Sau khi thành lập công ty điều đầu tiên của một công ty cần có đó là con dấu. Con dấu được sử dụng trong các hợp đồng, hồ sơ hoặc các giao dịch… theo quy định của pháp luật. Cho nên việc đăng ký mẫu dấu là rất quan trọng đối với mỗi công ty. Qua bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022.
Con dấu là gì?
Con dấu là một vật thể được khắc chữ và kí hiệu với mục đích tạo nên một hình dấu lên văn bản của công ty. Con dấu được đăng ký tại các cơ quan có thẩm quyền. Nó thể hiện tính pháp lý của chủ sở hữu hay các cá nhân, tổ chức có liên quan. Khi con dấu được đóng lên văn bản thì văn bản đó cũng có giá trị pháp lý. Chính vì vậy, con dấu nó đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
Đăng ký mẫu dấu là gì ?
Là việc của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền thường là cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp tiến hành đăng ký mẫu dấu của mình với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo nghị định số 99/2016/NĐ-CP của chính phủ. Con dấu có tính pháp lý khi nó được đăng ký.
Điều kiện để một doanh nghiệp được sử dụng con dấu
Trước khi tiến hành thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022. Thì doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:
Doanh nghiệp được cấp lại con dấu sau khi muốn thực hiện thay đổi con dấu cho doanh nghiệp mình.
Nếu trường hợp muốn sử dụng thêm con dấu như đã cấp (dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu ướt…) thì phải thực hiện theo các quy định như sau:
Các doanh nghiệp muốn sử dụng dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
Còn nếu muốn sử dụng thêm dấu nổi , dấu thu nhỏ thì có thể tự quyết định.
Ngoài ra, nếu muốn sử dụng thêm con dấu đối với các tổ chức kinh tế thì có thể tự quyết định cho doanh nghiệp mình.
Một số đặc điểm mẫu dấu dành cho doanh nghiệp
Mẫu con dấu doanh nghiệp: Được thể hiện qua các hình tròn, hình đa giác… Mỗi doanh nghiệp có một con dấu riêng đều thống nhất về hình thức, kích thước, nội dung.
Nội dung trong con dấu doanh nghiệp: 2 nội dung mà doanh nghiệp nào cũng phải có trong con dấu đó là mã số và tên doanh nghiệp. Đồng thời, mỗi doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các nội dung khác như logo, ngôn ngữ, hình ảnh… nhưng phải tuân theo quy định của pháp luật về mẫu dấu tại nghị định số 96/2015/NĐ-CP của chính phủ.
Một số quy định về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp
Việc quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định, trừ khi doanh nghiệp bị các cơ quan có thẩm quyền ra quyết định hạn chế sử dụng theo yêu cầu.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điều cấm khi sử dụng con dấu như sau:
Không được sử dụng quốc huy, quốc kỳ… của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Không được sử dụng các biểu tượng, hình ảnh, tên quốc gia, tên cơ quan, đơn vị nhà nước, tổ chức chính trị.
Không dùng ngôn ngữ, hình ảnh, ký hiệu vi phạm đạo đức, văn hóa, lịch sử… của dân tộc Việt Nam.
Thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022
Khi nhắc đến thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022, các doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 cách đăng ký sau:
Đăng ký mẫu dấu trực tiếp
Để thực hiện đăng ký mẫu dấu trực tiếp doanh nghiệp cần phải tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tất cả các loại hồ sơ mẫu dấu của doanh nghiệp.
Đơn sử dụng mẫu con dấu cho doanh nghiệp.
Các loại hồ sơ về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu.
Nếu trường hợp muốn huỷ con dấu cũ thì doanh nghiệp cần phải có mẫu con dấu mới để đăng ký lại.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở kinh doanh tải thông báo về mẫu con dấu trên cổng thông tin điện tử
Người đại diện có thẩm quyền sẽ thông báo việc sử dụng con dấu tại phòng đăng ký kinh doanh
Trường hợp hồ sơ bạn đầy đủ điều kiện phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận
Bước 3: Nhận thông báo kết quả
Khi hoàn tất các thủ tục phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Tiếp theo doanh nghiệp thực hiện tải con dấu trên cổng thông tin và đăng ký.
Nếu doanh nghiệp đã được cung cấp thông tin về việc tải mẫu con dấu mới thì việc tải mẫu con dấu những lần trước sẽ không còn hiệu lực.
Tham khảo thêm dịch vụ: Văn phòng giao dịch tại WinPlace
Đăng kí mẫu dấu qua trang thông tin điện tử quốc gia
Để thực hiện đăng ký mẫu dấu qua trang thông tin điện tử quốc gia bạn cần phải tuân thủ các bước như sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp
Để đăng ký tài khoản cho mình, thì doanh nghiệp cần phải truy cập theo đường link này https://dangkykinhdoanh.gov.vn/
Bước 2: Tạo hồ sơ theo mẫu
Điền tất cả các thông tin theo yêu cầu cụ thể theo thứ tự như sau:
Chọn phương thức
Chọn loại hình đăng ký trực tuyến
Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để thực hiện đăng ký thay đổi
Chọn loại đăng ký cần thay đổi: Thông báo mẫu con dấu
Chọn loại giấy tờ cần nộp qua trang thông tin điện tử
Cuối cùng là xác nhận các thông tin đã khai báo
Bước 3: Khai báo thông tin trong hồ sơ
Doanh nghiệp cần khai báo thông tin qua trang thông tin điện tử bao gồm các thông tin sau:
Nhập thông tin về con dấu đăng ký gồm: Loại thông báo, số lượng con dấu, ngày có hiệu lực, ghi chú.
Điền thông tin về người ký: Thường là người trực tiếp làm hồ sơ đăng ký cho doanh nghiệp. Người này phải có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Tiếp tục nhập thông tin về chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm lên hồ sơ tại công thông tin điện tử.
Điền thông tin liên hệ: Người đăng ký điền thông tin liên hệ về người nộp hồ sơ để nhận thông tin từ người có thẩm quyền thông báo.
Bước 4: Chuẩn bị các loại hồ sơ.
Sau khi hoàn tất các mục trên, doanh nghiệp nhấn nút “Chuẩn bị”.
Nhập mã xác thực hiển thị lên màn hình máy tính.
Nếu hồ sơ bạn điền còn thiếu theo quy định thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo cần doanh nghiệp bổ sung thêm cho đầy đủ các mục như trên.
Bước 5: Ký số và xác nhận hồ sơ của doanh nghiệp khi đăng ký qua cổng thông tin quốc gia.
Chỉ định người ký số được làm tại bước kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký.
Cá nhân chịu trách nhiệm tiến hành ký số lên hồ sơ, sau đó nhấn nút “Ký số” để tiếp tục.
Cắm USB token vào cổng USB máy tính.
Nhấn chọn xác nhận mục “Tôi xin cam kết tính trung thực, chính xác và đầy đủ của bộ hồ sơ đăng ký và các tài liệu kèm theo”.
Tiếp đến nhấn nút “Xác nhận”.
Hệ thống máy tính sẽ khởi chạy chương trình nhận dạng chữ ký số và người nộp hồ sơ hay người đăng ký sẽ chọn chữ ký số để ký lên hồ sơ doanh nghiệp.
Nhấn nút “Ký số”.
Nhập mã PIN.
Cuối cùng đợi hệ thống xử lý thông báo việc ký số thành công. Đóng mục đó lại.
Bước 6: Nộp các loại hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “đã gửi đi” nếu như doanh nghiệp đăng ký thành công.
Đồng thời, hệ thống sẽ hiển thị trên màn hình 2 bản in tài khoản cho người đăng ký hoặc người nộp hồ sơ.
Bước 7: Kiểm tra hồ sơ đã được cơ quan có thẩm quyền xử lý chưa.
Lúc này doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin tìm kiếm hồ sơ của mình hằng hằng để biết được hồ sơ của mình xử lý đến đâu.
Nếu có sai sót thì có thể tiến hành bổ sung.
Bước 8: Nhận kết quả đăng ký.
Nếu hồ sơ đầy đủ hợp lệ, khi các cơ quan có thẩm quyền xử lý xong sẽ gửi email về tại địa chỉ email đã đăng ký. Như vậy là doanh nghiệp đã thực hiện xong thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022.
Trên đây là một số thông tin về thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp 2022. Hi vọng phần nào sẽ giúp doanh nghiệp bớt đi trở ngại khi làm thủ tục để thực hiện nhanh chóng hơn.
WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!
Tốt nghiệp chuyên nghành quản trị văn phòng, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong mảng văn phòng dịch vụ – Coworking Space. Thiên Bình luôn mong muốn truyền tải “giá trị mới” giúp các doanh nghiệp trẻ có cái nhìn cận cảnh về mô hình Coworking space, một mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp tiếp thu – cải tiến – hiện đại.
