Từ khi thành lập cho đến suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng các loại giấy ủy quyền. Bài viết này sẽ tập trung làm rõ các vấn đề liên quan đến mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp và giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Vậy trường hợp nào doanh nghiệp cần sử dụng giấy ủy quyền? Có các loại giấy ủy quyền doanh nghiệp nào thông dụng nhất hiện nay? Giá trị pháp lý, thời hạn của từng loại giấy ủy quyền như thế nào? Cách viết từng loại giấy ủy quyền theo đúng form mẫu chuẩn được tiến hành ra sao? Tất cả sẽ được chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây.

Những quy định pháp lý về giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh 

Trước hết, ủy quyền là cách thức thực hiện một giao dịch dân sự, trong đó một bên là bên ủy quyền và một bên là bên được ủy quyền. Bên ủy quyền sẽ trao cho bên nhận quyền những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể nhất định. 

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý đơn phương, trong đó bên ủy quyền (cá nhân hoặc pháp nhân) chỉ định và giao phó cho bên được ủy quyền (cá nhân/ pháp nhân) được đại diện cho mình để thực hiện các nhiệm vụ được giao phó/ công việc thuộc phạm vi được ủy quyền. 

Trong trường hợp mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp thì bên ủy quyền là chủ sở hữu công ty (giám đốc, phó giám đốc), giao cho bên nhận ủy quyền thực hiện các thủ tục thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Đối với giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thì bên ủy quyền chỉ trao cho bên được ủy quyền các quyền hạn và trách nhiệm thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.

Người được ủy quyền có quyền đồng ý hoặc không đồng ý thực hiện những gì được ghi trong giấy ủy quyền. Họ có quyền từ chối, không nhận ủy quyền, không thực hiện những gì ghi trong giấy ủy quyền và sẽ không bị yêu cầu bồi thường nếu có bất cứ tổn thất nào xảy ra.

Trong trường hợp bên được ủy quyền chấp nhận đề nghị ủy quyền của bên ủy quyền, thì bên được ủy quyền cần đảm bảo tuân thủ và thực hiện đúng những nhiệm vụ, nghĩa vụ được ghi trong giấy ủy quyền.

Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho bên thứ 3 (trừ một số trường hợp đặc biệt mà pháp luật quy định hoặc trong giấy ủy quyền có đề cập).

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng giấy ủy quyền

Trong Bộ luật dân sự năm 2015, được cập nhật mới nhất ở thời điểm năm 2022, giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh vẫn chưa được quy định trong các văn bản pháp luật. Tuy luật chỉ ghi nhận hợp đồng ủy quyền, nhưng việc sử dụng giấy ủy quyền vẫn được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.

Trong suốt quá trình từ khi thành lập doanh nghiệp cho tới khi hoạt động sản xuất kinh doanh, giấy ủy quyền là một văn bản quan trọng được sử dụng rất phổ biến ở các công ty. Thường giấy ủy quyền được sử dụng khi cấp trên giao quyền hạn, trách nhiệm thực hiện một công việc nào đó cho cấp dưới.

Mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp được sử dụng khi chủ doanh nghiệp có việc bận và không thể tự đi đến cơ quan chức năng để thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp. Khi đó, người này sẽ viết giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh cho cấp dưới hoặc các thành viên khác của công ty đi thực hiện đăng ký kinh doanh thay mình.

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh được sử dụng khi chủ doanh nghiệp không thể tự mình đi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, do đó, cần ủy quyền cho một cá nhân khác thay mình thực hiện nghĩa vụ này.

Các loại giấy ủy quyền của doanh nghiệp

Ở thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp đang sử dụng 8 hình thức ủy quyền phổ biến nhất như sau: 

• Giấy ủy quyền doanh nghiệp dành cho cá nhân 
• Giấy ủy quyền của công ty cho ngân hàng thanh toán 
• Giấy ủy quyền của doanh nghiệp về việc lĩnh thay lương hưu và các trợ cấp BHXH
• Giấy ủy quyền công việc của doanh nghiệp
• Giấy ủy quyền khiếu nại 
• Giấy ủy quyền thu hồi nợ của doanh nghiệp dành cho cá nhân/ tổ chức khác
• Giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp
• Giấy ủy quyền dự đại hội cổ đông thường niên 
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh 
• Giấy ủy quyền tham gia tố tụng

Trong các hình thức ủy quyền kể trên, mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp và giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh được áp dụng rộng rãi.

Tham khảo thêm gói dịch vụ chỗ ngồi làm việc tại WinPlace

Hướng dẫn cách viết mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp/ Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Tương tự như các loại giấy tờ pháp lý khác, mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp và giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh cần đảm bảo đầy đủ các thành phần theo đúng quy định. 

Dưới đây là chi tiết về mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp:

• Giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh cần đảm bảo có quốc hiệu, tiêu ngữ Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. 
• Giấy ủy quyền cần ghi rõ tên loại ủy quyền là gì. Tên được đặt theo cấu trúc: GIẤY ỦY QUYỀN + “loại ủy quyền”. Cụ thể, trong trường hợp này, cần đặt tên là “GIẤY ỦY QUYỀN ĐĂNG KÝ KINH DOANH” hoặc “GIẤY ỦY QUYỀN NỘP HỒ SƠ ĐĂNG KÝ KINH DOANH”.
• Mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp cần có đầy đủ “Bên ủy quyền” và “Bên được ủy quyền”. 

Trong đó, bên ủy quyền cần ghi rõ thông tin về họ tên, CMND hoặc CCCD hoặc hộ chiếu và ghi rõ hộ khẩu thường trú.

Người làm giấy ủy quyền cũng cần ghi rõ các thông tin của “Bên được ủy quyền” như trên.

• Giấy ủy quyền cần đảm bảo cung cấp đầy đủ, rõ ràng các nội dung ủy quyền. Cụ thể trong trường hợp này, nội dung ủy quyền là việc bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền đi đăng ký kinh doanh hoặc bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền đi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Bên ủy quyền chính là bên quy định thời hạn của giấy ủy quyền. Bên ủy quyền cần ghi rõ thời gian ủy quyền là trong khoảng thời gian bao lâu, giấy ủy quyền có hiệu lực từ khi nào.

• Mỗi bản giấy ủy quyền cần được sao chép thành ít nhất 3 bản và được công chứng bởi Phòng công chứng hoặc bởi UBND xã, huyện, phường,…

Phân biệt giấy ủy quyền công ty với hợp đồng ủy quyền

Thứ nhất, hợp đồng ủy quyền là một giấy tờ pháp lý có giá trị được quy định trong Bộ luật dân sự năm 2015. Còn giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh/ Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thì chưa được quy định trong luật. Vì vậy, hợp đồng ủy quyền có giá trị pháp lý cao hơn giấy ủy quyền, được quy định chặt chẽ hơn.

Thứ hai, hợp đồng ủy quyền được thực hiện bởi cả 2 phía là bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Họ cùng thỏa thuận về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng ủy quyền có hiệu lực kể từ khi 2 bên cùng ký và được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Việc vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. 

Đối với giấy ủy quyền thì đây chỉ là một văn bản đơn phương được soạn thảo bởi người ủy quyền. Người ủy quyền chỉ cần ký và đem đến cơ quan chức năng để chứng thực. Vì vậy, mối ràng buộc đối với người được ủy quyền là không chặt chẽ, rõ ràng. Bên được ủy quyền có thể từ chối thực hiện trách nhiệm được giao phó và không bị truy cứu trách nhiệm.

Như vậy, chúng tôi đã cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết liên quan tới mẫu giấy ủy quyền thành lập doanh nghiệp. Đồng thời hướng dẫn bạn cách viết giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh và giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh. Hi vọng các chủ doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về vai trò, chức năng của các mẫu giấy ủy quyền, cũng như biết cách viết giấy ủy quyền đúng chuẩn theo quy định.

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!