Hóa đơn chuyển đổi là gì và nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn cần được tìm hiểu chi tiết. Nhiều bạn còn đặt câu hỏi, liệu hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không. Đây là hóa đơn được bộ tài chính quy định cụ thể để sử dụng trong quá trình hoạt động doanh nghiệp.

Hóa đơn chuyển đổi là gì? hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi được hiểu là bản hóa đơn giấy được chuyển từ file hóa đơn điện tử gốc. Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:

– Trong quá trình lưu thông hàng hóa, đơn vị cần chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.

– Khách hàng yêu cầu lấy chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

– Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa của doanh nghiệp bị kiểm tra, cần xuất trình giấy tờ, hóa đơn liên quan đến hàng hóa.

– Doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để kẹp vào các chứng từ thanh toán hoặc phục vụ cho các mục đích nội bộ khác.

– Sử dụng để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi tiếng Anh là: Conversion invoice

A converted e-invoice is understood as an invoice unit converted from the original e-invoice file

Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định về hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với với hệ thống dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này).

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Người bán hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc vật chất của hàng hóa đang lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa phải tuân thủ các quy định pháp luật và phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật từ người bán, trong đó bao gồm dấu của người bán.

Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật

Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ các quy định bắt buộc theo ban hành của pháp luật.

– Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các điều kiện chuyển đổi quy định tại Thông tư số 32/2011/ TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính. Trong đó có các nội dung:

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý: Khi xác minh các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn như nguồn, chữ ký xác nhận được chuyển đổi, chữ ký và tên đầy đủ của người thực hiện chuyển; Việc trao đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về việc chuyển đổi chứng từ điện tử.

Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Đây là một nội dung quan trọng được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP điều chỉnh hóa đơn điện tử (EC) khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Do đó, các quy tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang loại chứng từ giấy cần:

– Hóa đơn điện tử phải là hợp pháp mới được chuyển thành chứng từ giấy

– Việc chuyển đổi phải đảm bảo tính thống nhất giữa nội dung hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành tài liệu giấy chỉ có giá trị lưu giữ với mục đích ghi theo quy định của pháp luật về  các  kế toán và pháp luật về các giao dịch điện tử, không có tác dụng hiệu lực của thanh toán, trừ khi hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 119.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký

Theo điểm b, khoản 2, điều 5 của Thông tư 119/2018/TT-BTC đưa ra nội dung về việc hóa đơn chuyển đổi bởi hóa đơn điện tử có cần ký không như sau:

+ Các tổ chức kinh doanh bán hàng hóa và dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn mà không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hoặc con dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn tiền điện;  hóa đơn nước, hóa đơn viễn thông; hóa đơn ngân hàng đáp ứng các điều kiện tự in như được nêu trong thông tư này.

+ Trong trường hợp của một công ty dịch vụ, trên hóa đơn, không nhất thiết phải có tiêu chí “đơn vị tính toán”.

– Theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23 tháng 2 năm 2016 của Bộ Tài chính: Các sở thuế tỉnh và thành phố trực thuộc chính phủ trung ương, cụ thể như sau:

– Điều 2 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 hiện tại có quy định nội dung là:

+ Các tổ chức kinh doanh có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn cùng một lúc. Nhà nước hiện tại luôn khuyến khích hình thức là hóa đơn điện tử.

– Tại điểm e, khoản 1 và 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính, hướng dẫn nội dung thỏa thuận đầu tư:

+ Hóa đơn điện từ cần phải cung cấp đầy đủ các nội dung gồm:

Cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về người bán; ngày và tháng chuẩn bị và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử sẽ tiến hành thực hiện theo luật của người mua nếu như họ là đơn vị kế toán.

+ Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không có tất cả các nội dung cần thiết để tuân thủ các chỉ thị cụ thể của Bộ Tài chính.

Dựa trên các quy định trên:

Nếu bên mua không phải là đơn xị kế toán hay nếu đơn xị kế có sở hữu chứng từ hoặc hồ sơ có cung cấp về dịch vụ giữa hai bên thuộc một trong những trường hợp như:

+  Các loại hợp đồng kinh tế

+ Phiếu mua xuất hàng hóa

+ Biên lai thu mua hàng hóa….

Trong trường hợp này sẽ cần phải lập hóa đơn điện tử theo chỉ định của pháp luật, và đây cũng là trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký người mua.

Bộ Tài chính hướng dẫn Cục Thuế kiểm tra từng trường hợp cụ thể và các điều kiện phản hồi của công ty để đưa ra quyết định cuối cùng về việc miễn trừ chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

Tóm lại:

– Hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có người mua ký tên

– Hóa đơn điện tử phải có chữ ký của bên bán

Một vài quy định cần biết về việc đóng dấu và điền chữ ký trên hóa đơn điện tử

Theo khoản 3, Điều 4 của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 về dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử, một số trường hợp trên hóa đơn là không bắt buộc. Nội dung chữ ký hoặc con dấu sẽ là bắt buộc khi người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán lập hóa đơn với tất cả các yếu tố bắt buộc.

Hóa đơn được in từ những tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật thì không cần phải có tên, địa chỉ, của người mua hàng hoặc đóng dấu xác nhận từ bên bán.

Những loại them hay vé có in sẵn giá thì cũng không nhất thiết phải có chữ ký từ người mua.

Các doanh nghiệp và tổ chức thương mại sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng lớn, bắt buộc cần tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. Căn cứ theo đặc điểm, phương pháp làm việc, phương thức lập hóa đơn và trên cơ sở đề xuất của công ty, Tổng cục Thuế kiểm tra và gửi một tài liệu về việc không bắt buộc cần phải có tiêu thực về dấu bên trong của bên bán

Người mua thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như thế nào?

Để người mua có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì bạn có thể tham khảo thêm những hướng dẫn cung cấp dưới đây như sau:

Theo luật, người mua có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hợp đồng sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý và được pháp luật bảo vệ. Bài viết này hướng bạn một cách chi tiết nhất về các giai đoạn chuyển đổi, nhưng khuyến khích bạn sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng phong trào của quyết định 118.

Các bước tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm:

Bước 1: Lưu trữ hóa đơn trên máy tính

Thông thường hóa đơn điện tử sẽ gồm có 2 phần đính kèm:

Tệp được lưu dưới dạng .zip – tệp điện tử gốc, trong tệp này chứa hóa đơn điện tự được ký bởi chữ số số hợp lệ của công ty. Đây là tệp bạn cần lưu giữ lại để có thể dễ dàng đối chiếu về sau này.

Loại tệp được lưu trữ dưới dạng .pdf – lúc này sẽ cho phép người mua tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Bạn cần tải về máy và lưu trữ lại.

Bước 2: In tệp đã chuyển đổi trên giấy

Người mua thực hiện chuyển đổi bằng cách mở tệp chuyển đổi ở bước 1 bằng trình duyệt / phần mềm để mở tệp PDF tương ứng. Hoàn tất bạn cần thực hiện in chúng ra giấy.

Bước 3: Tiến hành ký tên trên hóa đơn giấy

Theo Thông tư 32, hóa đơn giấy được in ra chỉ được coi là hợp lên khi:

Ký và viết tên đầy đủ của người vừa thực hiện chuyển đổi.

Ghi rõ ngày chuyển đổi.

Bước 4: Hoàn tất quy trình

Thực hiện đầy đủ các bước trên là bạn đã hoàn tất quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

Tham khảo thêm dịch vụ: Thành lập mới tại WinPlace

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy như thế nào mới là đúng pháp lý

Hiện nay hóa đơn điện tự đang dần được thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy điều này góp phần tăng lên tiện ích tối đa nhất cho người mua lẫn người bán. Nhưng hiện nay có không ít trường hợp cần dùng hóa đơn giấy phục vụ vào một số nhiệm vụ nhất định. Vậy, làm thế nào để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật nhất?

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy nếu người mua phải chứng minh xuất xứ hàng hóa, để phục vụ việc di chuyển hàng hóa trên đường với cơ quan chức năng, người mua là đơn vị chưa đủ điều kiện nhận hóa đơn điện tử thông qua internet  hay là người mua chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy với mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo như quy định của bộ luật kế toán.

Theo công văn 2818/TCT-DNL 19/7/2018 của Tổng cục Thuế:

Hiệu lực pháp lý của hóa đơn điện tử

Theo khoản 1, Điều 3 của Bộ Tài chính Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, hướng dẫn tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa và Cung cấp các dịch vụ theo quy định xác định:

+ Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sáng tạo, thành lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý điện tử. Hóa đơn điện tử phải tuân thủ nội dung quy định tại Mục 6 của Thông tư này.

+ Hóa đơn điện tử được thực hiện tạo thông qua các hệ thống máy tính của một tổ chức đã được cấp mã số thuế và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Theo thông tin cung cấp tại Khoản 1 Điều 11 quy định rõ về việc hủy, lưu trữ hóa đơn điện tử chi tiết như sau:

Nếu người mua và người bán có sử dụng hóa đơn điện tử cho công việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định của Luật Kế toán.  Nếu hóa đơn điện tử được tạo từ hệ thống của một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp thanh toán điện tử, tổ chức trung gian đó cũng phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua, là đơn vị kế toán và trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, chịu trách nhiệm lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra những vật lưu trữ thông tin  như USD, ổ, đĩa.

Theo quy định tại Điều 6 và 3 của Thông tư Bộ Tài chính số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử có nội dung được quy định tại Điều 6 của thông tư này. Hóa đơn điện tử ở định dạng PDF chỉ là một trong những hình thức để hiển thị hóa đơn điện tử 2011, đề ra nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Nguyên tắc cần áp dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử: Nếu người bán chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử cách thức nhận hóa đơn của hai bên(chỉ rõ cách thức hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán đến hệ thống của người mua  hoặc là thông qua hệ thống trung gian)…

Hóa đơn điện tử khi được trình bày trước các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải đảm bảo yếu tố pháp lý giống như quy định Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc:

Người bán hàng hóa được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hữu hình của hàng hóa đang lưu hành và chỉ có thể chuyển đổi một (01) lần.  Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa phải tuân theo các quy định tại các khoản 2, 3 và 4 của điều khoản này và phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của người bán.

Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để cho phép lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ theo những quy định do pháp luật đưa ra.

Điều kiện

Muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thành công cần đảm bảo các yếu tố sau:

a) Cần phải thể hiện được sự toàn vẹn trong nội dung

b) Có dấu hiệu riêng chứng tỏ đã chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c) Có đầy đủ chữ ký và dấu theo quy định.

Ký hiệu riêng chỉ có tại hóa đơn chuyển đổi:

Một hóa đơn được chuyển đổi thành công thì sẽ có các thông tin gồm: Dòng chữ nêu rõ hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn gốc.

Tại điểm a, khoản 3, điều 4 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ cụ thể như sau:

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải chứa tất cả nội dung bắt buộc:

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa và dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không cần phải có chữ ký của người mua, đóng dấu của người bán nếu đó là hóa đơn ngân hàng.

Hóa đơn chuyển đổi là gì và các nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đã được hướng dẫn chi tiết. Bạn có thể tham khảo để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.