Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp là chủ đề được nhiều người quan tâm. Việc này liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Bài viết dưới đây cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về vấn đề này. 

Đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?

Các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng các nguồn kinh phí như ngân sách Nhà nước, cấp trên cấp phát hay bằng nguồn kinh phí khác để thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước gọi là đơn vị hành chính sự nghiệp.

Một số đơn vị hành chính sự nghiệp như trường học, bệnh viện, ủy ban nhân dân,… Kế toán viên ở đây cần thực hiện nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới nguồn ngân sách của nhà nước. Vì vậy, đơn vị này cũng hoạt động theo cơ chế “Nhà nước của dân, do dân và vì dân”.

Các đơn vị hành chính ra đời giúp đảm bảo các nhu cầu, quyền lợi cho nhân dân, giúp dân giải quyết những khó khăn, vướng mắc. Đây là mắt xích quan trọng kết nối người dân với các tổ chức chính quyền cấp trên. 

Tiền lương là gì?

Tiền lương là khoản tiền người sử dụng lao động trả cho người lao động theo khối lượng công việc, vị trí người đó đã đảm nhiệm.

Hay nói cách khác tiền lương là tiền công mà người lao động nhận được dựa vào kết quả công việc mà họ đã cống hiến cho đơn vị sử dụng lao động.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp là công viêc liên quan trực tiếp đến lương của người lao động.

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp là vị trí nhân viên kế toán đảm nhiệm tính toán, hoạch định tiền lương dựa vào các vấn đề như thưởng phạt, tăng ca, chấm công, phụ cấp,… Một số nhiệm vụ của kế toán tiền lương như:

• Xây dựng chính xác bảng lương dựa vào các thông tin bảng chấm công, bảng công tác;
• Tính toán chính xác, kịp thời các khoản tiền lương, trợ cấp, tiền thưởng và đóng các khoản chính sách mà người lao động được hưởng;
• Tính toán và phân bổ các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền lương,… vào chi phí hoạt động của tổ chức;
• Lập các báo cáo về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phí công đoàn;
• Tính toán, theo dõi và quản lý các khoản tạm ứng lương của nhân viên;
• Tính toán chính xác các khoản khấu trừ vào lương theo quy định của nhà nước như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân;
• Theo dõi các khoản thu nhập khác ngoài lương của người lao động để thực hiện quyết toán thu nhập cuối năm.

Những điều cần chú ý khi làm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức. Vị trí này cần sự tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết nhỏ.

Dưới đây là một số lưu ý khi làm kế toán tiền lương.

• Tìm hiểu, nắm rõ các thông tin về mức lương, phụ cấp, mức phúc lợi khác đối với từng vị trí, cá nhân;
• Chú ý đến những vị trí người lao động đang làm theo hợp đồng, lao động thời vụ hay cộng tác viên;
• Thận trọng khi tính toán bảng lương, lưu ý các khoản tạm ứng, khấu trừ trước khi trả lương cho người lao động;
• Hiểu rõ cách tính và kê khai thuế thu nhập cá nhân;
• Tìm hiểu các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế thu nhập cá nhân của từng người lao động.

Hình thức trả lương

Hình thức trả lương tại các đơn vị sự nghiệp hành chính là trả lương theo thời gian dựa vào thời gian thực tế và trình độ nghiệp vụ chuyên môn. Tùy thuộc vào các đơn vị thời gian khác nhau sẽ có các hình thức trả lương khác nhau:

• Lương tháng là lương trả cố định, định kỳ hằng tháng theo hợp đồng áp dụng để trả lương cho các cán bộ công nhân viên và cấp quản lý. Lương tháng được tính theo công thức: Lương tháng = mức lương tối thiểu x hệ số lương x hệ số điều chỉnh + phụ cấp (nếu có);
• Lương tuần là lương trả cho một tuần làm việc, theo thỏa thuận từ trước, áp dụng đối với người làm thời vụ hay công việc cụ thể nào đó. Công thức tính lương tuần là (lương tháng x 12) / 52;
• Lương ngày là lương trả cho một ngày làm việc, áp dụng đối với người làm thời vụ theo ngày. Lương ngày tính theo công thức như sau: lương tháng / 22;
• Lương giờ là lương trả cho một giờ làm việc, áp dụng để tính lương giờ tăng ca, làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ. Cách tính lương giờ là lương ngày / 8.

Chứng từ sử dụng liên quan đến các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp muốn được chính xác nhất, cần có chứng từ kiểm tra, đối chứng. Một số chứng từ được sử dụng phổ biến là bảng chấm công, phiếu báo làm việc ngoài giờ, phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. 

Bảng chấm công 

Bảng chấm công là chứng từ quan trọng và là căn cứ để tính lương và các khoản liên quan một cách đầy đủ và chính xác nhất.

Bảng chấm công dùng để theo dõi, thống kế số ngày làm việc thực tế hoặc nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội. Đây là chứng từ không thể thiếu trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Mỗi đơn vị sẽ thiết lập mẫu bảng chấm công khác nhau nhưng đều có một chuẩn mực nhất định. Các thông tin thường thấy trong bảng chấm công như số ngày nghỉ không lương, số ngày nghỉ lễ, số ngày nghỉ phép, số ngày công tính lương,…

Việc lập ra một tiêu chuẩn bảng chấm công giúp việc chấm công tính lương được chính xác, đầy đủ, tránh những bất cập và sai sót.

Các tổ trưởng các phòng ban hay người được phân công chấm công cho đơn vị sẽ dựa vào số người có mặt thực tế để chấm công theo từng ngày.

Hiện nay, nhiều đơn vị đã sử dụng máy chấm công bằng vân tay hay thẻ từ để xuất dữ liệu cuối tháng thay vì thủ công. 

Chứng từ này cần chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận, cấp trên cùng các chứng từ liên khác khác như giấy xin phép, phiếu báo làm việc ngoài giờ,…

Từ đó, bộ chứng từ chấm công sẽ chuyển đến kế toán tiền lương để đối chiếu, rà soát, kiểm tra và tính toán tiền lương ứng với từng người lao động. 

Phiếu báo làm việc ngoài giờ

Mẫu phiếu báo làm việc ngoài giờ là chứng từ xác nhận thời gian làm tăng ca của người lao động. Những thông tin cần có trong mẫu phiếu này là khoảng thời gian tăng ca, số giờ làm thêm, nội dung công việc đã thực hiện.

Phiếu báo làm việc ngoài giờ cần có xác nhận của trưởng bộ phận và cấp trên để chuyển đến kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương. 

Đây cũng là chứng từ cần trong hoạt động kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội

Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội sử dụng trong các trường hợp nghỉ thai sản, tai nạn lao động,… Chứng từ này được kèm giấy chấm công gửi về kế toán tiền lương vào cuối tháng để tính lương.

Đây sẽ là cơ sở để trợ cấp bảo hiểm xã hội trả lương thay theo quy định. 

Các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Các khoản trích theo lương được quy định tỷ lệ cụ thể theo chế độ hiện hành dựa theo mức lương của mỗi cá nhân. Có 4 khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: 

• Quỹ bảo hiểm xã hội: được trích nhằm hỗ trợ cho người lao động cho các trường hợp như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ thai sản, về hưu;
• Quỹ bảo hiểm y tế: nhằm tài trợ cho người lao động trong các hoạt động khám chữa bệnh dựa theo các quy định hiện hành;
• Quỹ bảo hiểm thất nghiệp: để bù đắp một phần nào đó thu nhập cho người lao động khi nghỉ việc;
• Kinh phí công đoàn: được thành lập với mục đích sử dụng cho các hoạt động của đơn vị như hỗ trợ người lao động có hoàn cảnh khó khăn, quà tết hay lễ cho người lao động,…

Trên đây bài viết đã chia sẻ những thông tin về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Hy vọng qua đây, Winplace đã giúp bạn có thể hạch toán các khoản một cách đầy đủ và hợp lý.