Nội quy văn phòng là nội dung quan trọng và không thể thiếu để xây dựng sự chuyên nghiệp của mỗi công ty và góp phần nâng cao năng suất lao động của tập thể.

Bí quyết nâng cao hiệu quả làm việc

Giới thiệu chung về nội quy văn phòng

Tinh thần trách nhiệm cùng thái độ làm việc là yếu tố quyết định phần lớn năng suất lao động. Chính vì vậy, hầu hết các công ty hiện nay đều xây dựng cho mình bộ nội quy văn phòng riêng.

Chúng là các quy định chung xây dựng văn hóa công ty, thúc đẩy nhân viên đến với thái độ tích cực nhất khi làm công việc. 

Tuy vậy, mỗi nội quy sẽ có sự khác biệt cơ bản, phù hợp với từng phòng, ban khác nhau. Nội quy văn phòng có thể được áp dụng với toàn bộ nhân viên công ty hoặc chỉ với một phòng/ban nhất định.

Bởi lẽ, tương ứng với tích chất công việc, môi trường cũng như yêu cầu khác nhau thì nội quy cũng có sự khác biệt.

Nội quy văn phòng đóng vai trò quan trọng

Nội quy văn phòng thông thường sẽ được dán ở các bức tường hoặc được đặt ở những nơi dễ thấy, nơi thường xuyên ra vào. Chúc vừa là lối xử xự chung được thống nhất vừa là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn có thể phát sinh (nếu có).

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng ảo tại Quận 1

Nội quy văn phòng bao gồm những gì

Thông thường, một mẫu nội quy văn phòng sẽ bao gồm nhiều nội dung quy định cho từng mảng sinh hoạt khác nhau. Dưới đây là một số vấn đề chính được chú trọng khi lập nội dung nội quy văn phòng.

Thời giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi

Đây là quy định luôn được ưu tiên hàng đầu, nó chiếm vị trí quan trọng trong ý thức làm việc của nhân viên. Hiện nay, đa số các công ty thường sẽ có thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 7 (ngoại trừ cơ quan hành chính). Quy định này cũng sẽ bao gồm cả thời gian bắt đầu, kết thúc giờ làm và thời gian nghỉ giữa ca.

Một số ít doanh nghiệp hiện nay đang nỗ lực theo hướng bỏ ngày thứ 7 hoặc chỉ dùng sáng thứ 7 cho các cuộc họp tổng kết. Chúng như một phúc lợi nhằm tạo động lực để nhân viên nỗ lực hơn trong các ngày làm việc trong tuần.

Các quy định về tác phong và đạo đức

Tác phong và đạo đức ở đây bao gồm toàn bộ các vấn đề về trang phục, giày dép và kiểu tóc tùy vào văn hóa của từng Công ty. Một số văn phòng còn chú ý đến việc sử dụng điện thoại trong giờ làm việc để tránh gây ảnh hưởng đến đồng nghiệp và trạng thái làm việc của cá nhân.

Ngoài ra, thái độ làm việc đối với đồng nghiệp và cấp trên, sự trung thực là trách nhiệm mà bất cứ cá nhân nào cũng phải chấp hành. Đặc biệt, các doanh nghiệp của Nhật Bản hiện nay, đặc biệt là ngành dịch vụ thì tác phong nơi công sở luôn được chú trọng hàng đầu.

Mỗi Công ty sẽ có quy định về trang phục công sở khác nhau.

Vd: WinPlace quy định nhân viên nữ khi đi làm trang phục là áo sơ mi + chân váy + áo vest + vớ + giày bít mũi

Vấn đề vệ sinh chung

Không gian sống sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến tinh thần làm việc, thậm chí là hiệu quả công việc. Vì vậy, vấn đề luôn giữ gìn vệ sinh văn phòng cũng là một trong số những quy định quan trọng thường được liệt kê hàng đầu. Nhân viên cần đảm bảo vứt rác đúng nơi quy định và theo phân loại của chúng.

Bên cạnh đó, cần chú ý việc vệ sinh sạch sẽ bàn làm việc, ý thức giữ gìn không gian riêng và chung của toàn văn phòng. Chúng vừa mang tính thẩm mỹ, vừa mang tính ý thức chung giữ gìn sức khỏe cho tập thể. Một số Công ty hiện nay còn chi các khoảng tiền cho việc trang trí công ty để tạo không gian thoải mái, tăng năng suất công việc.

Các lưu ý nhắc nhở về bảo quản, giữ gìn tài sản chung

Nhóm quy định này hẳn không còn xa lạ gì với mọi người bởi bất kỳ cơ quan nào cũng đều có những nội quy về vấn đề giữ gìn tài sản chung. Chúng tồn tại nhằm hạn chế những tổn thất, hư hại tài sản không đáng do sự thiếu hiểu biết và lối suy nghĩ “của chung” gây ra.

Một số các quy định khác tùy vào nhu cầu và sự cần thiết của chúng đối với văn phòng, có thể bao gồm cả quy định về việc hút thuốc, rượu bia,…

Quy định đi kèm với chế tài để tăng hiệu quả

Việc thẳng thắn quy định những điều cấm tuy có thể gây cảm giác khó chịu cho đối phương nhưng lại hạn chế được những xung đột có thể xảy ra. Những nội dung mang tính bắt buộc như cấm hút thuốc, rượu bia,… cũng được công nhận khá rộng rãi tại các văn phòng hiện nay.

Ngoài những quy định phải tuân thủ ra, những chế tài nghiêm khắc khi vi phạm đối với nhân viên cũng là một cách giải quyết lỗi thường xuyên mắc phải một cách hiệu quả.

Những lưu ý về nội quy văn phòng

Nội quy được đề ra chỉ nhằm mục đích điều chỉnh thái độ nhân viên, chúng không được trái với các quy phạm pháp luật. Đồng thời, người đề ra quy định này không được lạm dụng để áp đặt ra những quy định vô lý, không bình đẳng.

Nội quy văn phòng nên được xây dựng và điều chỉnh một cách dân chủ để nhận được thái độ ủng hộ từ nhân viên – những người áp dụng nó.

Bên cạnh đó, các quy định đề ra phải hợp lý và thể hiện bằng ngôn ngữ dễ hiểu dễ hình dung. Chúng sinh ra để người khác noi theo và thực hiện, sẽ thật khó nếu nó có sử dụng các từ chuyên ngành khó hiểu hay dễ hiểu nhầm.

Hiện nay nội quy văn phòng đang dẫn đầu với vị trí quan trọng trong công tác tư tưởng. Tuy nhiên, song song với những lợi ích đó, chúng ta cũng cần đề ra những quy định thật hợp lý và mang tính thuyết phục.

Có như thế thì nhân viên mới ý thức được thái độ, trách nhiệm của bản thân đồng thời ủng hộ và tự nguyện thực hiện theo.

Tham khảo thêm bài viết: Dân văn phòng- Tiềm năng hay thử thách?