Trong đó, Project Risk Template là biểu mẫu không thể thiếu nếu bạn muốn tối ưu công việc, tránh các rủi ro có thể xảy ra. Excel Template là công cụ được sử dụng để quản lý công việc, giúp rút ngắn thời gian sắp xếp và tổng hợp thông tin. Để tiện theo dõi, mỗi đơn vị, dự án sẽ có các biểu mẫu Excel khác nhau, tương ứng với từng mục đích sử dụng.
Project Risk là gì?
Project Risk được định nghĩa là rủi ro dự án, hiểu đơn giản, đây là thuật ngữ chỉ những sự cố không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Bởi vốn dĩ, khi mọi người tiến hành hợp tác và hoàn thành một công việc nào đó, sẽ có những “biến số” xảy ra vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Bạn không thể kiểm soát toàn bộ sự việc, nhưng thay vào đó, bạn có thể làm giảm thiệt hại khi đã dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra..
Project Risk được sử dụng nhiều trong quá trình hợp tác của một hay nhiều nhóm người khi cùng thực hiện dự án bất kỳ với nhau. Lập Project Risk là cách tốt nhất để bạn và đồng nghiệp có thể “lường trước” một hay một số vấn đề phát sinh, dự trù giải pháp để “phản ứng” kịp thời.
Project Risk thường được lập trên Excel – Công cụ quản lý, lưu trữ và tổng hợp dữ liệu vô cùng quen thuộc với bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào. Cách thực hiện cũng khá đơn giản, chỉ cần bạn và đồng nghiệp có sự trao đổi, thống nhất về những sự cố có thể xảy ra trong tương lai. Không chỉ giúp xử lý vấn đề, việc dự đoán trước rủi ro còn giúp mọi người có thể ngăn ngừa sự cố nào đó xảy ra.
Vì sao một dự án cần có Project Risk
Chắc hẳn, trong quá trình làm việc, đã có lúc bạn bị trễ deadline hay thậm chí là không thể hoàn thành nhiệm vụ nào đó vì nhiều nguyên nhân. Ngay cả khi bạn tiến hành việc này với một vài đồng nghiệp khác, sự cố vẫn có thể xảy ra khiến dự án bị đình trệ, kết quả không như mong đợi. Và cuối cùng, bởi vì không có sự chuẩn bị trước nên bạn cùng đồng nghiệp phải “loay hoay” để tìm được cách giải quyết.
Chính điều này đã tạo nên cơ sở để Project Risk được xây dựng cho một dự án, tất cả mọi người đều dõi theo và cố gắng ngăn chặn những vấn đề phát sinh. Chẳng hạn, bạn và năm người đồng nghiệp được giao cho một dự án tạo nên một website bán hàng. Mọi người cần tiến hành dự đoán trước các vấn đề có thể xảy ra như thiết bị gặp vấn đề, nhiệm vụ chồng chéo. Với mỗi sự cố, cách xử lý sẽ được ghi chú một bên. Nhờ vậy mà các rủi ro sẽ không đến cùng lúc và không ảnh hưởng lẫn nhau.
Xây dựng Project Risk là cách tốt nhất để bạn không cảm thấy bỡ ngỡ khi phát sinh vấn đề, tránh mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm khi tìm hướng giải quyết. Hơn nữa, bạn và đồng nghiệp còn là bên nắm được “thế chủ động” vì đã dự đoán trước tình huống, từ đó có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đây cũng là yếu tố giúp cho tiến độ công việc không bị ảnh hưởng, đạt được hiệu quả như ý.
Tham khảo thêm dịch vụ Thành lập mới tại WinPlace
Mô tả về Project Risk Template
Project Risk Template hay còn gọi là biểu mẫu rủi ro dự án là một dạng Excel Template ghi nhận thông tin liên quan đến nhiệm vụ đang thực hiện. Mỗi Excel Template sẽ có nhiều đầu mục và thẻ data tương ứng với công việc đang làm, đồng thời thuận tiện cho việc theo dõi. Bạn có thể đi vào sâu chi tiết hoặc chỉ ghi nhận thông tin tổng quan sao cho việc nhận biết sự cố được dễ dàng và nhanh chóng.
Dù được sử dụng cho nhiều công việc khác nhau nhưng nhìn chung, một Excel Template về Project Risk sẽ có những mục cơ bản nhất định. Đầu tiên, bạn cần phải có thông tin của những người đang thực hiện công việc này, bao gồm họ tên và phương thức liên lạc. Bạn cũng cần ghi chú rõ ràng nhiệm vụ của từng người, deadline để khi có sự cố có thể xác định ngay ai là người đang phụ trách.
Về tiến trình thực hiện công việc, để tiện cho việc đánh giá và theo dõi thì mỗi mức độ sẽ được biểu thị bằng một màu khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú thích thêm tiến độ thực hiện bằng % và ghi nhận tình trạng đang làm. Nếu là dự án có chi phí, phần này cũng được phân chia rõ ràng để biết được ứng với mỗi nhiệm vụ (task) sẽ cần dùng bao nhiêu, đã dùng như thế nào.
Bạn nên xây dựng dữ liệu để có thể điều chỉnh data trong template. Điều này nhằm thuận tiện trong quá trình sử dụng, dễ thay đổi tên nhân viên, rủi ro và trạng thái công việc.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cần biết Project Risk và các đầu mục nên có khi bắt đầu quản lý một dự án. Hy vọng với những chia sẻ này từ WinPlace, bạn có thể theo dõi và quản lý những vấn đề phát sinh trong công việc.
Tốt nghiệp chuyên nghành quản trị văn phòng, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong mảng văn phòng dịch vụ – Coworking Space. Thiên Bình luôn mong muốn truyền tải “giá trị mới” giúp các doanh nghiệp trẻ có cái nhìn cận cảnh về mô hình Coworking space, một mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp tiếp thu – cải tiến – hiện đại.
