Viết thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển là rất quan trọng. Đâu là cách viết thu hút nhất?

Chắc hẳn bạn sẽ rất vui nếu tuyển được nhiều ứng viên cho công ty sau mỗi cuộc phỏng vấn. Tuy vậy, bạn vẫn lo sợ rằng không biết cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn sao cho thu hút những ứng viên trúng tuyển. Hãy tham khảo bài viết để có ngay bí kíp.

Tham khảo thêm bài viết: Mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn cho HR

Mẫu thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển

Mẫu 1. Trực tiếp gửi thư mời nhận việc

THƯ MỜI NHẬN VIỆC

VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN CONTENT

Tên nhân sự: Nguyễn Văn A

Sinh năm: 1996

Mobile: 038 xxx xxx

Email: nguyenvana@gmail.com

Như thông tin đã trao đổi cùng bạn qua điện thoại, Công Ty TNHH ABC chân thành cảm ơn sự quan tâm của Bạn đối với công ty cũng như chức danh công việc. Chúng tôi trân trọng thông báo đến Bạn đã thể hiện thành công trong đợt phỏng vấn vừa qua. Bạn sẽ:

Làm việc tại : CÔNG TY TNHH ABC

Địa chỉ         : Tầng 12 (1206), tòa nhà CitiLight

                       Số 45 Võ Thị Sáu, Phường Đa Kao, Quận 1

Vị trí            : Nhân viên content

Báo cáo trực tiếp: Trưởng bộ phận

Ngày nhân việc : 12/04/2021 – Thời gian thử việc: 02 tháng

Thời gian làm việc :

–          Từ 7h30 -17h00  : từ ngày Thứ 2 đến Thứ 6

–          Từ 7h30 – 12h00 : Thứ 7

Lương chính thức : 8.500.000 đồng/ tháng

Lương thử việc     : 8.000.000 đồng / tháng

Các chế độ khác: theo luật Lao động Việt Nam, theo Nội quy lao động

Mời ban liên hệ với Ms. Linda (098.xxx.xxx) hoặc Ms. Ngân (0918.xxx.xxx) để nhận việc.

Chúng tôi rất hoan nghênh sự gia nhập vào WinPlace của Bạn và hy vọng chúng ta sẽ có sự hợp tác tốt đẹp, bền vững.

Trân trọng!

Mẫu 2 Từ chối ứng viên (bằng tiếng Việt)

Dear anh Nguyễn Văn A,

Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn vị trí Nhân Viên Digital Marketing. Chúng tôi đánh giá kinh nghiệm cũng như sự nhiệt tình của bạn cũng như mong muốn đóng góp vì mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, sau quá trình sàng lọc, chúng tôi nhận thấy một số ứng viên khác phù hợp với định hướng phát triển của công ty hơn. Vì vậy, chúng tôi quyết định đi tiếp với họ trong giai đoạn này.

Hồ sơ của bạn sẽ được lưu trữ và khi có cơ hội việc làm mới phù hợp hơn, chúng tôi xin phép liên hệ lại bạn trong tương lai.

Trân trọng,

Một mẫu khác từ chối bằng tiếng Anh:

Thank You Letter

Dear, Ms. A

Thank you very much for joining the interview with ABC Group. We really enjoy meeting you and highly appreciate your experiences and we much believe that you will create more outstanding credentials in your future career.

However, after serious consideration, we would like to go with the best fit candidate for the time being.

We will keep your profile in our system and contact you in the future when there is any suitable position raising. Meanwhile, should there be any changes in your contact details, kindly keep us informed. 

Once again, thank you very much for your interest in ABC Corporation. And we sincerely wish you every success in your career.

Yours sincerely,

Tại sao việc viết thư thông báo cho một ứng viên được chọn lại quan trọng?

Nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua bước viết thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển. Họ cho rằng chỉ cần một cuộc gọi điện thoại thông báo, sau đó sẽ nói chuyện trực tiếp vào ngày ứng viên nhận việc. Tuy nhiên, những lý do dưới đây sẽ khiến bạn suy nghĩ lại vấn đề này.

Thêm cơ hội tuyển dụng

Việc viết thư thông báo kết quả phỏng vấn là một trong những điều quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Điều này có thể giúp cho bộ phận nhân sự có thể lấp đầy nhanh nhất có thể những vị trí trống.

Thông thường, mỗi ứng viên có thể phỏng vấn một lúc nhiều công ty khác nhau, vì vậy việc thông báo nhanh chóng sẽ giúp bạn có cơ hội tuyển dụng họ. Bạn cũng muốn biết liệu ứng viên muốn chấp nhận hay từ chối vị trí để tiếp tục phỏng vấn các ứng viên khác.

Nhanh chóng, hiệu quả

Cách tốt nhất để thông báo cho một ứng viên đã được chọn là qua thư. Đây là một trong những cách nhanh nhất, hiệu quả nhất để truyền đạt mong muốn tuyển dụng đến ứng viên của bạn. Thư này cũng có thể dùng để xác minh thông tin được thảo luận trong các cuộc phỏng vấn, chẳng hạn như mức lương và ngày bắt đầu làm việc.

Ngoài ra, bạn có thể đính kèm bất kỳ những tệp tin quan trọng, chẳng hạn như thư cảm ơn hoặc các tài liệu khác. Việc viết thư không chỉ nhanh chóng, đơn giản mà còn thể hiện rõ các chi tiết được gửi, không giống như một cuộc gọi điện thoại.

Những nội dung cần có trong thư thông báo kết quả phỏng vấn

Thư thông báo kết quả phỏng vấn một phần nào đó thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty. Mỗi doanh nghiệp sẽ có phong cách, tiêu chuẩn riêng đối với cách viết thư. Tuy nhiên, những nội dung sau không nên bỏ qua trong thư.

Tiêu đề

Đây là một phần không thể thiếu trong thư, là cách quan trọng để thu hút người đọc mở thư. Trong tiêu đề, bạn cần thể hiện rõ ràng, cụ thể nhưng nội dung phải ngắn gọn, xúc tích. Với những thư không có tiêu đề, ứng viên sẽ rất dễ bỏ qua.

Hơn nữa, việc viết thư không có tiêu đề thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của công ty. Vì vậy, ứng viên có thể cân nhắc lại cho việc chọn nơi này để cống hiến. Họ có thể chia sẻ những đánh giá và phản hồi tiêu cực về doanh nghiệp.

Lời chào, phần mở đầu

Trước khi bắt đầu đi vào nội dung của lá thư, việc lựa chọn lời chào là chìa khóa để có thể dễ dàng thành công trong việc trao đổi. Bạn nên tìm hiểu về tuổi tác và một số thông tin cá nhân của ứng viên qua CV. Sau đó, tùy thuộc vào đối tượng, bạn sẽ có những cách bắt đầu cuộc trò chuyện khác nhau.

Nội dung chính của thư

Nội dung của thư không giới hạn về độ dài, tùy thuộc vào mục đích của người gửi thư. Tuy nhiên, bạn cần đi thẳng vào vấn đề, tránh vòng vo và trình bày những nội dung không cần thiết. Với thư thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển, những nội dung cần có như sau:

• Thông báo người trúng tuyển: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, vị trí công việc; VD: Bà Phan Thị …. đã trúng tuyển vị trí Nhân viên Content thuộc bộ phận Marketing tại WinPlace…
• Sơ lược về kỹ năng, kinh nghiệm hoặc phẩm chất của ứng viên khiến họ nổi bật;
• Chia sẻ quyết định trúng tuyển cho ứng viên;
• Giải thích các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng;
• Mức lương được đề xuất, ngay cả khi đã được thảo luận trong cuộc phỏng vấn;
• Thông tin về ngày bắt đầu, nơi làm việc, thời gian thử việc;
• Nêu rõ về các chế độ phụ cấp, ưu đãi khác.

Bên cạnh những nội dung trên, bạn nên có lời cảm ơn và hoan nghênh ứng viên đã bỏ thời gian tìm hiểu và đến phỏng vấn tại công ty. Đây là cách gây ấn tượng tốt với ứng viên, thể hiện sự chào đón của doanh nghiệp.

Yêu cầu đối với ứng viên

Tùy thuộc vào vị trí và công ty, sẽ có những yêu cầu riêng cho ứng viên. Hầu hết, trong thư thông báo đến những ứng viên trúng tuyển, yêu cầu phản hồi trước một ngày cụ thể là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp cho bộ phận nhân sự biết rằng ứng viên có đồng ý làm việc không để có những tính toán nhân sự.

Xác nhận của công ty

Hiện nay, có rất nhiều email lừa đảo của một số thành phần trên mạng xã hội. Vì vậy, việc có xác nhận của công ty như chữ ký, thông tin về doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Điều này giúp cho ứng viên không có sự hoài nghi khi nhận được thư thông báo. Ngoài ra, họ có thể dễ dàng tìm những thông tin của doanh nghiệp từ xác nhận này.

Những lưu ý khi viết thư thông báo kết quả phỏng vấn

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến sự quyết định của ứng viên trúng tuyển là thư thông báo kết quả phỏng vấn. Do vậy, sau khi hoàn thành nội dung thư, bạn nên chú ý đến một số thông tin sau để thư của mình hoàn thiện nhất.

Thông tin trong thư

Khi viết thư, bạn cần đặc biệt chú ý 2 thông tin sau. Thứ nhất, địa chỉ của người nhận phải đảm bảo chính xác. Nếu sai thông tin, công ty coi như bỏ một ứng viên ưu tú. Thứ hai, những thông tin về ứng viên, địa chỉ công ty, mức lương,… Điều này không chỉ gây khó khăn cho ứng viên mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Ngôn ngữ sử dụng

Ngôn ngữ sử dụng để viết thư phụ thuộc vào yêu cầu của công ty. Nếu công ty không đòi hỏi về ngoại ngữ, bạn có thể gửi thư bằng tiếng Việt. Ngược lại, bạn nên sử dụng tiếng Anh hay ngôn ngữ khác theo yêu cầu của doanh nghiệp để ứng viên biết được tầm quan trọng của ngôn ngữ này trong công việc.

Lỗi chính tả, ngữ pháp

Lỗi này thì không quá nghiêm trọng nhưng sẽ gây ấn tượng không tốt với ứng viên. Trong một số trường hợp, người đọc có thể hiểu sai ý nghĩa nếu bạn ghi sai chính tả hay ngữ pháp. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại tất cả nội dung để có được một thư thông báo hoàn chỉnh.

Tham khảo them bài viết về kỹ năng phỏng vấn

Kết luận

Bài viết đã chia sẻ bí quyết để viết thư thông báo kết quả phỏng vấn đến các ứng viên đã trúng tuyển.

Hy vọng những thông tin trên có thể giúp các bạn phòng nhân sự không để vụt mất bất kỳ ứng viên nào.