Hàng tồn kho với một số lượng lớn khiến không ít các doanh nghiệp cảm thấy lo ngại. Thực hiện chính xác và cụ thể kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp họ phần nào giải quyết vấn đề trên. Vậy nội dung, ưu điểm và cách thức thực hiện cụ thể ra sao. Cùng đọc ngay bài viết để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích, hỗ trợ quá trình làm việc. 

Hình thức hạch toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho tạo nên áp lực tài chính không nhỏ lên các doanh nghiệp. Trước nguy cơ lỗ vốn, đội ngũ kế toán cần phải thực hiện kê khai rõ ràng để kịp thời tìm ra hướng giải quyết. Nội dung về việc hạch toán hàng tồn kho đã được quy định rõ tại thông tư 200 và thông tư 133.

Theo đó, có hai phương pháp kế toán mà doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên có thể áp dụng: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Mỗi hình thức đều có mục tiêu và mang lại những lợi ích riêng. 

• Kê khai thường xuyên: Kế toán liên tục, thường xuyên theo dõi, phản ánh và lập báo cáo về những thay đổi tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa trong kho. Với cách thức này, các đơn vị, doanh nghiệp có thể kiểm soát một cách chặt chẽ số lượng hàng thực tế. Muốn vậy, khâu kiểm kê phải cực kỳ chính xác, dữ liệu thực tế phải khớp với số liệu sổ kế toán;
• Kiểm kê định kỳ: Công việc chỉ được thực hiện vào các giai đoạn nhất định. Cụ thể là kiểm kê đầu kỳ, cuối kỳ rồi mới tính được số liệu trong kỳ theo một công thức nhất định. Tuy tiết kiệm được thời gian công sức, giảm bớt được khối lượng công việc nhưng có thể nói phương pháp này chưa thực sự hiệu quả. 

Ngoài ra, có một nguyên tắc mà các đơn vị cần nắm rõ: chỉ được áp dụng 1 trong hai phương pháp khi hạch toán, không áp dụng cùng lúc. Theo đó, doanh nghiệp cần phải tập trung xem xét các yếu tố về: số lượng, chủng loại hàng hóa, quy mô, tính chất…. để lựa chọn cách thức thực hiện. 

Chi tiết phương pháp kê khai thường xuyên

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên bởi những ưu điểm nổi bật. Dưới đây là những thông tin chi tiết, cụ thể về cách thức hạch toán này:

Nội dung

Việc kê khai thường xuyên giúp quá trình kiểm soát và tổng hợp thông tin, số liệu hàng hóa xuất, nhập và tồn kho một cách nhanh chóng. Đúng theo tên gọi của hình thức hạch toán này, quá trình theo dõi, phản ánh và cập nhật tình hình diễn ra liên tục. Mọi khâu thực hiện đều có tính hệ thống và theo kế hoạch rõ ràng, cụ thể.  

Đồng thời, bằng cách cung cấp số liệu một cách chính xác và thường xuyên như vậy, ban lãnh đạo có thể yêu cầu tính giá trị hàng xuất bất cứ lúc nào. Thông thường, những doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị cao sẽ áp dụng phương pháp này. Ngoài ra, những mặt hàng như máy móc, thiết bị, vật liệu xây lắp cũng sẽ hạch toán thường xuyên bởi loại hàng này có số lượng nhập, xuất liên tục.  

Ưu điểm 

• Tính linh hoạt cao: Việc hạch toán hàng tồn kho thường xuyên sẽ hỗ trợ rất nhiều đến quá trình làm việc của bộ phận kế toán cũng như những bộ phận liên quan. Khi những số liệu được cập nhật và theo sát liên tục, thuận tiện cho đánh giá và tổng kết theo từng thời kỳ. Hoặc thậm chí trong bất cứ thời điểm nào, khi ban lãnh đạo có nhu cầu thì hoàn toàn có thể lập báo cáo nhanh, linh hoạt. 
• Tính chính xác cao: Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên mang lại độ chính xác cao. Khi thống kê số liệu liên tục, các bộ phận sẽ nhanh chóng phát hiện ra được những vấn đề (lệch hoặc sai số);
• Phù hợp với nhiều doanh nghiệp: Hầu hết đơn vị doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng phương pháp này trong khâu kiểm kê sản phẩm tồn kho. Đặc biệt là những công ty kinh doanh mặt hàng xây dựng, thiết bị, máy móc, sản phẩm có giá trị cao… ;
• Góp phần vào công cuộc quản lý doanh nghiệp: Vì đặc thù của phương thức kế toán này là theo dõi sát sao, thường xuyên và liên tục nên luôn có các số liệu chính xác trong từng thời điểm nhất định. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể nắm tình hình hoạt động cụ thể và nhanh chóng. Từ đó đặt ra những mục tiêu và phương hướng hoạt động hiệu quả. Như vậy, hạch toán thường xuyên có vai trò quan trọng trong công cuộc quản lý doanh nghiệp. 

Cách kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Kế toán hàng tồn kho thường xuyên có nhiều ưu điểm nổi bật, mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý và duy trì doanh nghiệp. Tuy nhiên, công cuộc này chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi bộ phận kế toán và các bên liên quan có cách thức làm việc chuẩn xác, đúng quy định. Cụ thể:

Loại chứng từ sử dụng

Các loại chứng từ và giấy tờ khi kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên đều được quy định cụ thể tại nghị định 200 và nghị định 133. Theo đó, có hai loại chứng từ cần hoàn thiện: phiếu nhập và xuất kho, biên bản kiểm kê hàng hóa. Các loại giấy tờ này cần được hoàn thành ngay trong quá trình kiểm kê, ghi thông tin chính xác, đặc biệt là về số lượng. 

Những tài khoản dùng để hạch toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên

• Tài khoản 151: Được gọi là tài khoản “hàng mua đang đi đường”. Đây là tài khoản mà các doanh nghiệp sử dụng để định giá giá trị của các mặt hàng hóa đã mua nhưng đang còn trên đường vận chuyển. Cũng sẽ bao gồm các trường hợp đã về đến kho nhưng chưa làm thủ tục nhập kho;
• Tài khoản 152: Được gọi là tài khoản “Nguyên vật liệu”. Doanh nghiệp dùng tài khoản này để thể hiện mức giá trị hiện có và những biến động về giá cả của các loại nguyên vật liệu đang có trong kho;
• Tài khoản khác: Bao gồm tài khoản 111, 112, 133, 141, 331, 515… Đây đều là những tài khoản cần thiết, phục vụ cho công cuộc hạch toán hàng tồn kho mà các nhân viên kế toán cần hoàn thiện.

Cách thực hiện

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo hình thức này được áp dụng với nhiều trường hợp, điều kiện cụ thể. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến:

Tăng nguyên vật liệu

• Khi hàng và hóa đơn về cùng một thời điểm, kế toán ghi: Nợ TK 152 (Giá thực tế), Nợ TK 1331 ( Thuế GTGT được khấu trừ), Có TK 111, 112, 141… (Tổng thanh toán). 
• Khi hàng về trước, hóa đơn về sau: Nếu hóa đơn về trong kỳ thì tiến hành ghi theo trường hợp trên. Nếu hóa đơn về sau cuối kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 152 (giá tạm tính), Có TK 331. Đến khi hóa đơn về, tiến hành bổ sung hoặc thực hiện các biện pháp lưu giữ thông tin để đối chiếu;
• Khi hàng về sau, hóa đơn về trước: Nếu hàng về trong kỳ thì tiến hành hạch toán như trường hợp đầu. Nếu hàng về sau kỳ cuối, kế toán ghi: Nợ TK 151 (Giá hàng), Nơ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), Có TK 111, 112, 331 (Tổng số tiền). Nếu hàng về khi đã sang kỳ mới, kế toán ghi: Nợ TK 152 khi nhập kho, Nợ TK 621, 627, 642 khi sử dụng ngay, Có TK 151;

Giảm nguyên vật liệu

Kế toán tiến hành bút toán: Nợ TK 621, 627, 641 (Theo giá), Có TK 152 (Giá trị xuất hàng)

Trường hợp xuất góp liên doanh

Kế toán tiến hành bút toán sự chênh lệch vào tài khoản: Nợ TK 128, 222 (Giá trị góp vốn), Nợ TK 811 (Phần chênh lệch tăng), Có TK 152 ( Giá trị xuất trong thực tế), Có TK 711 ( phần chênh lệch giảm).

Trường hợp xuất vật liệu đi

Kế toán ghi: Nợ TK 632 (Giá trị xuất) và Có TK 152 để phản ánh mức giá vốn của doanh nghiệp. Tiếp đó, để định giá mức doanh thu của doanh nghiệp khi xuất bán hàng hóa, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 ( Giá bán, bao gồm cả thuế), Có TK 511 ( Giá bán, chưa bao gồm cả thuế), Có TK 3331 ( Thuế GTGT đầu ra). 

Trường hợp kiểm kê có thiếu nguyên vật liệu

Kế toán tiến hành kiểm kê kỹ lưỡng, đầy đủ các bước để xác định trường hợp có thiếu nguyên vật liệu. Lúc này, nhân viên bộ phận này tiến hành bút toán: Nợ TK 1381, Có TK 152.

Các trường hợp xuất hàng khác

Với vấn đề này, tùy vào từng mục đích xuất hàng khác nhau mà bộ phận kế toán tiến hành ghi chép sổ sách, thông tin. Cụ thể một vài trường hợp như sau:

• Thuê ngoài gia công: Ghi Nợ TK 154;
• Xuất để viện trợ, biếu tặng: Ghi Nợ TK 4312;
• Xuất để trả lại vốn đã góp trước đó: Ghi Nợ TK 411;
• Xuất để cho vay mượn: Ghi Nợ TK 1388. 

Kết luận

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hỗ trợ đắc lực trong quá trình quản lý của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc này cần thực hiện nghiêm túc, chính xác và đúng quy định hiện hàng. Để cập nhật chi tiết những thông tin về kế toán và doanh nghiệp, bạn có thể ghé thăm Winplace để theo dõi những thông tin mới nhất.

Liên hệ với Winplace để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

Website: www.winplace.com.vn

Fanpage: Winplace Coworking Space

Hotline: 097 631 2066 – 0938 80 90 70