fb

Kế toán tiền lương đảm nhận vai trò quan trọng trong việc tính toán, hạch toán các khoản lương, phụ cấp, khấu trừ cho người lao động. Để thực hiện tốt công việc này bạn cần nắm quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương. Những nội dung chi tiết sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là vị trí chuyên viên kế toán thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán tiền lương dựa vào các chứng từ như bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động,…
Bên cạnh đó, vị trí công việc này cần tính toán, theo dõi các khoản khấu trừ kèm theo cho người lao động như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, phí công đoàn,…

Kế toán tiền lương cần đảm bảo sự phù hợp với quỹ lương của đơn vị và chính xác theo quy định các khoản lương thưởng cho người lao động. Điều này là yếu tố góp phần tạo nên sự ổn định, hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Từ đó nhân viên cũng sẽ có công việc ổn định, các chế độ càng được nâng cao.

Tham khảo thêm bài viết: Chế độ kế toán tiền lương và một số lưu ý đối với hạch toán tiền lương doanh nghiệp

Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp
Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Nhiệm vụ kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương có vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tính toán lương cho người lao động đầy đủ và chính xác, kế toán tiền lương còn đảm bảo cập nhật đầy đủ và cân đối các chi phí cho đơn vị. Một số công việc cụ thể của kế toán tiền lương như:

Theo dõi, tính toán chính xác và đúng quy định các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp cho người lao động;

Theo dõi, đảm bảo thực hiện đúng chính sách và kịp thời các chế độ cho người lao động. Bao gồm các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, phí công đoàn;

Thực hiện phân bổ đầy đủ các khoản tiền lương, trợ cấp và các khoản khấu trừ vào chi phí hoạt động, sản xuất của đơn vị;

Lập các báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm kế toán về các khoản tiền lương và các khoản chi phí liên quan;

Thiết lập, theo dõi và giải quyết các tạm ứng lương của nhân viên theo đúng quy định của công ty;

Theo định kỳ lập các báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

báo cáo định kỳ
Kế toán tiền lương cần thực hiện các báo cáo định kỳ

Kế toán tiền lương cần lưu ý những vấn đề gì?

Tiền lương có vai trò quan trọng đối với người lao động, là mục tiêu và là động lực để nâng cao hiệu quả công việc. Vì vậy, vị trí kế toán tiền lương cần có sự tỉ mỉ và chính xác cao. Việc này giúp hạn chế những mâu thuẫn, xung đột diễn ra trong nội bộ công ty và thúc đẩy tinh thần làm việc, cống hiến của người lao động. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương là:

Nắm rõ các khoản lương cứng, lương mềm, phụ cấp của từng nhân viên;

Chú ý đến những lao động đang trong thời gian thử việc, lao động thời vụ, cộng tác viên,…;

Nắm rõ cách khai báo các khoản thu nhập, trợ cấp, khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động;

Tìm hiểu rõ và luôn cập nhập quy định mới nhất các thông tin về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, thu nhập không chịu thuế, tỷ lệ trích các khoản theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội;

Biết các thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm cho nhân viên;

Cần hiểu rõ các thủ tục, chứng từ liên quan đến quyền lợi người lao động như trợ cấp nghỉ việc, tai nạn lao động, nghỉ thai sản, nghỉ lương hưu,…

Công việc của kế toán tiền lương đòi hỏi độ chính xác cao
Công việc của kế toán tiền lương đòi hỏi độ chính xác cao

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Để người lao động nhận lương vào mỗi tháng, kế toán viên cần thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương. Quy trình này gồm những bước căn bản sau:

Đối với những nhân viên kinh doanh, có lương phụ thuộc vào doanh số, KPI mỗi tháng thì kế toán sẽ dựa vào giá trị các hợp đồng ký được và quy định của công ty để tính số lương doanh số phải trả cho nhân viên;

Phòng nhân sự chấm công số ngày công thực tế và số ngày công làm việc, từ đó lập bảng lương căn bản theo mức lương tương ứng của từng đối tượng cùng với các khoản công tác phí, trợ cấp;

Kế toán tổng hợp bảng lương cần trả cho từng nhân viên dựa vào bảng lương doanh số và lương căn bản do phòng nhân sự gửi;

kế toán tính số tiền cần khấu trừ vào lương người lao động như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân (nếu có);

Kế toán hoàn thành bảng lương cuối cùng với đầy đủ các khoản khấu trừ, chi tiêu phải trả cho người lao động;

Có 2 hình thức mà kế toán có thể trả lương cho người lao động: tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi chi trả tiền mặt, kế toán cần lập phiếu chi chuyển đến thủ quỹ hoặc cần lập phiếu Ủy nhiệm chi nếu trả lương thông qua ngân hàng. Ngân hàng nhận được yêu cầu sẽ tiến hành trích tiền từ tài khoản công ty và gửi cho người lao động;

Thủ quỹ chi tiền mặt từ quỹ lương công ty và chuyển tiền kèm phiếu chi đến phòng nhân sự;

Phòng nhân sự nhận tiền và ký xác nhận;

Phòng nhân sự lập bảng ký xác nhận lương cho toàn đơn vị;

Nhân viên nhận lương tại phòng nhân sự và ký xác nhận đã nhận.

luân chuyển chứng từ
Hiện nay nhiều đơn vị sử dụng phương thức trả lương chuyển khoản

Các phương pháp khi luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Quy trình luân chuyển kế toán tiền lương trải qua rất nhiều bước trước khi người lao động nhận được tiền. Một số phương pháp được sử dụng khi luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương như sau:

Phương pháp hạch toán dạng tổng hợp

Kế toán tiền lương sẽ dựa vào các quy định hiện hành và bảng lương cuối cùng. Các khoản như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đưa vào đối tượng chịu phí có liên quan. Cụ thể kế toán ghi như sau:

  • Nợ 627, 641, 622, 642… Các đối tượng chi phí;
  • Có 3383: Bảo hiểm xã hội;
  • Có 3382: Phí công đoàn;
  • Có 3389: Bảo hiểm thất nghiệp;
  • Có 3384: Bảo hiểm y tế.

Kế toán căn cứ vào quy định hiện hành để khấu trừ các khoản vào lương chi trả cho người lao động. Định kỳ kế toán ghi các khoản khấu trừ như sau: 

  • Có 3383: Bảo hiểm xã hội;
  • Nợ 334: Phải trả cho Công nhân viên;
  • Có 3384: Bảo hiểm y tế.

Đối với cấp trên, kế toán cũng thực hiện ghi các khoản khấu trừ nộp kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế. Các khoản khấu trừ này được kế toán ghi như sau: 

Nợ 3383: Bảo hiểm xã hội;

Nợ 3382: Kinh phí công đoàn;

Nợ 3389: Bảo hiểm thất nghiệp;

Nợ 3384: Bảo hiểm y tế.

các khoản bảo hiểm
Các khoản bảo hiểm theo quy định đưa vào đối tượng chịu phí

Phương pháp chi tiết hạch toán

Phương pháp chi tiết hạch toán sử dụng tài khoản là TK 338 được hiểu là “phải nộp, phải trả khác”. Được sử dụng để theo dõi các khoản thanh toán phải nộp, phải trả khác. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp theo dõi doanh thu của những dịch vụ cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp nhưng chưa thực hiện. Trong tài khoản TK 338 sẽ có các tài khoản cấp hai như sau: 

  • TK 3382: Kinh phí công đoàn;
  • TK 3381: Tài sản thừa đợi xử lý;
  • TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện;
  • TK 3384: Bảo hiểm y tế;
  • TK 3383: Bảo hiểm xã hội;
  • TK 3386: Số tiền nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn;
  • TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp;
  • TK 3385: Phải thu cổ phần hoá về;
  • TK 3388: Phần phải trả khác.

Phương pháp kế toán khoản trích dựa trên lương

Định kỳ hàng tháng, kế toán thực hiện các khoản trích như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ đã quy định. Cụ thể như sau:

  • Nợ TK 334: Khấu trừ vào lương;
  • Nợ TK 641, 623, 622, 627, 642: Tính vào chi phí;
  • Có TK 338 (3383, 3382, 3386, 3384).

Khi mua thẻ bảo hiểm y tế, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, kế toán thực hiện ghi có TK 112, 111 và nợ TK 338. Kế toán thực hiện tính tiền bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động trong các trường hợp như nghỉ thai sản, ốm đau hay tai nạn.

Có TK 334: Phải trả người lao động (3341);

Nợ TK 338: Các khoản phải trả và phải nộp khác (3383).

nhân viên nghỉ thai sản
Kế toán tính tiền Bảo hiểm xã hội phải trả cho nhân viên khi nghỉ thai sản

Khi thực hiện chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, kế toán ghi có TK liên quan: 112, 111,… và nợ TK 338 (3382). Nếu chi vượt nhưng được cấp bù ghi như sau:

  • Có 338 (3383, 3382);
  • Nợ TK 112.

Đối với số bảo hiểm xã hội hay kinh phí công đoàn chỉ tiêu tại các đơn vị trong trường hợp chi không hết thì phải nộp lại đối với cơ quan quản lý. Trong quá trình nộp kế toán ghi:

  • Có TK 112;
  • Nợ TK 338 (3383, 3382).

Trên đây, bài viết đã cung cấp đến bạn thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương và các vấn đề liên quan. WinPlace hy vọng bạn sẽ có nhiều thông tin về mảng kế toán tiền lương và các vấn đề cần chú ý khi đảm nhận vị trí này.

Đánh giá:
0976 312 066 0938 80 90 70 Z Chat zalo