Đối với những làm việc liên quan chuyên ngành kế toán và kiểm toán, nợ và có trong kế toán là thuật ngữ nền tảng mà ai cũng nắm rõ. Nợ và có được hình thành để quản lý những biến động của tài khoản kế toán. Tuy nhiên, đối với những người trái ngành không phải ai cũng hiểu rõ về hai loại tài khoản này. Cùng Winplace tìm hiểu khái quát về nợ và có. Đồng thời là nguyên tắc định khoản dễ hiểu nhất. 

Nợ và có trong kế toán là gì?

Trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mỗi đối tượng kế toán hay tài khoản kế toán đều sẽ xảy ra những biến động tăng và giảm. Vì vậy, để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý một cách hiệu quả. Nhân viên kế toán sẽ ghi chép biến động này theo một quy tắc nhất định. Đó là quy ước nợ và có trong kế toán. Theo đó mỗi tài khoản đều có bên nợ và bên có. Bên nợ thể hiện biến động tăng lên, ngược lại bên có là biến động giảm.

Phương pháp ghi sổ kép là gì?

Liên quan mật thiết với yếu tố nợ và có trong kế toán là phương pháp ghi sổ kép. Theo đó đây là phương pháp để ghi chép lại một cách đầy đủ những tài khoản phát sinh nợ và có theo quan hệ đối xứng nhau.

Đặc biệt, nhân viên kế toán phải ghi chép ít nhất 2 lần tương ứng với 2 tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng. Tức là tài khoản nợ và tài khoản có sẽ đối ứng với cùng một số tiền phát sinh như nhau. 

Định khoản trong kế toán

Sau khi đã tìm hiểu khái quát về yếu tố nợ và có trong kế toán. Vậy thì làm sao để ghi chép lại tài khoản nợ và có tương ứng này vào sổ kế toán? Đó là nguyên nhân dẫn đến việc cần thao tác định khoản trong kế toán. Hiểu rõ hơn về định khoản trong kế toán và nguyên tắc định khoản dễ hiểu nhất ngay sau đây.

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Hiểu thế nào là định khoản trong kế toán 

Định khoản trong kế toán là việc nhân viên kế toán xác định và ghi chép lại số tiền phát sinh trong một nghiệp vụ kinh tế. Tương ứng vào bên nợ và bên có của tài khoản kế toán có liên quan

Đây được xem là bước trung gian trước khi ghi số liệu vào sổ kế toán. Bởi điều này để tránh những sai sót số liệu và thông tin không đáng có. Và lỗi này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động cũng như nguồn tài chính của công ty.

Định khoản kế toán gồm có 2 loại 

• Định khoản giản đơn chỉ giao dịch liên quan đến 2 tài khoản kế toán
• Định khoản phức tạp giao dịch liên quan đến 3 tài khoản trở lên. Trong quá trình thực hiện, một định khoản phức tạp có thể được tách thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên lại không thể thực hiện ngược lại. 

Quy trình định khoản trong kế toán

Để thực hiện định khoản trong kế toán cần trải qua 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định rõ đối tượng kế toán (tài khoản kế toán) trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh 

Bước 2: Xác định xu hướng biến động tăng hay giảm của từng đối tượng kế toán ở trên.

Bước 3: Phân loại và xác định cụ thể đâu là tài khoản ghi Nợ và đâu là tài khoản ghi Có.

Bước 4: Xác định số tiền cụ thể tương ứng ghi vào từng tài khoản

Nguyên tắc định khoản 

Trong quá trình định khoản phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây 

• Thứ tự thực hiện: Nên xác định tài khoản ghi Nợ trước và tài khoản ghi Có sau.
• Phân loại rõ ràng: Nghiệp vụ biến động tăng ghi một bên. Ngược lại nghiệp vụ biến động giảm ghi vào bên còn lại tương ứng.
• Đảm bảo dòng ghi tài khoản nợ phải so le với dòng ghi tài khoản có.
• Tổng số tiền bên Nợ luôn luôn bằng tổng số tiền bên Có
• Số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.

Tham khảo thêm Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Quy định về tăng giảm nợ và có trong kế toán

Để đảm bảo định khoản trong kế toán một cách chính xác. Cần phải nắm rõ được những quy định về tăng hay giảm nợ và có trong kế toán.

Các loại tài khoản kế toán 

• Tài khoản kế toán được chia thành 9 loại cụ thể như sau:
• Tài khoản 1,2 là tài sản: Đại diện cho những tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp 
• Tài khoản 3,4 là nguồn vốn: Đây là nguồn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp.
• Tài khoản 5,7 là doanh thu và thu nhập khác: Đây là tài khoản thể hiện dòng tiền thu vào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động
• Tài khoản 6,8 là chi phí: Đây là tài khoản biểu thị cho mức chi phí phải bỏ ra cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Tài khoản 9 là kết quả: Loại này thường xảy ra vào cuối kỳ, tổng hợp chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Hay nói cách khác để xác định doanh nghiệp lãi hay lỗ.

Cách ghi chép định khoản

Quy tắc xác định tăng giảm tài khoản nợ và có trong kế toán như sau

Các tài khoản mang tính chất tài sản gồm: 1,2,6,8

• Phát sinh tăng : Ghi nợ
• Phát sinh giảm: Ghi có

Các tài khoản mang tính chất nguồn vốn: 3,4,5,7

Ngược lại với tài khoản tài sản 

• Phát sinh tăng: Ghi có
• Phát sinh giảm: Ghi nợ

Các tài khoản đặc biệt

• TK 214 – Hao mòn tài sản cố định. Tăng bên có, giảm bên nợ
• TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu. Ghi tăng bên nợ, giảm bên có

Nợ và có trong kế toán là thuật ngữ cơ bản nhưng vô cùng quan trọng nhất là đối với những ai theo đuổi chuyên ngành kế toán, kiểm toán. Hiểu một cách khái quát về tài khoản nợ và có, quy tắc định khoản sao cho chính xác và hiệu quả. Đây là bước nền tảng để tìm hiểu sâu hơn về kế toán.

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!