng ảo Quận 1

Hiện tại, WinPlace có 3 gói văn phòng ảo cho doanh nghiệp bạn lựa chọn:

• W – Base (545.000/ tháng)
• W – Success (945.000/ tháng)
• W- Pro (1.545.000/ tháng)

Tham khảo thêm tại: https://www.winplace.com.vn/van-phong-giao-dich

Lời Nhắn Nhủ

Sau những phân tích tổng quan như trên, chắc hẳn bạn đã có những thông tin hữu ích cần thiết về các ưu nhược điểm khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Từ đó, bạn có thêm những kinh nghiệm để cân nhắc và lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.

WinPlace là sự lựa chọn về văn phòng ảo Quận 1 của hàng trăm doanh nghiệp với sản phẩm chất lượng, dịch vụ chuyên nghiệp, thương hiệu uy tín và giá cả hợp lý.

Liên hệ ngay hotline 0976 312 066 để được đội ngũ WinPlace tư vấn nhiệt tình hoặc để lại thông tin tại mẫu điền thông tin trên website để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ

WinPlace Coworking Space

• Tầng 12, Citilight Tower
• 45 Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0976 312 066  – 0938 80 90 70
• Fax: (028) 730 720 68
• Email: info@winplace.com.vn