Việc lưu trữ chứng từ kế toán là điều bắt buộc mà các doanh nghiệp phải thực hiện. Pháp luật quy định một số loại chứng từ kế toán cần phải được lưu trữ trong một thời hạn nhất định. Sau thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách tự tiêu hủy. Đối với những loại chứng từ khác nhau thì thời gian lưu trữ cũng có sự khác biệt.

Các loại chứng từ kế toán nào cần lưu trữ?

Theo quy định của pháp luật, tài liệu kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kế toán quản trị cùng một số tài liệu liên quan khác. Tuy nhiên, chỉ có một số loại chứng từ cần được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Các loại tài liệu kế toán cần được lưu trữ ngoài chứng từ kế toán ra thì cần phải có: 

• Những loại sổ kế toán từ tổng hợp đến chi tiết

• Các loại báo cáo như báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
• Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ và báo cáo dự án quyết toán những dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia
• Báo cáo đánh giá, kiểm kê tài sản
• Tài liệu liên quan đến kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán và biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán
• Các quyết định liên quan đến bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận
• Tài liệu liên quan đến việc hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
• Tài liệu về việc tiếp nhận, sử dụng vốn quỹ và nghĩa vụ phí, thuế cùng các nghĩa vụ khác với Nhà nước. 

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật kế toán

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán có sự phân chia tùy theo từng loại giấy tờ khác nhau. Các văn bản hướng dẫn Luật kế toán 2015 quy định rằng những tài liệu kế toán khác nhau sẽ được lưu trữ với thời hạn 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn. 

Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu trong 5 năm

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, sổ sách trong 5 năm thường là những tài liệu dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên, không sử dụng trực tiếp dùng trong ghi sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính hằng năm. Những tài liệu này được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ khi kết thúc niên độ kế toán. 

Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu trong 5 năm gồm một số loại như: 

• Chứng từ kế toán như phiếu thu, chi, phiếu xuất nhập kho không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán và không được ghi vào sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính
• Tài liệu kế toán dùng trong việc quản lý, điều hành của bộ phận kế toán nhưng lại không ghi vào sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính
• Một số tài liệu mà pháp luật trực tiếp quy định là phải lưu trữ tối thiểu trong 5 năm.

Tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu trong 10 năm

Những tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu trong 10 năm được quy định tại các nghị định hướng dẫn của Luật kế toán. Những tài liệu kế toán được lưu trữ tối thiểu trong 10 năm bao gồm: 

• Chứng từ kế toán sử dụng để ghi trong sổ kế toán, báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết hoặc tổng hợp
• Biên bản tiêu hủy tài liệu lưu trữ cùng một số tài liệu khác sử dụng để ghi trong sổ kế toán hoặc báo cáo tài chính
• Tài liệu kế toán sử dụng trong việc thanh lý, chuyển nhượng các tài sản cố định, những biên bản báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản
• Tài liệu kế toán thuộc các kỳ kế toán năm cùng với những tài liệu liên quan đến việc quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C
• Những tài liệu liên quan đến việc thành lập, sáp nhập hoặc chia tách, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chuyển đổi đơn vị, loại hình hoạt động
• Những tài liệu về giải thể, phá sản, chấm dứt hoặc động hoặc hoàn thành dự án
• Pháp luật quy định một số tài liệu kế toán khác phải lưu trữ tối thiểu trong 10 năm. 

Tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn

Các đơn vị nhà nước, công ty kinh doanh sẽ có những tài liệu kế toán khác nhau. Do vậy, những tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đối với các loại hình hoạt động khác nhau sẽ có sự khác biệt. 

Đối với những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Nhà nước, các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: 

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn hoặc ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân phê chuẩn
• Hồ sơ hoặc báo cáo quyết toán các dự án đã hoàn thành thuộc nhóm A, những dự án có tầm quan trọng cấp quốc gia
• Những tài liệu kế toán khác có ý nghĩa lịch sử hoặc kinh tế, an ninh và quốc phòng

Tài liệu kế toán đối với đơn vị có hoạt động kinh doanh phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các tài liệu có tính sử liệu. Những tài liệu có tính quan trọng về kinh tế, an ninh và quốc phòng cũng phải được lưu trữ vĩnh viễn. 

Tài liệu kế toán có phải lưu trữ vĩnh viễn không được quyết định bởi người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Một số tài liệu khác sẽ do các ngành, địa phương quyết định dựa trên tính sử liệu, kinh tế, an ninh và quốc phòng. Sau khi quyết định lưu trữ thì tài liệu sẽ được giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận chuyên môn lưu trữ bằng bản gốc hoặc những hình thức khác. 

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là khi nào?

Các văn bản kế toán được phân chia về thời hạn lưu trữ nên thời điểm để tính thời gian này cũng có sự khác biệt. Nhìn chung, thời điểm tính thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán, ngày báo cáo quyết toán được duyệt…

Thời hạn được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán

Những tài liệu sau khi kết thúc kỳ kế toán năm thì phải được lưu trữ bao gồm: 

• Những tài liệu kế toán có thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm trở lên
• Một số tài liệu thuộc nhóm phải lưu trữ tối thiểu 10 năm trở lên bao gồm: 

• Những chứng từ kế toán được ghi trực tiếp vào sổ kế toán cùng với báo cáo tài chính, bảng kể, bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán
• Biên bản tiêu hủy tài liệu cùng với những tài liệu khác sử dụng để ghi sổ kế toán, báo cáo tài chính.
• Tất cả những tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn.

Thời điểm tính từ ngày báo cáo quyết toán được duyệt

Một số tài liệu kế toán của chủ đầu tư được tính thời gian lưu trữ kể từ ngày báo cáo quyết toán đã được duyệt. Những tài liệu này gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm hoặc tài liệu về quyết toán các dự án đã được hoàn thành thuộc nhóm B, C. 

Thời điểm tính từ ngày xảy ra các hành động như thành lập, sáp nhập, phân chia

Nếu như công ty thành lập thì tài liệu kế toán liên quan đến thành lập sẽ được lưu trữ tính từ ngày thành lập. Những tài liệu liên quan đến việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình thì thời điểm sẽ được tính từ khi ngày xảy ra việc chia, tách sáp nhập. 

Một số tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động hoạt hoàn thành dự án có thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành xong hồ sơ. Những tài liệu liên quan đến hoạt động kiểm toán, thanh tra có thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo kiểm toán hoặc kiểm tra. 

Kết luận

Việc lưu trữ chứng từ kế toán thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được xác định dựa trên Luật kế toán cũng như các văn bản hướng dẫn. Các công ty phải lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của pháp luật về thời gian và thời điểm lưu trữ. Tham khảo thêm các bài viết tại Winplace để có thông tin mới nhất liên quan đến kế toán và doanh nghiệp.