Hình thức văn phòng ảo bắt đầu xuất hiện ở thị trường Việt Nam từ năm 2006. Nhưng những năm gần đây hình thức văn phòng ảo này mới trở nên phổ biến và bắt đầu được quan tâm, phát triển.Việc đăng ký kinh doanh hình thức văn phòng ảo được xem như đăng kí kinh doanh cho thuê lại văn phòng thông thường (kinh doanh bất động sản) với điều kiện và thủ tục tương tự.

Căn cứ Điều 3 Luật kinh doanh bất động sản năm 2014 thì “Kinh doanh bất động sản là việc đầu tư vốn để thực hiện hoạt động xây dựng, mua, nhận chuyển nhượng để bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua bất động sản, thực hiện dịch vụ môi giới bất động sản, dịch vụ sàn giao dịch bất động sản, dịch vụ tư vấn bất động sản hoặc quản lý bất động sản nhằm mục đích sinh lợi”.

Vì vậy việc cho thuê và sử dụng văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp.

Đối tượng nào được kinh doanh hình thức văn phòng ảo

Hình thức văn phòng ảo là hình thức thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh với mục đích giao dịch dân sự. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng giống như thuê văn phòng bình thường nên cần đáp ứng đủ các điều kiện trong hợp đồng thuê và mục đích kinh doanh dựa vào Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

Thứ nhất, có đầy đủ thông tin bên cho thuê văn phòng và bên thuê văn phòng, gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế/ Tài khoản số.
• Địa điểm/ Trụ sở.
• Số điện thoại/ Fax/ Email.
• Người đại diện theo pháp luật – Chức vụ.
• Số căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật…

Thứ hai, nội dung hợp đồng cho thuê văn phòng phải ghi đầy đủ thông tin, rõ ràng chi tiết của đôi bên một cách chính xác. Trong hợp đồng thuê văn phòng ảo phải bao gồm những nội dung sau đây:

• Địa chỉ văn phòng.
• Diện tích văn phòng.
• Mục đích sử dụng.
• Chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ khác…
• Thời gian thuê văn phòng.
• Phương thức thanh toán và số tiền cọc, thời hạn thanh toán.
• Điều kiện thời hạn thuê văn phòng, gia hạn thuê văn phòng.
• Trường hợp cho người khác thuê lại (nếu có).
• Quyền và nghĩa vụ của đôi bên tham gia trong hợp đồng thuê.
• Trách nhiệm thực hiện khi vi phạm hợp đồng.
• Phương thức giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề giữa đôi bên.

Từ những điều đã được nêu trên ta có thể thấy rằng hình thức văn phòng ảo là một hình thức tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho các doanh nghiệp. Hình thức văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp.

Những điều bạn cần biết khi sử dụng hình thức văn phòng ảo

Luật doanh nghiệp 2020 không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê hình thức văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Bên cạnh đó cũng không có quy định một địa điểm thì được đăng ký tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. Do vậy, hình thức văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp. Chính vì vậy doanh nghiệp có thể yên tâm khi thuê văn phòng ảo.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ mà hình thức văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:

– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc là muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.

– Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.

– Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.

– Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.

Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;

Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ;

Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;

Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;

Các nhóm hoặc cá nhân đang nhận các dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi;

Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

Trước khi doanh nghiệp sử dụng hình thức văn phòng ảo, bạn cần lưu ý tìm hiểu thật kỹ càng về các công ty cung cấp hình thức văn phòng ảo này. Tuy pháp luật không cấm cho thuê hình thức văn phòng ảo nhưng chưa có quy định cụ thể rõ ràng nào về việc quản lý loại hình kinh doanh này nên việc lựa chọn một đơn vị uy tín và hỗ trợ được nhiều cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp là điều rất đáng lưu ý.

Tự tin là một trong những nơi có dịch vụ tốt nhất hiện nay, WINPLACE – chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm khi bạn sử dụng hình thức văn phòng ảo của chúng tôi cung cấp. Chúng tôi tin chắc rằng sẽ làm cho bạn hài lòng bằng những thế mạnh nổi trội:

Vị trí địa lý “đẹp”

Với vị trí địa lý “đẹp” tọa lạc ngay tại trung tâm quận 1 sầm uất – nơi được mệnh danh là ” tất đất tất vàng” với những cung đường lớn và cơ sở hạ tầng tiêu chuẩn thì việc sở hữu một địa chỉ kinh doanh tại đây sẽ tăng độ tin cậy cũng như uy tín cho doanh nghiệp bạn. Hãy thử nghĩ xem khi bạn làm việc với đối tác và họ biết được rằng địa chỉ doanh nghiệp bạn ngay tại trung tâm quận 1 thì bạn sẽ gây được ấn tượng như thế nào đối với họ.

Khi doanh nghiệp sử dụng hình thức thuê văn phòng ảo quận 1 của chúng tôi, bạn sẽ được sử dụng địa chỉ tòa nhà để đăng ký hồ sơ làm địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp bạn sẽ được sở hữu một trong những địa chỉ kinh doanh đắc địa nhất thành phố. Doanh nghiệp bạn cũng có thể sử dụng số hotline của chúng tôi đề thành số hotline của doanh nghiệp để khách hàng của doanh nghiệp bạn dễ dàng liên hệ.

Khi doanh nghiệp bạn sở hữu được một địa chỉ văn phòng tại một trong những địa điểm đắt giá bậc nhất thành phố – số 45 đường Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, Quận 1. Với một địa chỉ như thế cũng sẽ rất thuận tiện cho việc di chuyển cũng như khi khách hàng tìm đến doanh nghiệp của bạn. Thử nghĩ xem khách hàng của bạn sẽ ấn tượng như thế nào khi thấy địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Khu vực chung tiện nghi

Khi doanh nghiệp sử dụng hình thức văn phòng ảo tại WinPlace bạn cũng sẽ được sử dụng khu vực chung của văn phòng chúng tôi. Doanh nghiệp bạn sẽ ấn tượng bởi thiết kế sang trọng, đẳng cấp của khu văn phòng với phòng họp lớn được trang bị đầy đủ màn hình LCD, máy chiếu lớn để phục vụ cho việc trình chiếu cũng như thảo luận với sức chứa có thể lên đến 16 người và sẽ luôn được chuẩn bị sẵn sàng để bạn có thể tiếp đón khách hàng và đối tác.

Bên cạnh đó, chúng tôi còn có phòng Discuss cũng được được trang bị LCD để phục vụ cho nhu cầu thảo luwjn, thuyết trình hoặc trình chiếu của bạn, điều mà ít có được ở những nơi cung cấp văn phòng cho thuê khác.

Chúng tôi còn có sảnh tiếp khách vô cùng sang trọng để doanh nghiệp có thể tiếp đón khách hàng. Cùng với đó doanh nghiệp bạn cũng sẽ được sử dụng khu vực pantry với đầy đủ các nhu yếu phẩm cần thiết như: trà, cà phê, mì….

Dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Chúng tôi hiểu rằng có rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn với các thủ tục đăng ký khi mới vừa thành lập doanh nghiệp. Nên vì thế, khi doanh nghiệp bạn đăng kí gói hình thức văn phòng ảo của công ty chúng tôi, doanh nghiệp sẽ được tặng kèm gói dịch vụ pháp lý doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Đăng ký công bố
• Khắc mẫu con dấu
• Lập hồ sơ khai thuế ban đầu
• Hóa đơn điện tử
• Đăng ký với bảo hiểm xã hội,…

Hoặc được mua thêm gói dịch vụ này với giá ưu đãi tùy theo gói hình thức văn phòng ảo mà bạn đang sử dụng. Đây là một dịch vụ đi kèm vô cũng có giá trị, đặc biệt là với những công ty mới thành lập.

Với sự chuyên nghiệp của mình WinPlace chúng tôi sẽ giúp bạn đăng ký giấy phép thành lập doanh nghiệp, lập hồ sơ khai báo thuế,… một cách nhanh chóng để đó không còn là vấn đề khiến bạn phải đau đầu. Chỉ cần đăng ký gói hình thức văn phòng ảo của chúng tôi, mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết.

Dịch vụ tổng đài

Bên cạnh đó khi bạn sử dụng gói hình thức văn phòng ảo của chúng tôi, doanh nghiệp sẽ được cung cấp cho doanh nghiệp bạn tổng đài thông minh 24/7 với số điện thoại bàn riêng, có lời chào tổng đài và chuyển tiếp tự động lập tức đến số điện thoại cá nhân hoặc điện thoại bàn của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp bạn có nhu cầu. Và có cả số nhánh máy lẻ nội bộ riêng và chuyển cuộc gọi đến từng bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp theo số máy nhánh đã được cài đặt tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Thiết kế website cho doanh nghiệp

Ngoài ra vấn đề website cho một công ty mới hoặc một chi nhánh mới cũng sẽ là một vấn đề nan giải đối với doanh nghiệp, chính vì điều đó đội ngũ marketing của chúng tôi cũng sẽ cung cấp dịch vụ thiết kế trang web cũng như domain, hosting tùy theo nhu cầu cũng như gói hình thức văn phòng ảo mà doanh nghiệp bạn sử dụng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc SEO bài viết, website cũng như quảng bá thương hiệu cho công ty, đội ngũ marketing của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn sở hữu một trang web thật ấn tượng và chuyên nghiệp.

Linh động sử dụng chỗ ngồi làm việc

Doanh nghiệp bạn cũng sẽ được sử dụng chỗ ngồi làm việc linh động theo giờ tùy theo gói hình thức văn phòng ảo mà bạn sử dụng. Chỗ ngồi làm việc sẽ có vách ngăn làm việc riêng tư cho mỗi cá nhân, khu vực chỗ ngồi làm việc cũng được thiết kế để đảm bảo được những tiêu chuẩn như khi ngồi làm việc tại một văn phòng tiêu chuẩn với bàn, ghế, wifi,… và sử dụng các tiện ích văn phòng khác như máy photo, máy scan,… mà doanh nghiệp bạn sẽ không cần mất thêm một chi phí nào nữa.

Trang thiết bị luôn được trang bị sẵn sàng

Khi doanh nghiệp bạn thuê hình thức văn phòng ảo tại WinPlace của chúng tôi, doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn bất kỳ chi phí nào cho các trang thiết bị hay đồ dùng văn phòng phẩm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tối đa. Hơn nữa doanh nghiệp sẽ không cần phải lo đến việc bảo trì thiết bị bởi chúng tôi sẽ làm tất cả những điều đó. Nhờ như vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng được hình ảnh một cách chuyên nghiệp và chỉnh chu trong mắt của đối tác và khách hàng mà vẫn tiết kiệm được chi phí.

Bảng tên công ty sẽ được đặt trước khu văn phòng

Khi sử dụng gói hình thức văn phòng ảo tại WinPlace thì bảng tên doanh nghiệp sẽ được trình chiếu xuyên suốt trên màn hình LCD được đặt trước khu văn phòng, thuận tiện cho việc khách hàng tìm đến doanh nghiệp của bạn, cũng như sẽ giúp cho doanh nghiệp trong việc làm việc với chi cục thuế, bảo hiểm xã hội và ngân hàng dễ dàng hơn khi họ cần xác minh địa chỉ kinh doanh hay độ tin cậy của doanh nghiệp. Điều này cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xin hay đăng ký các hồ sơ, giấy phép cho doanh nghiệp.

Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp giúp bạn tiếp nhận, chuyển tiếp thư từ 

Với bộ phận lễ tân được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp và thông thạo hai thứ tiếng nên khi sử dụng gói hình thức văn phòng ảo sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin với khách hàng hơn. Bộ phận lễ tân cũng sẽ là nơi sẽ tiếp nhận và chuyển tiếp các thông tin cũng như cuộc gọi của khách hàng đến cho doanh nghiệp.

Lễ tân cũng sẽ là bộ phận giúp doanh tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và chuyển tiếp kịp thời. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Giúp doanh nghiệp hoạt động thật trơn tru và không gặp bất kỳ sự chậm trễ nào.

Các gói dịch vụ văn phòng giao dịch tạo WinPlace

Hiện tại chúng tôi cung cấp ba gói hình thức văn phòng ảo là: Base, Pro, Success. Mỗi gói đều được cung cấp những dịch vụ, tiện ích giống như nhau chỉ khác nhau ở tần suất sử dụng. Giá thành của hình thức văn phòng ảo của chúng tôi cung cấp giao động từ 545,000 cho đến 1,545,000 một tháng, đây là một trong những mức giá thành tốt nhất hiện tại với hình thức cho hình thức văn phòng ảo tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh.

Chúng tôi cam kết rằng dù cho bạn có sử dụng gói hình thức văn phòng ảo nào đi chăng nữa thì doanh nghiệp của bạn vẫn sẽ được hỗ trợ và phục vụ nhiệt tình như nhau.

Tổng kết

Việc chọn loại hình văn phòng cho thuê nào đều cũng có những ưu, nhược điểm riêng. Và còn tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tình hình kinh tế cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên với những lợi ích đã được nêu trên thì hình thức văn phòng ảo sẽ là một trong những hình thức văn phòng cho thuê đáng để bạn cân nhắc và sử dụng.