Lưu trữ chứng từ kế toán là hoạt động cần thiết với mỗi doanh nghiệp, phục vụ cho nhiều mục đích. Bên cạnh đó, đây cũng là điều mà đơn vị cần thực hiện để tuân thủ các quy định của pháp luật. Vậy cách lưu trữ như thế nào và thời hạn giữ chứng từ từng loại ra sao? WinPlace sẽ giải đáp cho tiết những vấn đề này để bạn thực hiện tốt công tác của mình. 

Tổng quan về chứng từ kế toán 

Chứng từ kế toán là các loại giấy tờ, tài liệu ghi lại những khoản phí, lệ phí và thuế. Chúng phản ánh các sự kiện kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp nói riêng và tình hình đất nước nói chung. Đây là loại giấy tờ được sử dụng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán. Những chứng từ này được lập ra theo quy định của Nhà nước về quản lý thuế. 

Cụ thể, chứng từ kế toán bao gồm biên lai phí, lệ phí và thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Hình thức thể hiện của tài liệu này có thể là dạng văn bản giấy tự in và đặt in, văn bản điện tử. Khi lập, người thực hiện phải tiến hành theo trình tự và thủ tục do pháp luật về kế toán quy định. Việc ghi chép sổ sách cũng phải dựa trên đúng các chứng từ sẵn có. 

Thông thường, chứng từ sẽ được lập thành nhiều bản và và luân chuyển qua phòng ban có liên quan. Để phục vụ các mục đích sử dụng, những người có thẩm quyền cần lưu trữ chứng từ kế toán cẩn thận, đúng thời hạn và đúng cách. Tất cả được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật nên bạn cần tìm hiểu, nắm rõ.  

Tham khảo thêm dịch vụ: Văn phòng trọn gói tại WinPlace

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định pháp luật 

Vì mức độ quan trọng mà các loại giấy tờ này cần được bảo quản đúng cách, đúng thời gian theo quy định pháp luật. Người đứng đầu doanh nghiệp có trách nhiệm căn cứ vào ý nghĩa lâu dài của tài liệu để phân loại lưu trữ chứng từ kế toán. Cụ thể, pháp luật quy định về thời hạn lưu trữ từng tài liệu theo ba loại dưới đây: 

Những chứng từ kế toán lưu trữ ít nhất 05 năm 

Đây là những giấy tờ không được sử dụng trực tiếp để điền vào bên trong sổ sách kế toán như: 

• Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho – nhập kho không lưu trong tập tài liệu kế toán, không dùng để lập báo cáo tài chính. 
• Những giấy tờ được sử dụng cho công tác điều hành, quản lý của đơn vị kế toán, không cần dùng trực tiếp cho việc lập báo cáo tài chính. 

Những chứng từ kế toán lưu trữ ít nhất 10 năm 

Đây là những loại giấy tờ được sử dụng trực tiếp để ghi chép vào sổ sách kế toán và báo cáo tài chính cùng một số loại báo cáo khác: 

• Tài liệu về việc nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp;
• Báo cáo kiểm định, kiểm kê và đánh giá tài sản doanh nghiệp; 
• Tài liệu liên quan đến các kỳ kế toán năm, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành; 
• Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước và độc lập, các loại hồ sơ kiểm tra và giám sát hoạt động của cơ quan có thẩm quyền. 
• Giấy tờ liên quan đến hoạt động thành lập, tách, chia, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển hình thức sở hữu. 
• Tài liệu về việc chuyển đổi đơn vị, giải thể, chấm dứt hoạt động, tuyên bố phá sản doanh nghiệp; Tài liệu kết thúc dự án. 

Lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn 

Đây là những tài liệu liên quan đến việc thanh tra, kế toán kiểm toán, phát triển kinh tế của nhà nước. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ được tính là trên 10 năm và kéo dài tới khi bị hủy hoại tự nhiên.

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước đã có dấu phê chuẩn của Quốc hội; 
• Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương do Hội đồng nhân dân phê chuẩn; 
• Báo cáo quyết toán dự án theo nhóm A của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, dự án cấp quốc gia;
• Tài liệu có tính sử liệu, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, an ninh – quốc phòng đất nước. 

Tìm hiểu thêm dịch vụ Luật kế toán

Cách lưu trữ chứng từ kế toán chuẩn mực, an toàn 

Bên cạnh thời hạn, bạn cũng cần nắm rõ cách lưu trữ để bảo quản và sử dụng tài liệu. Tùy vào loại chứng từ mà cách cất giữ được thực hiện theo một số hướng dẫn sau: 

• Phiếu thu chi: Đóng thành quyển lưu trữ theo từng tháng trong năm, đúng với thứ tự được lập. 
• Phiếu nhập xuất kho: Phiếu nhập kho lưu cùng hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc mua hàng. Phiếu xuất kho lưu cùng hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc giao hàng. 
• Chứng từ ngân hàng: Sắp xếp theo thời gian được lập, đi theo từng bộ là hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay. 
• Hồ sơ nhân sự: Bao gồm hợp đồng lao động, các biểu mẫu liên quan đến bảo hiểm, phiếu lương, bảng đăng ký mã số thuế cá nhân. Mỗi nhân viên lưu theo một bộ. Ngoài ra còn cần có báo cáo biến động nhân sự theo từng tháng. 
• Tờ khai thuế: Lưu theo từng quý trong năm, kèm theo giấy nộp tiền phát sinh. Tiến hành lưu trữ cả bản giấy và file điện tử để đảm bảo. 

Thời hạn và cách lưu trữ chứng từ kế toán đã được cung cấp đầy đủ để bạn tham khảo. Với những chia sẻ này của WinPlace, chắc hẳn bạn đã có thêm thông tin hữu ích trong lĩnh vực. Nếu đang có nhu cầu tìm hiểu thêm về các hoạt động khác của doanh nghiệp, bạn hãy theo dõi website của đơn vị mỗi ngày nhé. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!