Meeting minutes là gì? 5 mẫu biên bản họp chỉnh chu, khoa học, hiệu quả

Meeting minutes luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nêu lên được những kết quả và chiến lược của mỗi công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, đây là văn bản không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu được meeting minutes là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và cung cấp 5 mẫu biên bản họp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. 

Meeting minutes là gì?

Meeting minutes là một văn bản quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Biên bản này ghi lại những nội dung chính được thảo luận và những ý kiến được phát biểu trong cuộc họp. Meeting minutes tóm tắt những gì diễn ra trong cuộc họp, giúp những người vắng mặt cũng có thể nắm bắt được thông tin. Nhờ đó, biên bản cuộc họp giúp công việc được giải quyết, xử lý kịp thời và liên tục.

Vì sao cần có meeting minutes cho mỗi buổi họp

Đối với các công ty, doanh nghiệp, meeting minutes dường như là văn bản không thể nào thiếu. Biên bản họp được xem là quan trọng vì nó mang đến nhiều lợi ích khác nhau. 

Ghi chú lại các thông tin được đề cập trong buổi họp

Meeting minutes là một biên bản tường thuật những gì diễn ra trong cuộc họp. Văn bản ghi lại những nội dung đã thảo luận, hướng giải quyết, các định hướng công việc tiếp theo và các ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Điều này giúp lưu trữ thông tin để đối chiếu sau này và là cơ sở cho những buổi họp tiếp theo. 

Hơn nữa, meeting minutes giúp những người hay đãng trí hạn chế những thiếu sót trong công việc. Những người vắng mặt có thể sử dụng văn bản này để nắm bắt những nội dung công việc và kế hoạch tiếp theo của công ty. Bạn có thể kết hợp sử dụng Notion để ghi chú và lưu trữ thông tin. 

Tải Templates Meeting minutes tại đây

Điều phối công việc hiệu quả

Meeting minutes cũng có thể được sử dụng như checklist công việc. Biên bản giúp ghi chép tiến độ các công việc, tình hình các dự án, những việc cần giải quyết hay những ý kiến đóng góp, xây dựng của cá nhân, tập thể trong cuộc họp. Từ đó những người đứng đầu có thể dựa vào để điều hành công việc hiệu quả, xuyên suốt và không bỏ qua vấn đề nào thay vì tự ghi nhớ trong đầu. 

Hạn chế tranh chấp về thông tin

Như đã đề cập, meeting minutes giúp ghi nhớ nội dung cuộc họp. Điều này vô cùng quan trọng vì biên bản đã lưu trữ thông tin một cách đầy đủ, chính xác và là căn cứ minh chứng cho những sự việc đã diễn ra trong buổi họp.

Do đó, meeting minutes hạn chế tranh chấp hay xung đột về thông tin khi sau này thảo luận, bàn bạc những vấn đề này. Nội dung trong biên bản là vô cũng quan trọng nên công việc ghi chép cần sự cẩn thận, tỉ mỉ và quan sát toàn diện. 

Tham khảo thêm dịch vụ Thành lập mới tại WinPlace

5 mẫu biên bản họp

Việc sử dụng các mẫu biên bản họp có sẵn sẽ giúp bạn có thể tạo meeting minutes hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức do chỉ cần ghi chú nội dung vào đúng định dạng đã tạo trước. Dưới đây là 5 mẫu biên bản họp phổ biến nhất hiện nay.

Classic

Một biên bản cuộc họp chính thức thường được viết dựa vào một số quy tắc nhất định. Tùy thuộc vào mục đích của tổ chức, chúng ta sẽ có nhiều mẫu khác nhau. Nếu bạn đang khó khăn trong việc tìm mẫu biên bản phù hợp với công việc của mình thì classic template là lựa chọn bạn có thể cân nhắc.

Classic template————————————————————————————————————–Thông tin cuộc họp chính thứcThông tin cuộc họp bao gồm tên tổ chức, địa điểm, thời gian và các thành phần tham dự.Báo cáoTừng bộ phận sẽ đại diện báo cáo tình hình công việc và các vấn đề liên quan.Công việc chưa hoàn thànhLiệt kê chi tiết những công việc chưa được hoàn thành.Kiến nghịCác thành viên trong cuộc họp đưa ra những kiến nghị dành cho tổ chức.Công việc mớiNhững công việc mới cần làm tiếp theo. Phần này bao gồm chi tiết về người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành công việc.Thông báoBáo cáo cho mọi người biết nếu có bất kỳ thông tin hay sự thay đổi trong tổ chức và công việc.

Action plan

Trong một dự án, action plan đóng vai trò như một lộ trình để giúp tổ chức có thể hành động tốt và đạt được mục tiêu. Để có thể viết được một action plan tốt thì không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những người mới.

Hiện nay, có rất nhiều mẫu mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, một template chuẩn của action plan cần đầy đủ 3 yếu tố: xác định được từng bước hành động, theo dõi các chiến lược, kế hoạch đã đề ra và triển khai chúng một cách thống nhất.

Action plan template————————————————————————————————————–Xác định từng bước hành độngCần làm rõ các công việc cần làm, việc nào làm trước, việc nào làm sau. Bên cạnh đó, bạn cần sắp xếp công việc một cách logic và hợp lý. Điều này giúp các nhân viên có thể thực hiện công việc trôi chảy và không bị trùng lặp.Theo dõi kế hoạch và các chiến lược đã đề raMỗi kế hoạch lập ra là để thực hiện công việc tốt hơn. Vì vậy, mỗi action plan phải bao gồm đầy đủ các yếu tố: ai thực hiện, khi nào, làm cái gì và làm như thế nào.Triển khai các hành động một cách thống nhấtBạn cần thống nhất các hoạt động trong action plan. Không nên thay đổi độ ưu tiên của các công việc. Ngay từ đầu chúng ta cần sắp xếp các hoạt động sao cho hoạt động này tiếp nối và kế thừa hoạt động khác một cách hợp lý.

Team meeting

Team meeting là việc tập hợp các thành viên trong nhóm để thảo luận về một vấn đề nào đó. Đây là nơi các thành viên có thể chia sẻ những kinh nghiệm trong công việc cho nhau. Một cuộc họp thành công đòi hỏi bạn cần có sự chuẩn bị tốt về mọi thứ. Trong đó, mẫu biên bản cuộc họp là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công đó. 

Team meeting template————————————————————————————————————–Mục tiêuMục đích của cuộc họp nhóm này là gì? Bao gồm mục tiêu và chủ đề thảo luận. ‍Lịch trìnhCuộc họp này có lịch trình hoặc cấu trúc được lên kế hoạch trước không? Nếu có hãy ghi chú tất cả ở đây để dễ dàng tham khảo.Những điểm thảo luậnTóm tắt tất cả các điểm thảo luận liên quan tại cuộc họp vào đây.Những bài học kinh nghiệm chínhNhững sự hiểu biết chính từ các vấn đề trong team meeting là gì? Phần này sẽ bao gồm các quyết định đã được đưa ra, báo cáo tiến độ hay bất kỳ các vấn đề, mối quan tâm khác cần được chia sẻ đến những đồng nghiệp.Các lưu ý quan trọng khácCó thông tin quan trọng nào khác cần được chia sẻ hay không? Không nhất thiết phải liên quan trực tiếp đến chủ đề của cuộc họp.Chia sẻ lại thông tinLiệt kê những thành phần có liên quan mà không có mặt và các bộ phận cần để chia sẻ thông tin cuộc họp đến họ.Hành độngLàm rõ những bước tiếp theo, người chịu trách nhiệm và thời gian cần hoàn thành. Lưu ý ghi rõ thông tin tại đây để chia sẻ và phân công đến mọi người.Theo dõi quy trìnhChúng ta sẽ giữ liên lạc và cập nhật về tiến độ như thế nào? Chúng ta có nên lên lịch cho một cuộc họp khác hay không?

Staff meeting

Thông thường, staff meeting sẽ diễn ra một lần mỗi tháng. Cuộc họp có sự tham gia giữa các thành viên trong công ty để thảo luận về các vấn đề liên quan. Để có thể tổ chức thành công buổi staff meeting, bạn có thể tham khảo template dưới đây.

Staff meeting template————————————————————————————————————–Tầm nhìn chiến lược của công tyBắt đầu cuộc họp với việc nhắc lại tầm nhìn của công ty: chúng ta đang ở đâu, điều mà chúng ta tin tưởng là gì và những chiến lược mà công ty đang thực hiện. Các chỉ số chínhXem xét các chỉ số cấp cao và giải thích ý nghĩa của chúng trong doanh nghiệp và thị trường hiện nay.Cập nhật thông tin của khách hàng hay nhân viênNhững trưởng nhóm hoặc quản lý sẽ cập nhật thông tin nhân viên mới (nếu có) một cách ngắn gọn. Tập trung vào những ý tưởng giá trị liên quan đến khách hàng. Ngoài ra, cần cố gắng đưa vào những bài học từ những góp ý của khách hàng. Điều gì tốt, điều gì chưa tốt và cần thay đổi chúng như thế nào.Các chủ đề quan trọng và những thay đổi ở quy mô lớnĐây là mục làm việc tùy chọn, có thể có hoặc không. Phần này bao gồm những sự thay đổi trong chiến lược của công ty, tuyển dụng và tái cấu trúc các bộ phận.AMA – Ask me anything (Hỏi và trả lời)Để lại một khoảng thời gian vào cuối buổi họp để hỏi và trả lời các câu hỏi của các thành viên. Mọi nhân viên có thể đưa ra những câu hỏi liên quan hoặc không liên quan đến chủ đề cuộc họp.Phần thưởngNhiều công ty muốn tôn vinh các nhóm hoặc cá nhân có những đóng góp tích cực cho tổ chức. Thông thường, những giải thưởng được lựa chọn từ mọi thành viên chứ không phải quyết định riêng từ ban giám đốc.

Informal

Informal meeting là cuộc họp ít khi được lên kế hoạch trước đó. Mục đích là để thảo luận các vấn đề không thích hợp trong các buổi họp chính thức. Do đó, biên bản cuộc họp cũng không quy định khắt khe, bạn có thể tự do thiết kế sao cho nội dung đầy đủ thông tin. Dưới đây là một template cho informal meeting.

Informal meeting template————————————————————————————————————–Loại cuộc họpTùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, bạn sẽ có thể điều chỉnh những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, phần này cần bao gồm những thông tin được cập nhật, thảo luận và những quyết định từ buổi họp.Mục tiêuMục tiêu của cuộc họp được ghi chú tại đây. Lịch trìnhNếu có sẵn lịch trình của cuộc họp, bạn có thể viết vào đây với chi tiết của từng mục. Việc này giúp tránh được những thiếu sót thông tin cần được thảo luận.Hành động tiếp theoLiệt kê những hành động kế tiếp với đầy đủ thông tin về người đảm nhận và ngày deadline cho mỗi việc.

Trên đây bài viết đã thông tin đến bạn meeting minutes là gì và 5 mẫu biên bản họp đúng cách, đầy đủ nội dung cần thiết. Hy vọng qua đây bạn có thể viết ra các meeting minutes chính xác và đạt hiệu quả cao nhất. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!