Productivity là gì? Liệu trong quá trình làm việc chúng ta có thể cải thiện và nâng cao năng suất công việc hay không? Bởi đây là yếu tố quyết định mức độ tăng trưởng mức sống cá nhân. 

Productivity là gì?

Productivity biểu thị năng suất công việc ⁽¹⁾ . Ở đây, productivity đề cập đến năng suất của mỗi cá nhân trong quá trình tự mình hoàn thiện mục tiêu. Đó không nhất thiết chỉ nói đến lĩnh vực công việc mà cả những vấn đề trong đời sống. 

Trên thực tế, có khá nhiều yếu tố ảnh hưởng và quyết định năng suất công việc. Có thể kể đến: năng lực, thời gian làm việc, kiến thức chuyên môn, môi trường làm việc, công cụ lao động…

Vì sao productivity quan trọng?

Productivity có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cá nhân bởi nó góp phần biểu thị năng lực cá nhân. Khi năng suất công việc của bạn cao, chứng tỏ cách làm việc của bạn có hiệu quả và kiến thức chuyên môn của bạn tốt. Như vậy, thì chỉ cần tiếp tục duy trì hiệu suất làm việc như vậy để mọi thứ vẫn nằm trong tầm kiểm soát.

Có thể nhận thấy sự thay đổi ở năng suất làm việc qua từng dự án, từng giai đoạn giúp bạn nhận định được tình hình của bản thân. Nếu Productivity giảm, lúc này bạn cần dừng mọi hoạt động lại, xem xét xem đang gặp vấn đề gì và kịp thời giải quyết. Từ đó, tránh những ảnh hưởng lớn hơn về sau. 

Năng suất còn có thể là yếu tố quyết định mức độ tăng trưởng mức sống cá nhân. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn là nhân viên, năng suất công việc cao chắc chắn sẽ được cấp trên tuyên dương và có những phương án khuyến khích phù hợp. Nếu bạn là lãnh đạo doanh nghiệp/công ty, năng suất cao sẽ biểu thị rõ trong mức thu nhập và lợi nhuận của việc kinh doanh. 

Ngoài ra, khi đề ra một list các công việc phải làm, bạn hoàn thành trước dự kiến. Thậm chí là có kết quả tốt hơn mong đợi. Lúc này chắc chắn bạn sẽ cảm thấy vô cùng vui mừng và phấn khởi. Đây cũng chính là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc. Góp phần nâng cao năng lượng cho những công việc và dự án tiếp theo. 

2 bước đo lường năng suất bản thân

Chúng ta đều mong muốn tăng năng suất làm việc của bạn thân. Tuy nhiên, một vấn đề lại được đặt ra ngay sau đó: Phải năng năng suất lên bao nhiêu nữa là phù hợp? Muốn biết được điều đó, cần phải đo lường được hiện tại bạn đang ở mức nào. Thực hiện hai bước đơn giản sau, bạn sẽ có câu trả lời. 

Đong đếm thời gian

Đong đếm thời gian là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất để đo lường năng suất. Bởi thời gian có mối liên hệ mật thiết với năng suất công việc. Dựa vào thời gian hoàn thành công việc, người ta có thể tính được năng suất làm việc có cao hay không. 

Cách thực hiện có thể theo phương thức ghi chép truyền thống trên giấy hoặc áp dụng công nghệ hiện đại qua các ứng dụng ghi nhớ. Theo đó, bạn sẽ ghi lại một cách cụ thể nhất từng khoảng thời cho từng việc mà bạn làm trong ngày. 

Đong đếm thời gian những hoạt động riêng lẻ. Từ đó sẽ xem xét được từng khoảng thời gian cho từng mảng hoạt động trong ngày. Ví dụ: Bạn dành bao nhiêu giờ cho từng công việc? Bao nhiêu phút cho việc nghỉ giải lao? Bao nhiêu phút để ăn trưa? Thậm chí là bao nhiêu phút cho việc đọc email và check công việc?

Đo lường kết quả

Thời gian hoàn thành nhiệm vụ trước dự kiến thôi chưa đủ. Phải cộng thêm kết quả công việc thì mới có thể đo lường được năng suất. Như vậy, chúng ta cũng cần phải đo lường kết quả làm việc của cá nhân. Việc đo lường kết quả nên diễn ra vào cuối ngày, khi bạn không còn còn việc nữa.

Nếu trước đó bạn đã có sẵn chi tiết list công việc mỗi ngày thì việc đo lường kết quả sẽ rất nhanh chóng và không tốn nhiều thì giờ. Tiếp đó là sử dụng những cách ghi chú theo sở thích của bạn, đánh dấu những công việc đã hoàn thành xong và chưa hoàn thành. 

Khi theo dõi, bạn sẽ nhận thấy được tỉ lệ giữa việc đã cho kết quả và chưa có kết quả. Nếu mục đã hoàn thành có tỷ lệ càng cao chứng tỏ mức độ làm việc có năng suất càng cao và ngược lại. 

3 cách cải thiện năng suất bản thân

Vậy cách cải thiện Productivity là gì? Đã có rất nhiều bạn trẻ quan tâm đến điều này – họ những người đang mãi loay hoay với việc tìm hướng nâng cao hiệu quả công việc. Bởi thực chất, họ chỉ đang làm việc nhưng không hề có kế hoạch cụ thể và ít quan tâm đến năng suất công việc. 

Time-blocking

Time – blocking là phương pháp của Eric Wu, đồng sáng lập và là CEO của Gainful đề ra. Cách này được hiểu đơn giản như bạn đang chặn thời gian trong ngày của mình. Có nghĩa rằng, bạn phân chia từng khoảng thời gian trong ngày chỉ để làm một công việc nhất định. Và trong lúc đó, chỉ tập trung vào đúng công việc cần thiết, không xen lẫn thứ khác. 

Cách chọn thời gian phụ thuộc vào khả năng tập trung của bản thân. Lấy ví dụ, với các công việc có tính sáng tạo, cần phải ghi nhớ hoặc phải thật tập trung thì nên dành thời gian của buổi sáng cho chúng. Còn lại, việc check mail, gọi điện đối tác, trao đổi công việc thì có thể dời đến buổi chiều hoặc tối. 

Phương pháp này cực kỳ phù hợp khi bạn đang thực hiện dự án và có thể nhận nhiều dự án cùng một lúc mà không sợ vị phân tâm. Bởi từng việc sẽ được làm ở từng khung thời gian riêng biệt. 

Quy tắc đá lớn, hòn sỏi và đất cát

Quy tắc này được phát triển và nghiên cứu bởi Tyler Forte – người sáng lập và điều hành Flex Homes. Ông đề cập đến tính quan trọng của kỹ năng nhận định mức độ quan trọng của công việc. 

Đá lớn tượng trưng là việc vô cùng cấp thiết và quan trọng. Việc này cần được hoàn thành ngay, càng sớm càng tốt. Hòn sỏi tượng trưng cho công việc có thể hoàn thành sau đó. Đặt chúng vào giữa danh sách công việc. và cuối cùng là đất cát, biểu thị những công việc có mức quan trọng thấp nhất. Có thể hoàn thành vào cuối cùng.

Như vậy, bằng cách này, chúng ta đã có thể xây dựng được một list công việc hợp lý, logic và có tính hiệu quả cao. Từ đó, việc hoàn thành được từng việc và đạt được năng suất lao động cao là điều hoàn toàn đơn giản, nằm trong tầm kiểm soát. 

Lên kế hoạch công việc trong ngày

Việc lên kế hoạch công việc trong ngày nên thực hiện vào buổi sáng, trước khi bạn bắt đầu một ngày mới. Đồng thời, việc tổng kết lại mọi thứ nên thực hiện vào buổi tối, khi bạn đã không còn làm việc và có thời gian nhìn lại những gì mình đã trải qua trong ngày.

Dậy sớm để có một bài thể dục ngắn, thúc đẩy năng lượng. Sau đó là ngồi vào bàn và bắt đầu lên kế hoạch cho một ngày làm việc thật năng suất. Khi bạn viết ra từng nhiệm vụ mà mình cần thực hiện cũng là lúc bạn đã “lên dây cót” tinh thần và sẵn sàng để hoàn thiện chúng. 

Trên thực tế, khi bạn lên lịch cho từng hoạt động cũng là lúc bạn tự ý thức được những bước mình cần làm. Từ đó hoàn thành chúng nhanh nhất có thể. 

Với sự phát triển của khoa học công nghệ và thiết bị điện tử hiện nay thì quả thực vô cùng dễ dàng để thực hiện việc này. Chỉ với một chiếc điện thoại và một phần mềm ghi chú đơn giản, nó có cả chế độ thông báo thời gian giúp bạn không bỏ sót bất cứ việc gì. Hoặc nếu bạn yêu thích sáng tạo và những trang giấy, có thể ghi theo cách cổ điển và trang trí chúng, tạo niềm cảm hứng hơn. 

Hiểu được Productivity là gì, ghi nhớ được cách cải thiện và nâng cao được productivity là điều vô cùng thuận lợi cho công việc của bạn. Dù đó sẽ là một thách thức lớn nhưng cũng là cơ hội để bạn phát triển bản thân hơn nữa. Từ đó, Winplace hy vọng bạn có thể quen được với nhịp độ làm việc, ổn định cho mọi môi trường.