Với nền kinh tế mở cửa và hội nhập thì việc các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào thị trường Việt Nam đang dần phổ biến. Theo đúng luật pháp của nước ta thì các công ty nước ngoài này cần phải có văn phòng đại diện để có thể dễ dàng quản lý. Muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì doanh nghiệp cần phải trải qua các quy định đúng với pháp luật của Việt Nam.
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?
Các công ty nước ngoài đầu tư vào thị trường Việt Nam là cơ hội phát triển về cả kinh tế và cơ sở hạ tầng. Khi muốn hoạt động và khai thác thị trường nước ta thì các doanh nghiệp nước ngoài này cần phải thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài hợp pháp. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là 1 đơn vị thuộc quản lý của công ty nước ngoài đó.
Đây là cơ sở đại diện pháp lý cho doanh nghiệp và thực hiện các công việc như xúc tiến đầu tư và khảo sát thị trường. Không chỉ vậy đây là nơi giải quyết các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp. Vì có vai trò quan trọng như vậy nên muốn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải trải qua các quy trình thủ tục có sử quản lý của pháp luật.
Tham khảo thêm Luật doanh nghiệp 2020
Ưu và nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Tại sao doanh nghiệp nên thành lập 1 văn phòng đại diện tại Việt Nam mà không phải là công ty con? Việc có 1 văn phòng đại diện thì sẽ mang đến những ưu điểm hay nhược điểm như thế nào?
Ưu điểm
- Khi có văn phòng đại diện các công ty nước ngoài có thể hợp tác với các doanh nghiệp và các đối tác tại địa phương.
- Có thể thúc đẩy việc trao đổi hàng hóa tại thị trường địa phương.
- Những người người ngoài làm việc tại các văn phòng đại diện này sẽ được cấp giấy phép hoạt động và thẻ tạm trú có thời hạn 2 năm.
- Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài sẽ giúp tiết kiệm chi phí hoạt động cho công ty mẹ. Các văn phòng này có thể giúp giảm thiểu các rủi ro về hành chính cho doanh nghiệp.
Nhược điểm
- Các văn phòng đại diện chỉ được phép khảo sát và nghiên cứu thị trường, không được có các hoạt động kinh doanh sinh lợi nào khác.
- Các doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải tìm hiểu và tuân thủ các quy định về sử dụng lao động tại Việt Nam. Các chính sách về lương thưởng cũng như bảo hiểm đều phải tuân thủ theo pháp luật Việt Nam.
- Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải tuân thủ các quy định trong luật chống rửa tiền và các điều luật về thuế.
- Cần phải thực hiện báo cáo hàng năm và nộp cho cơ quan cấp phép.
- Các văn phòng đại diện công ty Việt Nam có thời hạn hoạt động 5 năm và có thể gia hạn khi hết.
Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần gì?
Dù mang đến rất nhiều lợi ích cho cho việc kinh doanh nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Sau đây sẽ là những điều kiện để doanh nghiệp có thể thành lập được văn phòng đại diện của mình.
- Công ty nước ngoài phải có giấy phép kinh doanh đúng với quy định của nước có điều ước quốc tế mà Việt Nam có tham gia.
- Có ít nhất 1 năm hoạt động tại nước sở tại sau khi đã được cấp phép hoạt động.
- Các hoạt động của văn phòng đại diện chỉ trong khuôn khổ khảo sát và nghiên cứu thị trường.
- Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần có sự chấp thuận của bộ trưởng, thủ trưởng ban ngành.
Tham khảo thêm dịch vụ Thành lập mới tại WinPlace
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần có gì?
Để có thể xin phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài doanh nghiệp cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ liên quan sau đây.
- Mẫu đơn xin thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo quy định .
- Bản sao có công chứng giấy phép kinh doanh của công ty.
- Báo cáo tài chính hoặc báo cáo hoạt động có xác nhận của cơ quan cấp phép kinh doanh cho công ty.
- Giấy tờ chứng minh nhân thân và văn bản bổ nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đặt văn phòng.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp cần trải qua các quy trình sau đây để hoàn thành việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
- Bước 1: Người đại diện đứng đầu cần tìm hiểu về những quy định của pháp luật Việt Nam.
Người đại diện cho văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải tìm hiểu về các điều luật sử dụng lao động, luật về thuế và các điều luật khác mà Việt Nam quy định có liên quan đến các doanh nghiệp nước ngoài.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để xin thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng hướng dẫn như trên để có thể xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Tất cả các giấy tờ đều phải đúng sự thật và đúng với quy định của pháp luật.
- Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ xử lý.
Người đại diện văn phòng sẽ nộp hồ sơ đã chuẩn bị lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Các doanh nghiệp sẽ nộp tại sở công thương hoặc ban quản lý khu công nghiệp nơi thành lập văn phòng. Theo đúng quy định hồ sơ sẽ được tiếp nhận và xử lý trong 3 ngày. Sau đó doanh nghiệp sẽ được nhận kết quả là đồng ý hay không đồng ý từ cơ quản xử lý hồ sơ.
Lưu ý nên có các trường hợp phát sinh cần xin giấy phép của cấp trên thì thời hạn làm việc có thể là 7 ngày.
Lời kết
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài sẽ mang đến nhiều lợi ích cho các công ty hơn là việc thành lập 1 công ty con. Các thủ tục để thành lập văn phòng đại diện sẽ trải qua rất nhiều bước nên đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ về các quy định theo pháp luật hiện hành.
WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!
Tốt nghiệp chuyên nghành quản trị văn phòng, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong mảng văn phòng dịch vụ – Coworking Space. Thiên Bình luôn mong muốn truyền tải “giá trị mới” giúp các doanh nghiệp trẻ có cái nhìn cận cảnh về mô hình Coworking space, một mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp tiếp thu – cải tiến – hiện đại.
