Một trong những khối ngành nghề đang là tâm điểm chú ý của nhiều bạn trẻ chính là quản trị văn phòng. Đặc biệt là trong thời kỳ nhiều doanh nghiệp, công ty, văn phòng đang được thành lập nhiều như hiện nay.

Vậy quản trị văn phòng là gì? Những cơ hội việc làm của ngành này ra sao? Bài viết sẽ là lời giải đáp đến bạn đọc.

Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là thuật ngữ dùng để biểu thị các công việc thuộc lĩnh vực quản lý các hoạt động hằng ngày của một tổ chức, đơn vị công ty, văn phòng. Bất cứ một đơn vị nào khi thành lập cũng đều sở hữu một số lượng nhân viên nhất định, phân về các phòng ban và đảm nhận một loại công việc phù hợp.

Chủ doanh nghiệp thì không thể một mình đảm nhận quán xuyến tất cả mọi việc một cách hiệu quả.

Điều này tạo ra yêu cầu phải có những vị trí, đứng ra đảm nhận nhiệm vụ quan sát, quản lý, sắp xếp mọi việc của từng phòng ban. Những công việc cần có người quản lý tại văn phòng bao gồm như: tài chính, nhân sự, lưu trữ, kế hoạch tài chính, hậu cần… 

Hiện nay, hệ thống các trường đại học và cao đẳng tại Việt Nam luôn có những đơn vị đào tạo ngành này với nội dung bám sát thực tế.

Đảm bảo việc các sinh viên sau khi ra trường có đầy đủ kỹ năng và kiến thức để hoàn thành được công việc của một quản trị văn phòng. 

Tìm hiểu thêm: Quản trị doanh nghiệp thông minh

Môi trường làm việc và mức lương

Với công việc này, ngay từ chính tên gọi của nó thì chúng ta cũng đã phần nào hình dung ra được môi trường làm việc. Một nhân viên quản trị văn phòng thường sẽ chỉ có mặt tại văn phòng, ngồi tại bàn làm việc.

Quản lý công việc thông qua các công cụ như máy tính, điện thoại… 

Về mức lương của quản trị văn phòng có thể được cho là ổn định. Hầu hết ở các doanh nghiệp và công ty tại Việt Nam chi trả mức lương cho sinh viên mới ra trường nhận việc dao động từ 5 – 7 triệu.

Đối với người đã có kinh nghiệm hoặc làm việc lâu năm thì có thể ở mức 10 triệu / tháng. 

Những công việc trong ngành quản trị văn phòng

Là một ngành “hot”, quản trị văn phòng mang lại những cơ hội việc làm với những vị trí và công việc hấp dẫn, thú vị. Tùy vào nhu cầu và hình thức hoạt động tại các doanh nghiệp mà có từng vị trí cụ thể.

Tuy nhiên, nhìn chung, các công việc của một quản trị văn phòng thường sẽ ở các lĩnh vực sau: 

Giám sát nhân viên tại các bộ phận, phòng ban

Phổ biến nhất hiện nay của việc quản trị văn phòng chính là trở thành người giám sát, quan sát tình hình hoạt động chung của các bộ phận, phòng ban. Người này có trách nhiệm điều hòa mọi hoạt động, đảm bảo công việc được diễn ra thuận lợi, không trì trệ.

Cùng với đó là quản lý thái độ làm việc của nhân viên, đảm bảo hiệu suất làm việc tiêu chuẩn. 

Vận hành và bảo trì thiết bị, cơ sở vật chất

Thiết bị, cơ sở vật chất của công ty là một mảng quan trọng. Đây chính là tài sản hiện hữu của đơn vị, góp phần hỗ trợ mạch làm việc của cả công ty. Vì vậy, luôn cần những quản trị văn phòng giỏi, có thực lực để vận hành, quản lý và bảo trì kịp thời khi có sự cố.

Có thể họ sẽ không phải là người đứng ra trực tiếp sửa chữa hay bảo trì nhưng sẽ có trách nhiệm trước mọi vấn đề liên quan. Tức nếu có hư hỏng, họ phải là người đứng ra kịp thời tìm hướng giải quyết, khắc phục.

Công việc văn thư – lưu trữ

Công việc văn thư – lưu trữ dữ liệu văn phòng là một vị trí quan trọng mà bất cứ cơ sở nào cũng cần có. Từ doanh nghiệp, công ty, văn phòng lớn nhỏ cho đến cơ sở giáo dục, bệnh viện… 

Nhiệm vụ của họ là quản lý mọi giấy tờ, văn bản, soạn thảo và ban hành công văn cũng như lưu trữ đến một thời điểm theo quy định. Phân loại, lưu trữ các loại thư đến – đi cũng như chuyển công văn đến các phòng ban, đơn vị cần thiết.

Thư ký tổng hợp

Công việc của một thư ký tổng hợp cũng được xem như là nhiệm vụ của quản trị văn phòng. Người này sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch, sắp xếp cũng như phân chia công việc của cấp lãnh đạo một cách hợp lý. 

Thư ký sẽ lên lịch các buổi họp, sắp xếp giấy tờ và tài liệu cho cuộc họp… Ngoài ra, còn có thể đảm nhận việc lên kế hoạch, quản lý và giám sát việc tổ chức các sự kiện trong đơn vị công ty mình. Điển hình như công việc thư ký văn phòng Winplace. Đảm nhận nhiệm vụ tiếp tân, quản lý các văn phòng cũng như sắp xếp công việc cho từng đơn vị. 

Tiết kiệm chi phí quản trị với Winplace Coworking Space

Chọn Winplace, bạn đã tiết kiệm khoản phí không nhỏ cho nhân sự quản trị văn phòng. Tại đây, bạn đã có đội ngũ thay mặt bạn thực hiện các công việc: tiếp nhận thư từ, đón tiếp khách hàng, bảo trì bảo dưỡng thiết bị chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí. 

Đăng ký sử dụng văn phòng trọn gói tại Winplace, bạn được sử dụng đa dạng tiện ích. Bên cạnh được hỗ trợ đội ngũ nhân sự quản trị văn phòng, bạn cũng được sử dụng văn phòng đẳng cấp, sang trọng với đầy đủ đồ dùng nội thất.

Các thiết bị máy photocopy, máy in, máy chiếu,… được trang bị đầy đủ. Winplace sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường vươn đến thành công. 

Kết luận

Chúng ta đã có thể phần nào hiểu được quản trị văn phòng là gì cũng như nắm được những công việc cụ thể của ngành nghề này. Các bạn trẻ nên tham khảo và hiểu rõ từng vấn đề để có thể tự tin trong việc lựa chọn công việc và ngành nghề học của mình sau này.