Để gỡ bỏ áp lực tiết kiệm chi phí đầu tư, nhiều doanh nghiệp đã chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo. Trên thực tế, mô hình dịch vụ này đã cho thấy nhiều lợi ích mang đến cho các doanh nghiệp không kém gì một văn phòng truyền thống.

Doanh nghiệp bạn có đang phải “thắt lưng buộc bụng”?

Theo Thống kê về Tình hình kinh tế xã hội tháng 11 năm 2020 trên địa bàn TP.HCM của CỤC THỐNG KÊ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (29/11/2020): “Kinh tế Thành phố diễn ra trong bối cảnh kinh tế thế giới và thương mại toàn cầu suy giảm do tác động tiêu cực của đại dịch COVID-19; căng thẳng trong quan hệ Mỹ – Trung diễn ra trên nhiều lĩnh vực. Nhu cầu mua sắm, du lịch và thương mại giảm mạnh; chuỗi cung ứng và các liên kết sản xuất gián đoạn.”

Mỗi ngành trong nền kinh tế hiện tại đều gánh chịu một mặt ảnh hưởng khác nhau, nhưng tựu chung đều đề ra giải pháp tiếp cận vốn vay,  tìm thị trường tiêu thụ mới cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, và đặc biệt giảm thiểu chi phí: giảm lương, cắt giảm nhân sự, hạn chế đầu tư… Trong đó, chi phí thuê mặt bằng văn phòng là khoản kinh phí chiếm tỉ trọng lớn, đặc biệt là đối với các công ty vừa và nhỏ.

Để gỡ bỏ áp lực này, nhiều doanh nghiệp đã chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo. Trên thực tế, mô hình dịch vụ này đã cho thấy nhiều lợi ích mang đến cho các doanh nghiệp không kém gì một văn phòng truyền thống.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo có thể hiểu theo đúng bản chất tên gọi của dịch vụ này – một văn phòng tồn tại mà không thực sự tồn tại. Đây là hình thức lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhu cầu làm việc tại nhà, nhưng vẫn muốn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. 

Bởi lẽ, văn phòng ảo cung cấp địa chỉ đặt văn phòng tiếp nhận các thông tin liên lạc và thư từ, được quản lý bởi nhân sự hành chính làm việc tại đây – giúp doanh nghiệp tiếp nhận thông tin và các cuộc gọi đến . Tùy vào nhu cầu phát sinh khác, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tư vấn cho doanh nghiệp các gói tiện ích đi kèm, bao gồm sử dụng phòng họp, chỗ làm việc, số điện thoại bàn riêng đổ chuông vào di động, đồng thời miễn phí trà cafe, điện, nước cũng như mạng wifi khi bạn đến văn phòng làm việc.

Doanh nghiệp được tiết kiệm thế nào khi thuê văn phòng ảo?

Thậm chí là khi muốn thuê văn phòng ảo quận 1, hay thuê văn phòng ảo hcm nói chung – những khu vực rất trung tâm, thuận tiện gặp gỡ khách hàng.

Vị trí cao cấp với mức phí thấp hơn

Trước đây, tiền thuê văn phòng tối thiểu cũng không dưới vài mươi triệu, chưa tính chi phí nội thất ban đầu, bảo trì, sửa chữa về sau… cũng chưa chắc đảm bảo cho doanh nghiệp bạn có được địa chỉ tốt và đầy đủ tiện ích văn phòng cơ bản để thuận tiện kinh doanh.

Đối với dịch vụ văn phòng ảo, Chỉ VÀI TRĂM NGHÌN ĐỒNG, doanh nghiệp bạn có thể có ngay một văn phòng chuyên nghiệp tương đương với hàng trăm triệu đồng. Đặc biệt là mức giá này có ở mọi quận trung tâm của thành phố, tại những tòa nhà cao cấp. Bạn không phải trả trước chi phí nào – Không cần đầu tư xây dựng mà vẫn có được không gian văn phòng rộng lớn, chuyên nghiệp và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Văn phòng ảo – lễ tân

Nhân sự tại văn phòng ảo hỗ trợ như nhân viên của chính công ty bạn

Thay vì phải tự tiếp đối tác hoặc thư từ đến văn phòng, giờ đây đã có lễ tân thay mặt bạn tiếp nhận tất cả, và gửi thông báo đến bạn một cách nhanh chóng. Nhờ vào đó, bạn hoàn toàn yên tâm việc không thường xuyên có mặt ở văn phòng để lo việc hành chính, nhưng vẫn thể hiện được sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng của mình. 

Họ sẽ nhận thấy rằng đây là một doanh nghiệp có uy tín và bạn rất coi trọng công việc kinh doanh của mình. Lượt bỏ thời gian cho những việc hành chính, bạn có thể tập trung hơn vào những công việc kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

Dịch vụ gửi trước bản scan thư từ

Doanh nghiệp có thể tiếp cận thông tin đến văn phòng dù đang ở cách đó rất xa. Khi có thư đến văn phòng, nhân sự tại đây sẽ báo cho bạn biết qua kênh liên lạc chính thống là email. Đồng thời, theo yêu cầu của bạn, thư sẽ được mở ra và scan nhanh chóng để bạn có thể ngay lập tức giải quyết công việc của mình trước khi nhận thư tận tay.

Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đi đến văn phòng để lấy thư, cũng như thời gian xử lý công việc. Vì vậy nếu không có nhu cầu giao dịch, mỗi tháng bạn có thể đến văn phòng vài lần để lấy chứng từ gốc về một lần để lưu trữ là ổn.

Luôn có sẵn nơi để doanh nghiệp tiếp khách

Với dịch vụ văn phòng ảo, bạn không cần thường xuyên có mặt ở văn phòng. Nhưng bất cứ lúc nào bạn cần nơi để tiếp khách hoặc họp nhân sự thì đều có thể đến văn phòng để sử dụng. Tùy vào gói dịch vụ bạn chọn, bạn có thể được miễn phí sử dụng phòng họp này trong một thời gian dài, hoặc phải trả thêm chi phí ít hơn rất nhiều việc thuê một phòng bên ngoài để sử dụng. 

Phòng họp của các trung tâm cho thuê hầu hết đều được đầu tư các thiết bị chỉn chu, từ máy lạnh, wifi, đến máy in, máy chiếu hiện đại. Bạn sẽ không phải mất chi phí để mua sắm cho những thiết bị đắt tiền này, cũng như không cần sửa chữa khi có vấn đề phát sinh.

Trên là những dịch vụ cơ bản mà mọi đơn vị cung cấp mô hình văn phòng ảo đều cung cấp cho doanh nghiệp bạn. Tùy vào những nhu cầu khác, văn phòng ảo có thể kết hợp với những dịch vụ tiện ích khác thành một gói tiết kiệm hơn, để bạn có thể yên tâm sử dụng suốt cả năm mà phí phát sinh hạn chế ít nhất có thể. Hãy chia sẻ với nhân viên tư vấn để được giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các gói phù hợp nhất, và tiết kiệm nhất.