Thật tuyệt khi bạn nhận được phản hồi về việc CV của mình đạt yêu cầu cùng một lời mời tham gia phỏng vấn xin việc. Tuy vậy, có thể vì nhiều lý do từ khách quan đến chủ quan mà bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn đó.

Vậy làm sao để viết thư từ chối phỏng vấn một cách lịch sự và khéo léo?

Bạn có thể từ chối phỏng vấn vì những lý do gì?

Thực tế có rất nhiều lý do mà bạn muốn từ chối đến tham gia một buổi phỏng vấn nhất định. Đó có thể là do bạn đã tìm thấy công việc khác tốt hơn, đã về quê tìm việc, hay đơn giản là cảm thấy không thích công việc này nữa. Tuy vậy, không phải lý do nào cũng hợp lý và “lịch sự” để từ chối lời mời phỏng vấn.

Dưới đây là một số lý do mà ứng viên thường gặp phải và được đánh giá là hợp lý để thể hiện tại thư từ chối phỏng vấn. Cụ thể như:

• Bạn đã nghiên cứu nhiều hơn về vị trí hay tính chất công việc tại công ty phỏng vấn. Lúc này, bạn phát hiện ra mục tiêu của mình không thích hợp với công việc hoặc văn hóa của công ty.
• Công ty ứng tuyển phản hồi quá chậm, trong khi đó bạn đã nhận được lời mời từ công việc phù hợp hơn.
• Bạn nhận được một lời mời với điều kiện và mức lượng tốt hơn.
• Phát sinh vấn đề cần thay đổi kế hoạch cuộc sống và bạn không thể tiếp tục theo đuổi công việc này. Hoặc, có sự thay đổi trong kế hoạch khiến bạn không thể đi làm tại công ty dù đậu phỏng vấn.

Tất nhiên, sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể thẳng thắn về lý do thực tế bạn từ chối tham gia phỏng vấn. Tuy vậy, thể hiện lý do một cách đơn giản, ngắn gọn, khéo léo sẽ giúp bạn cởi mở về tình trạng của mình. Đây cũng là cơ hội ghi điểm ấn tượng nếu bạn có cơ hội xin việc hoặc công tác với công ty ở tương lai.

>> Xem thêm: Từ chối nhà tuyển dụng

Thư từ chối phỏng vấn sẽ gồm?

Một email hoặc lá thư phản hồi từ chối phỏng vấn cũng có những bố cục tương tự như một lá thư thông thường. Tuy vậy, thông tin nên được trình này một cách đơn giản, ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề với từ ngữ lịch sự, khéo léo. Thông thường, chúng sẽ bao gồm các nội dung chính như sau:

• Lời chào;
• Cảm ơn về lời mời tham dự phỏng vấn;
• Lý do từ chối phỏng vấn: Trình bày lý do một cách chính đáng cùng thái độ nuối tiếc khi không thể tham gia phỏng vấn;
• Giới thiệu ứng viên khác mà bạn cảm thấy phù hợp với yêu cầu công việc này. Đồng thời, đính kèm cùng một số thông tin liên hệ như tên, số điện thoại, email để công ty chủ động liên hệ trao đổi (nếu có).
• Lời cảm ơn, lời chúc cuối thư.

Một số lưu ý khi gửi thư từ chối phỏng vấn

Một bức thư từ chối phỏng vấn lịch sự, khéo léo sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp và kỹ năng giao tiếp của bản thân. Đồng thời, nhà tuyển dụng dù nuối tiếc khi bạn không thể đến phỏng vấn nhưng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn thông qua nội dung thư phản hồi này.

Hãy lưu ý về thời gian phản hồi

Tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng chính là nguyên tắc đầu tiên bạn cần lưu ý. Nếu đã xác định không tiếp tục quá trình phỏng vấn, bạn nên thông báo sớm đến nhà tuyển dụng để họ kịp thời chuẩn bị phương án khác. Thời gian hợp lý để gửi thư từ chối phỏng vấn nên là 24 giờ sau khi nhận được lời mời phỏng vấn. Chậm trễ hơn, bạn nên báo sớm hơn 2-3 ngày nếu thực sự cần thời gian cân nhắc.

Tất nhiên, bạn nên có thời gian cân nhắc và chắc chắn rằng bản thân mong muốn từ chối phỏng vấn. Bởi lẽ, một khi bạn từ chối sẽ không thể thay đổi phản hồi đó lần nữa. Nếu cứ liên tục thay đổi suy nghĩ của mình, bạn rất dễ sẽ bị đánh giá là không đáng tin cậy, thiếu sự quyết đoán, thậm chí là không chuyên nghiệp.

Do đó, nếu bạn mong muốn tiếp tục theo đuổi, tham gia phỏng vấn và nhận việc (nếu được), hãy trả lời có. Nếu bạn chắc chắn rằng mình muốn từ chối, hãy sắp xếp thời gian và phản hồi sớm để nhà tuyển dụng nhường cơ hội cho ứng viên khác thích hợp hơn. Đó vừa là phép lịch sự, vừa là sự chuyên nghiệp cùng thái độ tích cực mà bạn có thể ghi điểm trước nhà tuyển dụng.

Hãy lịch sự và khéo léo

Một email từ chối lời mời phỏng vấn sẽ để lại ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng khi được bạn thể hiện một cách lịch sự và khéo léo. Điều này sẽ cực kỳ tốt nếu tương lai bạn có nguyện vọng trở lại và ứng tuyển vào một vị trí khác tại công ty. Hoặc, đâu đó bạn sẽ được nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu đến bạn một công việc khác phù hợp hơn (nếu có).

Tuy vậy, một bức thư từ chối nên thể hiện rõ được nội dung vì lý do nào đó mà bạn từ chối cơ hội phỏng vấn. Mục đích chính của bức thư là báo cho nhà tuyển dụng rằng bạn không tham gia phỏng vấn và ngài nên tìm ứng viên khác thay thế. Vì vậy, bạn không cần trình bày quá cụ thể về kế hoạch bị thay đổi ra sao, lý do sâu xa như thế nào mà bạn từ chối phỏng vấn.

Thư từ chối phỏng vấn nên được thể hiện một cách ngắn gọn, xúc tích cùng lời lẽ khéo léo và thái độ lịch sự. Thực tế, có thể xuất phát từ nhiều lý do để bạn từ chối lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng.

Dù vậy, hãy khéo léo thể hiện lý do để nhà tuyển dụng vẫn thấy được thái độ tôn trọng cùng sự thiện cảm dù bạn đang từ chối họ nhé!

Tham khảo thêm: Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp