Kiểm kê kho, tính toán chi tiêu, nợ công,… là những điều mà nhiều người nghĩ đến khi nói về kế toán nội bộ. Tuy nhiên, công việc này không chỉ có vậy. Nó còn liên quan đến nhiều phân mảng khác nhau trong doanh nghiệp. Vậy kế toán nội bộ là gì? Hiểu rõ được những mô tả công việc kế toán nội bộ sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như chuẩn bị tốt hơn các yêu cầu cần thiết nếu như bạn có ý định làm việc trong lĩnh vực này.

Kế toán nội bộ là gì?

Hiện nay, chưa có một khái niệm hay định nghĩa chính thức nào về kế toán nội bộ. Tuy nhiên, thông qua cách thức hoạt động và những phần việc liên quan trực tiếp, kế toán nội bộ có thể được hiểu như sau: Kế toán nội bộ là vị trí được giao nhiệm vụ thống kê tất cả các phát sinh thực tế, từ những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, qua đó để lấy làm căn cứ xác định mức độ lãi lỗ thực tế của doanh nghiệp. 

Mô tả công việc kế toán nội bộ

Trong kế toán nội bộ có nhiều phần việc kế toán riêng. Nếu bạn đang có ý định theo đuổi lĩnh vực này bạn phải nắm chắc được nhiệm vụ và yêu cầu đối với từng mảng. Chi tiết về mô tả công việc kế toán nội bộ như sau:

• Kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh từ chứng từ, hóa đơn
• Luân chuyển các loại giấy tờ theo quy trình
• Sắp xếp, lưu trữ và bảo mật các giấy tờ nội bộ một cách an toàn và khoa học
• Phối kết hợp thực hiện công việc với các kế toán nội bộ khác trong doanh nghiệp
• Lập báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc đột xuất nếu có yêu cầu
• Thống kê và phân tích số liệu về tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp để ban quản trị đưa ra những phương án, định hướng phát triển phù hợp.

Tùy vào cách vận hành của mỗi doanh nghiệp có thể có những điều chỉnh khác nhau trong mô tả công việc kế toán nội bộ. Tuy nhiên, nhìn chung, kế toán nội bộ thường bao gồm các phần việc trên.

Phân loại công việc kế toán nội bộ

Đối với từng mảng, mô tả công việc kế toán nội bộ sẽ được chi tiết và cụ thể hơn. Trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường chỉ có 1 đến 2 vị trí kế toán nội bộ. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp lớn, hoạt động kinh và sản xuất phức tạp hơn yêu cầu phải xây dựng cơ cấu kế toán nội bộ khoa học, mỗi người đảm nhiệm một mảng riêng như:

Kế toán thu chi

Kế toán thu chi phải thực hiện các công việc:

• Quản lý mọi khoản thu/ chi phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp theo quy định 
• Kiểm tra nội dung, tính hợp lệ và chính xác của phiếu thu/chi phải khớp với chứng từ gốc
• Quản lý, ghi sổ, theo dõi các khoản chi tạm ứng
• Theo dõi các khoản tiền gửi
• Lập kế hoạch thanh toán hàng tuần, hàng tháng với nhà cung cấp
• Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi cho nhà cung cấp: nhận hoá đơn, kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…
• Thực hiện các nghiệp vụ chi trong nội bộ doanh nghiệp như trả lương cho công nhân viên, thanh toán mua hàng ngoài và quản lý việc tạm ứng.
• Kiểm tra công nợ của khách hàng, định kỳ gửi thông báo, liên hệ xác nhận công nợ đến khách hàng
• Lập báo cáo công nợ định kỳ trình lên ban lãnh đạo

Kế toán kho

Kế toán kho đảm nhận các công việc:

• Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hóa đơn trước khi tiến hành nhập – xuất kho
• Lập chứng từ nhập kho – xuất kho, phí mua hàng, hóa đơn bán hàng và kê khai thuế
• Tiến hành hạch toán lượng hàng hóa xuất – nhập kho, đảm bảo sự chính xác của các khoản mục chi phí khi nhập liệu vào phần mềm kế toán
• Tiến hành hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.
• Trực tiếp kiểm kê, quản lý số lượng hàng nhập kho, xuất kho cùng thủ kho, bên giao hàng và bên nhận hàng
• Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, kiểm tra việc sắp xếp hàng hóa vật tư trong kho, đối chiếu số liệu nhập – xuất với thủ kho 

Kế toán ngân hàng

Kế toán ngân hàng mô tả công việc kế toán nội bộ như sau:

Kiểm tra tính đúng đắn và hợp lệ của phiếu séc, đề nghị thanh toán, bảo lãnh

• Lập phiếu thu séc, ủy nhiệm chi
• Lập hồ sơ vay vốn và trả nợ vay ngân hàng cùng các thủ tục liên quan
• Theo dõi tình hình mở thanh toán, ký hậu vận đơn gốc, bảo lãnh L/C
• Nộp tiền vào ngân hàng 
• Kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, lập báo cáo cho cấp trên để đề ra phương án hợp lý
• Theo dõi, phối với thực hiện các yêu cầu với phía ngân hàng

Kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp có nhiệm vụ:

• Quản lý các khoản thu – chi
• Kiểm soát hoạt động thu ngân
• Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt 
• Thực hiện đúng các quy định về chứng từ và trình tự thủ tục hạch toán vốn bằng tiền
• Phối hợp với các bộ phận khác có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đảm bảo phù hợp theo quy định của pháp luật
• Nhập liệu vào phần mềm quản lý, thực hiện bút toán khóa sổ, và lập báo cáo liên quan công việc được giao

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Kế toán tiền lương

Mô tả công việc kế toán nội bộ, cụ thể là kế toán tiền lương, nhiệm vụ của kế toán viên trong mảng này bao gồm:

• Theo dõi, nắm bắt kịp thời tình hình cũng như biến động về số lượng người lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, hiệu suất lao động
• Tính toán chính xác các khoản tiền phải trả cho người lao động như tiền lương, tiền thưởng, tiền bồi thường hợp đồng,…
• Căn cứ vào bảng chấm công, quy chế lương thưởng,…kiểm tra và tính toán số tiền BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định 
• Trả lương kịp thời, đúng hạn cho người lao động, giám sát việc sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu liên quan cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoạch quỹ lương kỳ sau
• Lập báo cáo về tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn
• Xây dựng thang bảng lương trong nội bộ doanh nghiệp để nộp cho cơ quan bảo hiểm
• Hoàn thiện hồ sơ chứng từ của tiền lương để làm căn cứ chắc chắn tính toán thuế TNDN

Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng đảm nhận các công việc:

• Tiến hành cập nhật giá, sản phẩm mới vào hệ thống quản lý bán hàng của doanh nghiệp
• Thống kê hóa đơn bán hàng và hóa đơn cung cấp dịch vụ trong ngày
• Ghi chép, nhập liệu vào hệ thống theo dõi bán hàng
• Quản lý, tính toán, lập bảng thống kê về các khoản chiết khấu mà doanh nghiệp dành cho khách hàng/đại lý
• Thực hiện tính thuế GTGT với các loại hàng hóa đã bán ra theo đúng quy định pháp luật
• Xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ 
• Đối chiếu với số liệu bán hàng thực tế so với trên hệ thống và trong kho
• Lập báo cáo bán hàng gửi kế toán trưởng xét duyệt

Kế toán công nợ

Trong mô tả công việc kế toán nội bộ, kế toán công nợ có nhiệm vụ:

• Kiểm tra lại tính hợp lệ của chứng từ khi lập thủ tục thu chi
• Lập phiếu thu – chi dựa trên biểu mẫu báo lên cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền
• Gửi các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi đến những bộ phận khác có liên quan
• Giám sát và theo dõi những các khoản tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp
• Phối hợp với thủ quỹ để đối chiếu tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
• Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng
• Phối hợp với kế toán để lập báo cáo về tình hình công nợ của công ty và xây dựng lịch thanh toán công nợ của khách hàng
• Kiểm tra, theo dõi và tính toán số công nợ phát sinh mỗi tháng 
• Lập báo cáo số dư công nợ của công ty theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên
• Xây dựng các đề xuất và giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…

Tham khảo thêm dịch vụ: Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp đảm nhận những nhiệm vụ sau:

• Giám sát quá trình làm việc của các kế toán viên từ đó đưa ra những sự điều chỉnh hợp lí
• Thu thập, xử lý số liệu kế toán và những chứng từ kế toán liên quan thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Theo dõi và quản lý tình hình công nợ của doanh nghiệp qua báo cáo do kế toán công nợ gửi lên
• Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất phát sinh trong thực tế trên từng sản phẩm.
• Theo dõi, kiểm tra và giám sát việc luân chuyển lượng hàng tồn kho qua kế toán kho.
• Tính lương cho nhân viên công ty và các khoản trợ cấp, tiền thưởng, khoản trích kèm theo
• Lập báo cáo phân bổ các chi phí. Hạch toán các khoản phân bổ đó.
• Tính và trích chi phí khấu hao TSCĐ. Hạch toán khoản trích khấu hao đó.
• Thực hiện bút toán kết chuyển và bút toán phân bổ
• Lập các báo cáo thuế theo định kỳ hàng quý, hàng năm 
• Thực hiện các bút toán quan trọng trong đầu năm tài chính mới như: kết chuyển lãi lỗ, hạch toán chi phí thuế môn bài,…
• Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối, nhập liệu và in sổ sách theo quy định,..

Kế toán trưởng

Nhiệm vụ của kế toán trưởng được cụ thể trong mô tả công việc kế toán nội bộ như sau:

• Quản lý chung tất cả các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán
• Quản lý, đào tạo kế toán viên
• Quản lý hệ thống kế toán, dữ liệu, sổ sách liên quan, hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp
• Tham mưu cho lãnh đạo và đề xuất về công tác kiểm soát hoạt động tài chính
• Lập báo cáo tài chính và trình bày với Ban lãnh đạo cấp trên
• Cung cấp các sổ sách, số liệu liên quan cho công tác thanh kiểm toán của cơ quan chức năng khi có yêu cầu

Kiểm soát nội bộ

Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ như sau:

• Tiến hành các cuộc đánh giá (cá nhân hoặc theo nhóm) về các quy trình hoạt động và cách thức vận hành doanh nghiệp
• Đảm bảo tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều thực hiện đúng quy chế, quy định, chính sách đã đề ra
• Lập báo cáo đánh giá hàng năm gửi lên ban lãnh đạo công ty
• Theo dõi, kiểm soát những biến động trong tình hình tài chính doanh nghiệp và các báo cáo tài chính
• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật của các thông tin dữ liệu quan trọng, tránh việc rò rỉ thông tin hay bị xâm nhập trái phép.
• Báo cáo thông tin thu thập được cho cấp trên, đồng thời đưa ra các đề xuất, giải pháp khắc phục
• Chỉ đạo và thực hiện những giải pháp trên sau khi đã được lãnh đạo cấp trên phê duyệt
• Đảm nhận vai trò là người đại diện của công ty trong một số trường hợp để làm việc với các cơ quan kiểm toán bên ngoài
• Cập nhật các thay đổi mới trong chính sách pháp luật của nhà nước và áp dụng vào doanh nghiệp

Kế toán nội bộ là một trong những bộ phận không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Trong kế toán nội bộ lại có nhiều phân mảng khác nhau gây nhầm lẫn. Bài viết đã chi tiết các mô tả công việc kế toán nội bộ và làm rõ nhiệm vụ của từng phân mảng. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!