Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích cho nhiều công việc, đặc biệt là dân văn phòng. Thao tác trên Excel sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian.

Hãy cùng tìm hiểu các thủ thuật Excel cho dân văn phòng để trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt mọi người xung quanh.

Sử dụng các phím tắt trong excel

Một trong những thủ thuật Excel cho dân văn phòng được sử dụng nhiều nhất là việc sử dụng phím tắt. Việc này sẽ giúp bạn thao tác trên Excel được nhanh, tiết kiệm thời gian.

Dưới đây là tổng hợp một số phím tắt phổ biến được ứng dụng nhiều trong công việc, đặc biệt là dân văn phòng:

Phím tắt điều hướng trong Excel

Nhóm phím tắt được giới thiệu đầu tiên trong các thủ thuật Excel cho dân văn phòng đó là phím tắt điều hướng. Nếu là một nhân viên văn phòng, hẳn là bạn đã sử dụng hầu hết các thao tác này.

Tuy nhiên, sẽ có một số phím tắt bạn chưa sử dụng hoặc chưa biết đến trong những loại được liệt kê dưới đây:

• 4 phím mũi tên ￩ ￪ ￫ ￬: Di chuyển sang trái, lên, sang phải, xuống;
• Ctrl + Home: Di chuyển về vị trí ô đầu tiên của bảng tính;
• Ctrl + End: Di chuyển về vị trí ô cuối cùng chứa nội dung trong bảng tính;
• Home: Di chuyển về ô đầu tiên của một hàng;
• PgDn/ PgUp: Di chuyển xuống/ lên trên một màn hình trong trang tính;
• Ctrl + PgDn/ PgUp: Di chuyển sang sheet bên phải/ bên trái của trang tính;
• Alt + PgDn/ PgUp: Di chuyển sang phải/ trái một màn hình trong trang tính;
• Tab/ Shift + Tab: Di chuyển sang phải/ trái một ô;

Phím tắt liên quan đến dữ liệu được chọn

Với những dữ liệu lớn, nhóm các phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn là vô cùng cần thiết. Trong công việc, chúng ta sẽ thường gặp những phím tắt sau đây:

• Shift + Space: Chọn một hàng;
• Ctrl + Space: Chọn một cột;
• Shift + 4 phím mũi tên ￩ ￪ ￫ ￬: Mở rộng vùng chọn sang trái, lên trên, sang phải, xuống dưới một ô;
• Ctrl + A: Chọn toàn bộ một sheet trong trang tính;
• Shift + Home: Mở rộng vùng lựa chọn đến vị trí đầu tiên của hàng;
• Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng lựa chọn đến vị trí đầu tiên của trang tính;
• Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng lựa chọn đến vị trí cuối cùng chứa nội dung của trang tính;
• F8: Kích hoạt tính năng mở rộng vùng lựa chọn.

Phím tắt chỉnh sửa, chèn dữ liệu

Nếu có một cuộc khảo sát về nhóm phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong các thủ thuật Excel cho dân văn phòng, câu trả lời có lẽ là phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu.

Nhóm phím tắt này sẽ giúp cho bạn dễ dàng trong các thao tác, cụ thể:

• Ctrl + Z: Hoàn tác về thao tác trước đó;
• Ctrl + Y: Đi tới thao tác tiếp theo;
• Ctrl + C: Sao chép những nội dung đã chọn;
• Ctrl + X: Cắt những nội dung đã chọn;
• Ctrl + V: Dán những nội dung đã chọn;
• Enter: Kết thúc việc nhập dữ liệu tại một ô và di chuyển xuống ô phía dưới;
• Shift + Enter: Kết thúc việc nhập dữ liệu tại một ô và di chuyển lên ô phía trên;
• Alt + Enter: Xuống dòng nội dung trong ô;
• Esc: Hủy bỏ những chỉnh sửa trong ô;
• Backspace: Xóa tất cả nội dung trong ô hoặc xóa từng ký tự từ phải sang trái;
• Delete: Xóa tất cả nội dung trong ô hoặc xóa từng ký tự từ trái sang phải;
• Ctrl + : (dấu hai chấm): Lấy ngày hiện tại;
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Lấy thời gian hiện tại;
• Ctrl + D: Sao chép nội dung ô phía trên;
• Ctrl + R: Sao chép nội dung ô bên trái.

Phím tắt định dạng

Để giúp cho trang tính nhìn đẹp, chính xác và chuyên nghiệp, chúng ta cần định dạng lại các nội dung trong trang tính. Một số phím tắt định dạng mà dân văn phòng có thể tham khảo như:

• Ctrl + B: Định dạng in đậm cho nội dung trong ô;
• Ctrl + I: Định dạng in nghiêng cho nội dung trong ô;
• Ctrl + U: Định dạng gạch dưới cho nội dung trong ô;
• Ctrl + Shift + ~: Định dạng kiểu “general”;
• Ctrl + Shift + #: Định dạng ngày theo “ngày – tháng – năm”;
• Ctrl + Shift + @: Định dạng giờ theo “giờ:phút AM/PM”;
• Ctrl + Shift + ^: Định dạng số với 2 chữ số thập phân.

Sử dụng các hàm tính toán có sẵn trong Excel

Là một dân văn phòng, bạn không thể bỏ qua thủ thuật sử dụng các hàm tính toán có sẵn trong Excel. Dựa vào những hàm này, bạn có thể dễ dàng tính toán hay xử lý dữ liệu chúng ta cần một cách đơn giản.

Bài viết sẽ gợi ý cho bạn một số hàm quan trọng.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một hàm thông dụng trong số các thủ thuật Excel cho dân văn phòng. Ký tự “V” trong VLOOKUP là từ viết tắt của Vertical – hàng dọc, LOOK UP có nghĩa là tìm kiếm. Nhìn vào tên hàm bạn cũng có thể biết được chức năng hàm này là tìm kiếm thông tin theo hàng dọc. Tuy nhiên, bạn cần nhớ thêm, VLOOKUP sẽ trả về giá trị tương ứng theo hàng ngang.

Công thức: VLOOKUP (value, table, col_index, [range]) 

Trong đó:

• value: giá trị cần tìm kiếm, có thể là giá trị trực tiếp hoặc giá trị từ một ô khác;
• table: bảng giá trị để tìm kiếm;
• col_index: cột cần lấy dữ liệu, được tính từ trái sang phải;
• range: 1 (true – dò tìm tương đối) hoặc 0 (false – dò tìm chính xác 100%), nếu không điền tham số này sẽ mặc định là 1.

Hàm VLOOKUP được sử dụng nhiều khi tìm kiếm tên sản phẩm, mã sản phẩm, mã vạch,… Khi sử dụng, bạn cần chú ý một số lỗi dưới đây:

• Lỗi #NA: không tìm thấy giá trị trong bảng;
• Lỗi #REF!: xuất hiện khi cột cần lấy dữ liệu lớn hơn tổng số cột trong bảng giá trị tìm kiếm;
• Lỗi #VALUE!: xuất hiện khi cột cần lấy dữ liệu nhỏ hơn 1.

Bên cạnh hàm VLOOKUP, trong Excel còn có một hàm tương tự gọi là HLOOKUP. Hai hàm này sẽ giống nhau về mục đích nhưng cách hoạt động sẽ khác nhau. Nếu VLOOKUP tìm kiếm theo hàng dọc, trả về giá trị tương ứng theo hàng ngang thì HLOOKUP sẽ ngược lại. Hàm này tìm kiếm theo hàng ngang và trả về giá trị tương ứng theo hàng dọc.

Hàm IF

Đây là hàm được sử dụng nhiều cho mục đích thống kê số liệu. Hàm IF sẽ kiểm tra một điều kiện và trả về những giá trị tương ứng dựa vào điều kiện đó đúng hay sai.

Công thức: IF(condition, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

• condition: Biểu thức điều kiện để kiểm tra;
• value_if_true: giá trị trả về của hàm IF nếu điều kiện kiểm tra là đúng;
• value_if_false: giá trị trả về của hàm IF nếu điều kiện kiểm tra là sai.

Hàm IF là một hàm dễ hiểu và dễ sử dụng trong những thủ thuật Excel cho dân văn phòng. Tuy nhiên, bạn cần chú ý một số điểm sau đây khi sử dụng:

• Hàm IF mặc định sẽ không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong biểu thức điều kiện để kiểm tra;
• Giá trị trả về sẽ là 0 nếu điều kiện kiểm tra là đúng và value_if_true để trống;
• Giá trị trả về sẽ là 0 nếu điều kiện kiểm tra là sai và value_if_false để trống;
• Hiển thị lỗi #NAME? chỉ xảy ra khi bạn sai chính tả cho từ IF.

Hàm EXACT

Để so sánh hai chuỗi văn bản có bằng nhau hay không, bạn có thể sử dụng hàm EXACT. Nếu chúng hoàn toàn giống nhau, giá trị trả về của hàm sẽ là TRUE, ngược lại sẽ là FALSE. Hàm EXACT sẽ không quan tâm đến định dạng, nhưng sẽ phân biệt chữ hoa và thường.

Công thức: EXACT(value1, value2)

Trong đó:

• value1: chuỗi văn bản thứ nhất cần so sánh;
• value2: chuỗi văn bản thứ hai cần so sánh.

Hàm COUNTIF

Giả sử, bạn đang làm việc cho một tập đoàn lớn, bạn muốn biết có bao nhiêu nhân viên có độ tuổi lớn hơn 18 trong một trang tính với dữ liệu khổng lồ. Đừng lo, Excel đã cung cấp cho bạn hàm COUNTIF. Hàm này sẽ giúp bạn đếm được số lượng ô thỏa mãn điều kiện cho sẵn.

Công thức: COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: vùng phạm vi mà bạn muốn đếm;
• criteria: điều kiện để đếm, nếu không phải là ô dữ liệu thì cần sử dụng dấu “ ” cho điều kiện.

Bạn cần chú ý rằng hàm COUNTIF sẽ không phân biệt chữ hoa, chữ thường trong chuỗi điều kiện để đếm. Ngoài ra, hãy đảm bảo dữ liệu không chứa khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi.

Lời kết

Bài viết đã bật mí đến các bạn một số thủ thuật Excel cho dân văn phòng. Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Tìm hiểu thêm: Dân văn phòng, tiềm năng và thử thách