Project Tracking là công cụ không thể thiếu nếu bạn là người làm công tác quản lý của một dự án nào đó. Với biểu mẫu này, bạn sẽ nắm bắt được tình hình chung và dự đoán được kết quả sau cùng của dự án. Biết cách lập và sử dụng Project Tracking Template, bạn sẽ không còn cảm thấy mệt mỏi trong các bước quản lý công việc, tiến độ làm việc của các thành viên. 

Project Tracking là gì?

Project Tracking hay còn gọi là theo dõi/quản trị dự án, là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong công việc ở đa dạng ngành nghề. Thực hiện Project Tracking giúp bạn nắm được tiến độ thực tế của một dự án, từ đó so sánh với tiến độ dự kiến trước đó để đưa ra phương án giải quyết. Chẳng hạn, nếu tiến độ thực tế chậm hơn dự kiến, việc theo dõi sát sao công việc giúp bạn tìm được lý do để xử lý ngay. 

Tiến độ thực hiện dự án được hiểu theo phạm vi khá rộng, bao gồm nhiều khía cạnh trong một dự án được triển khai. Thông thường, một dự án khi được bắt đầu sẽ có ngày bắt đầu và kết thúc, chi phí, tình trạng, số lượng nhân công hoàn thành. Mỗi dự án được chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để phân cho từng nhân viên, sau cùng sẽ tổng hợp lại thành kết quả hoàn chỉnh và bàn giao. 

Người thực hiện Project Tracking thường là người nắm vai trò quản lý, thu thập và tổng hợp thông tin về tiến trình làm việc của từng nhân viên. Nếu giữ vị trí này, nhiệm vụ của bạn còn có đánh giá chất lượng công việc và đưa ra phương án giải quyết khi có vấn đề. Ví dụ, nhân viên A thực hiện nhiệm vụ chậm hơn dự kiến, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân, đề xuất cách khắc phục và cập nhật lên bảng theo dõi.

Vì sao một dự án cần có Project Tracking

Project Tracking cần được lập từ khi dự án bắt đầu, xuyên suốt đến khi dự án được hoàn thành một cách hoàn chỉnh, triệt để. Mục đích của việc này là nhằm giúp người quản lý nắm bắt được tình hình thực tế thay vì chỉ lắng nghe và đọc báo cáo. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các vấn đề tiềm ẩn cũng có thể xuất hiện, và người lập Project Tracking sẽ dễ nhận biết điều này để đưa ra phương án dự phòng. 

Xây dựng Project Tracking thông qua Excel Template còn mang đến hiệu quả về mặt thời gian. Cụ thể, người thường xuyên cập nhật tình hình của dự án sẽ xác định được ngay những thay đổi so với dự kiến ban đầu. Nhờ đó, vấn đề được giải quyết nhanh chóng, tránh gây mất thời gian cho người thực hiện, người quản lý và cả bên khách hàng. Dự án sẽ được hoàn thành đúng thời gian cho phép. 

Một lý do khác khiến dự án được triển khai cần có Project Tracking là để cập nhật tình hình sử dụng tài nguyên thực tế. Chẳng hạn, chi phí dự kiến cho dự án là 450.000 USD, tuy nhiên, khi bắt tay vào thực hiện, bạn phát hiện rằng con số chính xác vượt qua mức ngân sách này. Bạn có thể nhanh chóng làm báo cáo gửi đến bên có liên quan để điều chỉnh mức chi phí được cấp.

Mô tả về Project Tracking Template

Project Tracking Template được hiểu là biểu mẫu theo dõi/quản trị dự án, thường được thực hiện bằng Excel. Mẫu Excel Template được sử dụng phổ biến sẽ bao gồm các nội dung chính là: Status, Mô tả công việc, Category, Ưu tiên, Người phụ trách, Yêu cầu bởi, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Ghi chú. 

Status biểu thị mức độ hoàn thành của nhiệm vụ được giao, được chú thích bằng các màu riêng biệt. Mô tả công việc ghi nhận nội dung cần thực hiện chi tiết của người phụ trách. Category là phân loại nhiệm vụ, Ưu tiên làm gì trước, Người phụ trách là ai, ai là người yêu cầu người phụ trách. Excel Template này cũng cần có thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ riêng và tổng thể dự án nói chung. 

Phần Ghi chú thường được dùng để chú thích thêm về nhiệm vụ, chẳng hạn như ý kiến của người phụ trách, vấn đề phát sinh, rủi ro. Điều này tùy thuộc vào người nắm quyền quản lý dự án, có tác dụng giúp công việc hoàn thành đúng thời hạn và đạt kết quả thành công như mong đợi. 

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Hướng dẫn sử dụng Template

Link tải template: Project Tracking Template

Sử dụng Excel Template để tiến hành quản trị dự án không phải là điều quá khó khăn, nhưng đòi hỏi bạn phải thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nếu chưa có ý tưởng cho việc xây dựng bảng theo dõi, bạn có thể tham khảo Project Tracking Template của WinPlace. Cách sử dụng chi tiết với Excel Template này được thực hiện như sau: 

Đề mục trong template

Có 7 đề mục chính cần có trong template quản lý và theo dõ dự án. Bạn nên điền thông tin chi tiết, theo dõi và cập nhật thường xuyên để ngăn chặn, xử lý phát sinh nhanh chóng. Các đề mục trong template của quản lý dự án bao gồm:

• Status: Bảng màu được chú thích sẵn sẽ giúp bạn điền vào phần Status chính xác, ghi nhận tiến độ của dự án.
• Mô tả công việc: Mô tả công việc ngắn gọn nhưng phải đủ ý
• Category: Phân nhóm công việc để thuận tiện theo dõi.
• Ưu tiên: Mức độ ưu tiên để tiến hành xử lý công việc.
• Người phụ trách: Người có trách nhiệm báo cáo công việc, ghi đầy đủ họ và tên. 
• Yêu cầu bởi: Người phân công công việc.
• Ngày bắt đầu: Ngày phân công công việc.
• Ngày kết thúc: Thời hạn phải hoàn thành.
• Ghi chú: Lưu ý thêm (nếu có). 

Điều chỉnh thẻ data

Template của WinPlace là template dựng sẵn. Có thể thông tin các thẻ chưa phù hợp với dự án của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể điều chỉnh thông tin để thuận tiện theo dõi công việc của mình. Chỉ cần thay đổi text từ cột M đến O cho phù hợp với nhu cầu, bạn đã tạo được data riêng cho template dự án của 

Thực hiện Project Tracking thông qua Excel Template mang đến rất nhiều lợi ích, vừa dự kiến được mọi khía cạnh của dự án, vừa theo dõi tiến độ thực tế. Bạn cũng có thể dựa vào đây để thực hiện tốt công tác quản lý của mình hơn, hỗ trợ các phòng ban và người phụ trách hoàn thành nhiệm vụ. Vì vậy, bạn đừng bỏ qua việc xây dựng Project Tracking để đáp ứng xuất sắc công việc được giao nhé.

WinPlace chúc các bạn thành công!