Thuật ngữ phiếu kế toán là gì được nhắc đến nhiều trong ngành kế toán. Tuy nhiên, có một số ít kế toán viên chưa thực sự hiểu hết bản chất cũng như nguyên tắc điền phiếu kế toán. Vậy phiếu kế toán sử dụng trong hoàn cảnh nào và cách điền phiếu cần lưu ý những gì?

Phiếu kế toán là gì? 

Định nghĩa phiếu kế toán là gì được hiểu đơn giản như một loại giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong lĩnh vực kế toán của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những dạng chứng từ được kế toán viên lập ra để làm căn cứ thực hiện hạch toán vào sổ. 

Phiếu kế toán giúp ghi chép các thông tin số liệu của những phát sinh kinh tế trong quá trình sản xuất, giao dịch. Đồng thời, đây cũng là công cụ giúp quản lý các thông tin quan trọng một cách chi tiết và chính xác nhất.

Để duy trì ổn định hoạt động của doanh nghiệp thì phiếu kế toán cũng được xem là tài liệu bắt buộc, cần phải có. Một đặc điểm nổi bật mà chúng ta cần ghi nhớ khi nói đến loại phiếu này chính là chúng chỉ được áp dụng và lưu hành nội bộ để minh hoạ và điều chuyển kế toán. 

Bên cạnh đó, phiếu kế toán có thể lưu hành từ bộ phận này sang bộ phận khác trong doanh nghiệp. Điều này sẽ hỗ trợ đến các nhân viên có liên quan thực hiện nhiệm vụ của mình như: lập báo cáo tài chính, hạch toán kế toán…  

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán theo thông tư 200

Ứng dụng của phiếu kế toán

Tầm quan trọng của phiếu kế toán được thể hiện trực tiếp qua những ứng dụng của nó trong doanh nghiệp. Trước hết, khi có phiếu kế toán, các nhân viên sẽ hoàn thành việc lập hồ sơ, sổ sách một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức. 

Hơn nữa, loại giấy tờ này sử dụng để định khoản kế toán những nghiệp vụ không có chứng từ sẵn đi kèm. Do đó, giấy tờ sổ sách liên quan đều phải ghi chép một cách cẩn thận để dùng hạch toán nội bộ.

Nhiều người cũng đặt ra câu hỏi rằng trường hợp sử dụng Phiếu kế toán là gì? Bởi trên thực tế, chúng ta thấy rằng giấy tờ này có sức ảnh hưởng đến khá nhiều lĩnh vực, hạng mục của phòng kế toán. Dưới đây là những hoàn cảnh cụ thể cần sử dụng phiếu này: 

• Doanh nghiệp thực hiện bút toán kết chuyển toán diễn ra vào cuối kỳ;
• Doanh nghiệp thực hiện bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng vào thời điểm cuối tháng;
• Doanh nghiệp thực hiện bút toán phân bổ, điều chỉnh và minh họa cho nghiệp vụ không có chứng từ khác.

Miêu tả chi tiết phiếu kế toán

Phiếu kế toán được Bộ Tài chính ban hành với mẫu chung với các mục và có hướng dẫn cụ thể. Thực tế, các sinh viên học trong ngành tài chính kế toán cũng đã trải qua những khóa học liên quan đến vấn đề này.

Song, khi làm việc trực tiếp thì mỗi doanh nghiệp lại có thể sử dụng và tự thiết lập một mẫu riêng. Phiếu này sẽ phù hợp với quy mô, hình thức kinh doanh sản xuất của đơn vị. Tất nhiên, việc này cũng sẽ được thông qua và theo quy ước chung. 

Tham khảo thêm bài viết: Các loại chứng từ kế toán phổ biến và cách phân biệt

Phiếu kế toán không bắt buộc về mẫu mã nhưng cần thể hiện những nội dung cơ bảo như sau:

• Phải có ngày hạch toán đầy đủ và rõ ràng;
• Phải có số chứng từ, nội dung hạch toán;
• Phải có thông tin tài khoản Nợ, tài khoản Có;
• Phải có giá trị số tiền và số tiền bằng chữ.

Nguyên tắc điền phiếu kế toán

Phiếu kế toán là giấy tờ quan trọng, lập ra để làm căn cứ ghi sổ khi chưa có chứng từ hoặc chưa được nhân viên ghi chép nào. Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, tránh những tiêu cực trong kế toán, mọi nhân viên đều phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tuân thủ đúng nguyên tắc điền phiếu kế toán. Kế toán viên cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Phải thể hiện rõ ràng, đầy đủ, chi tiết và chính xác nội dung quy định;
• Điền nội dung từng mục, từ trên xuống dưới để đảm bảo không bỏ xót bất cứ hạng mục nào;
• Hạn chế viết tắt, tẩy xoá hoặc sửa chữa trong phiếu kế toán. Nếu có sai sót và cần sửa chữa, cần có giải trình hoặc ghi chú;
• Số liệu phải được ghi chép một cách cẩn thận, chính xác và có căn cứ rõ ràng;
• Lập phiếu kế toán đúng thời điểm, đúng pháp lý;
• Người lập phải chịu trách nhiệm pháp lý trước nội dung mà mình thực hiện. 

Cách điền phiếu kế toán và các lưu ý

Phiếu kế toán dùng để ghi nhận các bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ hoặc khấu trừ VAT cuối tháng. Phiếu này được kế toán viên theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trưởng tiến hành lập ra và sử dụng để hạch toán. Vậy cách điền những thông tin trong phiếu kế toán là gì. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu tìm hiểu công việc này: 

• Số chứng từ: Nhập đúng thứ tự, đúng yêu cầu quản lý doanh nghiệp;
• Ngày lập chứng từ: Là ngày điền phiếu kế toán;
• Ngày hạch toán: Là ngày lớn hơn ngày khoá sổ và được dùng tính toán;
• Tỷ giá: Thường tiền hạch toán tỷ giá bằng 1 hoặc không cập nhật;
• Diễn giải: Là nội dung nghiệp vụ trong phiếu kế toán;
• Tài khoản: Là mã số được chọn trong danh mục tài khoản;
• Phát sinh Nợ và phát sinh Có: Là đồng tiền giao dịch, thay đổi khi giá trị phát sinh khác nhau. Nếu phát sinh Nợ khác 0 thì phát sinh Có bằng 0 và ngược lại;
• Bằng chữ: Kế toán viên ghi tổng cộng các phát sinh Nợ và phát sinh Có ghi bằng chữ.

Để đảm bảo nghiệp vụ kế toán trong trường hợp không có sẵn chứng từ được chính xác nhất, bạn cần lưu ý một số điều sau, trước khi điền phiếu kế toán:

• Phải sử dụng tài khoản chi tiết;
• Phải nhập cột mã khách nếu là tài khoản ngoại lệ;
• Ngày khoá sổ theo chứng từ phải trước ngày chứng từ;
• Phát sinh Nợ, phát sinh Có phải nhập kiểu số, tối đa 14 số và 2 số lẻ;
• Số chứng từ bắt buộc phải nhập số liệu không được để trống;
• Số liệu theo chứng từ đã khóa thì không thể chuyển dữ liệu;
• Chỉ kiểm tra trùng số chứng từ, không kiểm tra chi tiết các tham số.

Phân biệt phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Sau khi hiểu rõ bản chất phiếu kế toán là gì, vẫn có một số bạn nhầm lẫn giấy này với chứng từ kế toán. Liệu phiếu kế toán có phải là chứng từ kế toán hay không? Bởi trên thực tế, nhiều trường hợp phiếu kế toán cũng được gọi là chứng từ kế toán gây không ít hiểu lầm làm cản trở trong công việc.

Do đó, kế toán viên phải hiểu rõ và biết cách phân biệt giữa hai loại. Cùng phân tích những điểm giống và khác nhau của phiếu kế toán và chứng từ kế toán.

Điểm giống nhau của cả hai loại này: đều là những giấy tờ cần thiết cho việc hạch toán các nghiệp vụ. Xét về điểm khác nhau, ta có thể phân tích qua định nghĩa lẫn mục đích sử dụng để dễ dàng hơn cho việc phân biệt.  

Những chia sẻ trong bài đã trả lời câu hỏi phiếu kế toán là gì và giúp bạn hiểu sâu hơn về ứng dụng cũng như cách sử dụng phiếu kế toán. Từ đó, bạn có thể phân biệt với chứng từ kế toán, thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, tránh tối đa những sai sót không đáng có.  

Winplace chúc bạn thành công!