Đối với các loại giấy tờ như chứng từ kế toán, các loại sổ sách, báo cáo tài chính,…đều sẽ có thời hạn lưu trữ riêng. Hết thời hạn này thì buộc phải tiêu huỷ nó theo đúng quy định của pháp luật. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán sẽ còn tùy thuộc vào mức độ quan trọng và tính chất của loại chứng từ đó.

Chứng từ kế toán là gì? 

Luật kế toán có quy định rất rõ về chứng từ kế toán. Đây có thể sẽ là những giấy tờ hay các vật có tính phản ánh các hoạt động tài chính đã và đang phát sinh tại doanh nghiệp. Sổ kế toán sẽ được ghi chép dựa trên các chứng từ này.

– Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: Các hoạt động giao dịch liên quan đến ngân hàng tại doanh nghiệp bao gồm: rút, gửi tiền ngân hàng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, Sec rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi…

– Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán tiền lương thưởng…

Chứng từ kế toán cần được lưu lại

– Chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng và bán hàng: phiếu nhập kho (01-VT), phiếu xuất kho (02-VT), hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/ đầu ra, biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản kiểm kê hàng hóa…

– Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh: các phiếu kế toán (phiếu thu, phiếu chi…), hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường…

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định 

Những loại chứng từ kế toán kể trên đều có thời hạn lưu trữ riêng của từng loại. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được chia ra như sau:

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán 5 năm 

Các tài liệu kế toán dùng trong quản lý và điều hành thường xuyên  của doanh nghiệp. Các tài liệu này thường sẽ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán hay lập báo cáo tài chính và sẽ được lưu trữ ít nhất là 5 năm kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm.

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán 10 năm

• Các loại chứng từ được sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính. 
• Những bảng tổng hợp chi tiết và sổ kế toán. 
• Những báo cáo về tài chính trong tháng, quý, năm hay các báo cáo quyết toán. 
• Các quy trình tiêu hủy hồ sơ kế toán lưu trữ và các tài liệu khác  liên quan đến việc lập báo cáo kế toán và  tài chính. 
• Tài liệu kế toán liên quan đến việc thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án liên quan đến việc thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị hạch toán dự án.
• Văn bản Kiểm toán Văn phòng Kiểm toán Nhà nước. 

 Tài liệu kế toán được lưu trữ lâu dài 

•  Báo cáo  quyết toán năm ngân sách quốc gia đã được Quốc hội thông qua. 
•  Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng đối với dự án  nhóm A. 
•  Các tài liệu kế toán khác có  ý nghĩa lịch sử và quan trọng liên quan đến kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn  là  10 năm hoặc lâu hơn, cho đến khi tài liệu kế toán biến mất một cách tự nhiên. Hoặc bị tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Tham khảo thêm dịch vụ: Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Xử phạt vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán

Việc xử phạt hiện được quy định bởi Nghị định 105/2013 / NĐ-CP. Cụ thể, phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

• Lưu trữ tài liệu kế toán cũ hơn 12 tháng so với  quy định. 
• Bắt buộc lưu giữ các hồ sơ kế toán không đầy đủ. 
• Không duy trì tính bảo mật của hồ sơ kế toán trong quá trình lưu giữ và làm hỏng hoặc mất hồ sơ. 

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

• Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng cách. 
• Không tổ chức, sắp xếp hàng tồn kho và khôi phục hồ sơ kế toán bị mất, bị hỏng. 

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

• Hủy hồ sơ kế toán trước thời hạn lưu trữ theo quy định. 
• xử lý Hồ sơ Kế toán mà không thành lập Hội đồng Xử lý 
• Không thực hiện đúng các phương pháp tiêu hủy và không lập hồ sơ tiêu hủy khi thích hợp.

Kết luận 

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được quy định sẽ dựa trên rất nhiều yếu tố như tính quan trọng của loại giấy tờ đó. Các doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy định để không bị xử phải theo quy định của nhà nước. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!