Đối với nhiều người, văn phòng ảo vẫn còn khá xa lạ, nhưng với Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các Startup đang có nhu cầu rất lớn về nhu cầu thuê văn phòng thì đây là khái niệm đã quá quen thuộc, đặc biệt là đối với những cá nhân, đơn vị đang chuẩn bị khởi nghiệp.

Mặc dù mọi người thường gọi là “văn phòng ảo” thế nhưng các lợi ích mà các công ty, doanh nghiệp nhận được là rất nhiều và thiết thực. Rất nhiều người sau khi đã biết về văn phòng ảo sẽ đặt ra câu hỏi về các giấy tờ pháp lý cần chuẩn bị và thủ tục khi thuê văn phòng ảo để thành lập doanh nghiệp như thế nào?

Yên tâm, các công ty cho thuê văn phòng sẽ có đội ngũ tư vấn và hướng dẫn bạn chi tiết các thủ tục và giấy tờ mà bạn cần phải chuẩn bị.

Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết sẽ giúp hoàn thành hồ sơ doanh nghiệp nhanh chóng hơn. Hãy cùng WinPlace tìm hiểu những bước để hoàn tất các thủ tục cần thiết khi thuê văn phòng ảo qua bài viết dưới đây nhé.

Các thủ tục cơ bản cho một công ty khi sử dụng văn phòng ảo là gì?  

Trước tiên, doanh nghiệp của bạn cần phải xác định công ty sẽ kinh doanh sản phẩm gì và tổ chức hoạt động phải là hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Vì các thủ tục cơ bản để thành lập doanh nghiệp cực kỳ phức tạp và được xét duyệt rất nghiêm ngặt. Chính vì thế cần có sự tìm hiểu và chuẩn bị kỹ càng. Dưới đây là một số thủ tục cần thiết để thành lập công ty mà các chủ doanh nghiệp cần biết:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để thành lập công ty

Bước 1: Trước khi tiến vào khâu chuẩn bị giấy tờ pháp lý, bạn cần phải hoạch định cho công ty bạn một chiến lược kinh doanh cụ thể với chi tiết về ngân sách và các hạng mục cần thực hiện. Sau đó, bạn cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp để để bắt đầu bước chân vào con đường kinh doanh.

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ và quyết định loại hình kinh doanh của mình sao cho phù hợp với Luật Pháp Việt Nam. Vì trong quá trình kinh doanh, công ty của bạn không hoạt động độc lập mà còn thu hút các nhà đầu tư khi bạn mở rộng quy mô doanh nghiệp về sau, điều này đòi hỏi bạn phải đảm bảo loại hình kinh doanh của bạn là hợp pháp.

Bước 2: Nếu bạn hoang mang không biết nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thành lập doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ nhân viên pháp lý tại công ty cho thuê văn phòng ảo giúp bạn tư vấn.

Bạn cần chuẩn bị bản sao chứng minh nhân dân (thẻ căn cước) hoặc hộ chiếu của các thành viên trong công ty bạn muốn thành lập (thành viên, cổ đông). Số lượng thành viên doanh nghiệp sẽ quy định loại hình doanh nghiệp (nhỏ, vừa, lớn) trên cơ sở đó nhà cung cấp văn phòng ảo sẽ đưa ra các dịch vụ phù hợp.

Số lượng thành viên sẽ quy định loại hình doanh nghiệp tương ứng (nhỏ, vừa, lớn) theo quy định của pháp luật hiện hành. 

Bước 3: Việc đặt tên doanh nghiệp cũng sẽ vô cùng quan trọng vì cái tên sẽ gắn liền với hoạt động kinh doanh cũng như là giúp khách hàng và đối tác dễ dàng nhận diện thương hiệu riêng của doanh nghiệp bạn.

Khi đặt tên công ty, bạn nên lựa chọn tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, phát âm tên công ty không bị trùng lặp với công ty khác, để tránh trùng lặp; tên công ty bạn có thể vào “Hệ thống thông tin đăng kí doanh nghiệp quốc gia” (https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn/) để tra cứu, tránh lựa chọn tên doanh nghiệp trùng lặp.

Bước 4: Cuối cùng là hoàn tất một số thông tin riêng tư của doanh nghiệp như: số điện thoại, số Fax, Email, website…Văn phòng ảo nhưng bạn vẫn có trụ sở và địa chỉ cố định cho các cuộc giao dịch với khách hàng nên việc chuẩn bị sẵn những thông tin này là rất cần thiết.

Bước 5: Sau đó chủ doanh nghiệp cần tiến hành xác thực một số thông tin như: mã số thuế cá nhân của chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu vốn, số vốn được ủy quyền, vốn góp hay cơ cấu doanh nghiệp,… với cơ quan có thẩm quyền để hoàn thành những thủ tục cơ bản thành lập doanh nghiệp.

Bước 6: Xác định loại hình kinh doanh với cơ quan quản lý theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh tránh rắc rối về sau.

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty cho nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo

Bước 1: Tiến hành soạn thảo hồ sơ công ty, chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, sau đó nộp hồ sơ đến công ty mà bạn đã thuê văn phòng ảo. 

Bước 2: Nộp hồ sơ đến công ty cho thuê văn phòng ảo để người đại diện nhà cung cấp dịch vụ giải quyết các thủ tục pháp lý cho bạn.

Họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các thủ tục pháp lý và tư vấn một số dịch vụ cần thiết. Ngoài ra doanh nghiệp cần tiến hành làm con dấu pháp nhân bằng cách mang bản sao giấy chứng nhận doanh nghiệp đến cơ sở chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Sau khi doanh nghiệp thành lập và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp) doanh nghiệp cần mang bản sao giấy chứng nhận doanh nghiệp đến cơ sở chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu cho doanh nghiệp của bạn.

Tiếp đó, bạn có thể tự đi khắc con dấu của công ty tại cơ quan khắc dấu. Thời gian: từ 01 – 02 ngày làm việc. 

Giai đoạn 4: Sau khi bạn thuê văn phòng và hoàn thiện các khâu trên, thủ tục sau khi thành lập công ty và đưa vào hoạt động nhà cung cấp dịch vụ sẽ giải quyết các khâu đó như thủ tục các loại thuế, đăng ký tài khoản, hóa đơn thuế GTGT…

Trên đây là một số bước cơ bản để bạn tiến hành thành lập và hoạt động kinh doanh trước khi thuê văn phòng ảo. Để quá trình thành lập và hoạt động kinh doanh của bạn được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hãy đến với i-Office để bạn được tư vấn và đơn giản hóa thủ tục hành chính với phương châm nhanh – gọn – an toàn.

Những đối tượng nên thuê văn phòng ảo

• Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
• Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp;
• Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
• Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;
• Các nhóm hoặc cá nhân, các freelancer đang nhận các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do;
• Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

Hơp đồng cho thuê văn phòng ảo
Các bên khi cho thuê văn phòng ảo phải lập Hợp đồng cho thuê bằng văn bản để ghi nhận đầy đủ và rõ ràng ý chí của các bên trong việc thuê văn phòng. Hợp đồng thuê văn phòng ảo thường có nội dung chính như sau:

• Thông tin của bên thuê và bên cho thuê, bao gồm:
  • Họ và tên các bên hoặc tên doanh nghiệp;
  • Địa chỉ/ Trụ sở;
  • Điện thoại/ Email/ Fax;
  • Mã số thuế/ Tài khoản số;
  • Số chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu;
  • Người đại diện theo pháp luật (nếu có)/ Chức vụ;
• Đối tượng và mục đích cho thuê:
  • Địa điểm văn phòng;
  • Diện tích;
  • Mục đích sử dụng;
• Giá thuê, chi phí khác;
• Phương thức và số tiền cọc, đợt thanh toán, phương thức thanh toán;
• Thời gian thuê;
• Điều kiện gia hạn thời gian thuê;
• Vấn đề cho thuê lại (nếu có);
• Quyền, nghĩa vụ của các bên;
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
• Phương thức giải quyết tranh chấp.

Trên đây là một số thủ tục cơ bản mà i-Office đã tổng hợp để bạn không bị lúng túng với quá trình đăng ký và thành lập doanh nghiệp tại văn phòng ảo.

Mô hình văn phòng này đã trở thành xu hướng văn phòng hàng đầu hiện nay, nhiều người thắc mắc rằng khách hàng nhận được những lợi ích gì từ văn phòng ảo?

Bên cạnh việc giải quyết thủ tục pháp lý nhanh gọn thì mô hình văn phòng ảo WinPlace còn đem đến những giải pháp tiết kiệm ngân sách thuê mặt bằng tối đa có thể lên đến 70%, doanh nghiệp được sở hữu vị trí kinh doanh ngay tại Quận 1 vô cùng đắc địa và rất nhiều những tiện ích văn phòng khác. 

Nếu bạn có thắc mắc về thủ tục giấy tờ hành chính hay cần tư vấn về dịch vụ văn phòng ảo i-Office, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp tận tình nhé.