Hoạt động tài chính là một trong những hoạt động cơ bản của doanh nghiệp khi được thành lập và hoạt động trong những lĩnh vực cụ thể. Để đảm bảo cụ thể và trung thực các hoạt động thu – chi, sổ kế toán được ghi nhận một cách chi tiết, cụ thể theo định kỳ. Tìm hiểu trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung sẽ giúp bạn quản lý thu – chi của doanh nghiệp một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. 

Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung gồm những nội dung gì?

Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung là một trong những hình thức rất được yêu thích tại nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Hình thức này có rất nhiều ưu điểm như đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin thu – chi theo từng ngày, không để bỏ sót các thông tin kế toán,… Nhờ đó, việc quản lý và kiểm tra hoạt động tài chính của doanh nghiệp cũng được dễ dàng và thuận tiện hơn. 

Khi lựa chọn cách thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, bạn cần đảm bảo các nội dung: sổ nhật ký chung và sổ cái. Sổ nhật ký đặc biệt, sổ kế toán chi tiết có thể có hoặc không tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp cụ thể. Các loại sổ này có mối liên hệ mật thiết với nhau, vừa là căn cứ để ghi nhận thông tin, vừa là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu những khoản thu và chi cụ thể. 

Sổ nhật ký chung sẽ ghi nhận đầy đủ các nội dung giao dịch từ các chứng từ kế toán được thực hiện hằng ngày. Nội dung được ghi nhận cần đảm bảo tính trung thực và tính chính xác của thông tin, đồng thời phải đáp ứng tính nhanh chóng và đầy đủ khi cập nhật. 

Sổ cái được sử dụng để ghi nhận tổng quát các hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp. Nội dung tại sổ cái được khái quát hơn, những khoản thu và chi có tính chất giống nhau sẽ được gộp lại và ghi nhận chung. Sổ cái thường sẽ được ghi nhận theo định kỳ từng quý hoặc từng năm. Đây chính là căn cứ quan trọng để thực hiện hoạt động báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Ưu điểm và nhược điểm của ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Cách thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung là một trong những cách thức rất phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, cách thức này cũng còn những nhược điểm nhất định. Dưới đây là những thông tin hữu ích để bạn có thêm những tham khảo trước khi lựa chọn áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. 

Ưu điểm

Ưu điểm nổi bật của hình thức ghi chép tài chính này chính là hình thức thực hiện đơn giản. Các mẫu sổ nhật ký thường có sẵn, và điều bạn cần làm chính là chỉnh sửa nội dung các mẫu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và sử dụng. Do đó, hình thức nhật ký chung thường rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có yêu cầu cao trong phân công lao động.  

Ngoài ra, bạn cũng có thể thuận tiện kiểm tra số liệu thu chi này một cách dễ dàng và thuận lợi. Dù ở bất kỳ thời điểm nào trong năm, bạn cũng có thể kiểm tra và đánh giá các số liệu tài chính bằng cách kiểm tra các khoản ghi chép tại sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiết,… 

Nhược điểm

Nhược điểm đầu tiên mà ai cũng có thể dễ dàng nhận thấy chính là số liệu thông tin cần ghi chép, cập nhật thường rất lớn. Do đó, ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Bạn cần thực hiện cập nhật sổ nhật ký chung mỗi ngày để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. 

Bên cạnh đó, một ưu điểm khác thường gặp phải khi doanh nghiệp có mở sổ nhật ký chi tiết chính là dễ dẫn đến trùng lặp thông tin giữa sổ nhật ký chung và sổ chi tiết. Không chỉ tốn công sức trong việc cập nhật, bạn còn cần có sự đối chiếu và loại trừ những thông tin trùng lặp này trước khi cập nhật vào sổ cái. Nếu là kế toán mới, chắc hẳn bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để học và thành thạo nghiệp vụ này. 

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng trọn gói tại WinPlace

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung cơ bản bạn cần biết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung là một trong những nội dung đào tạo cơ bản của các nhân viên có nghiệp vụ kế toán. Trình tự này được xây dựng nhằm đảm bảo các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp được đầy đủ và chính xác. Bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy những nội dung này tại các trang website về kế toán trên nền tảng google. 

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1. Cập nhật đầy đủ các thông tin vào sổ nhật ký tương ứng

Căn cứ vào những nghiệp vụ tài chính phát sinh từ chứng từ kế toán mỗi ngày, kế toán tiến hành ghi nhận những hoạt động thu và chi này vào sổ nhật ký chung. Nếu như doanh nghiệp có yêu cầu về sổ nhật ký chi tiết, bạn cũng sẽ đồng thời ghi nhận các nội dung có trong nhật ký chung vào sổ nhật ký chi tiết để đảm bảo tính thống nhất. 

Nếu đơn vị có mở sổ nhật ký chi tiết, dựa vào những nội dung cơ bản kế toán cơ bản đã được xây dựng, kế toán cũng có nhiệm vụ cập nhật những nội dung này. Thời gian cập nhật có thể theo ngày hoặc theo một khoảng thời gian định kỳ nhất định. Từ nội dung ghi chép này, theo định kỳ 3 ngày, 5 ngày hoặc 7 ngày, bạn sẽ tiến hành cập nhật tổng quát các khoản thu – chi vào sổ cái. 

Bạn cần lưu ý, khi cập nhật các nội dung tài chính vào sổ cái, bạn cần loại trừ đi những thông tin tài chính trùng lặp giữa sổ nhật ký chung và nhật ký chi tiết. Điều này là nhằm đảm bảo các thông tin là chính xác và đầy đủ, đảm bảo cho hoạt động tổng kết và lập báo cáo tài chính được thuận lợi và dễ dàng hơn. 

Trình tự cập nhật các thông tin tài chính cơ bản của doanh nghiệp mỗi ngày có hiệu quả sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong bước lập báo cáo ở bước tiếp theo. Do đó, hãy rèn luyện cho mình kỹ năng thường xuyên ghi nhận kế toán để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nội dung tài chính nào mỗi ngày. Sổ nhật ký chung càng được ghi kỹ lưỡng và cẩn thận, sẽ càng giúp bạn thêm thoải mái ở bước báo cáo định kỳ. 

Bước 2. Đánh giá và đối chiếu số liệu

Theo định kỳ hằng quý, hằng năm hoặc theo khoảng thời gian được doanh nghiệp quy định cụ thể, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập bảng cân đối tài chính. Căn cứ là những ghi chép tại sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ nhật ký đặc biệt, các chứng từ kế toán,… Từ bảng cân đối tài chính, bạn sẽ thực hiện các bảng báo cáo tài chính để phục vụ cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp.

Về nguyên tắc tài chính, số liệu về số nợ tài chính của doanh nghiệp được ghi nhận trong sổ nhật ký chung và trên báo cáo tài chính phải tương đương với nhau. Do đó, bạn cần có sự kiểm tra và đối chiếu thật kỹ lưỡng các nội dung tài chính trong sổ nhật ký chung để đảm bảo tính chính xác. 

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được áp dụng phổ biến và nhận được sự yêu thích rất lớn từ các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực. Hình thức nhật ký chung có những ưu và nhược điểm nhất định, bạn cần tìm hiểu thật kỹ trước khi áp dụng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp. Chúc bạn sẽ thật thành công trên con đường trở thành một chuyên viên kế toán chuyên nghiệp của mình nhé!

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!