Hình thức kế toán trên máy tính là việc thực hiện công tác hạch toán trong doanh nghiệp theo một phần mềm kế toán trên máy tính. Thay vì phải tiến hành tính toán bằng tay thì công nghệ này hỗ trợ, thay thế một phần công việc của kế toán viên. Cùng tham khảo nguyên tắc và quy trình ghi sổ kế toán máy tính được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp.

Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán trên máy tính là việc kế toán viên ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán, thông qua nhiều công cụ hoặc phần mềm. Hình thức này nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, tăng năng suất làm việc lẫn độ chính xác về số liệu. 

Thêm vào đó, phần mềm kế toán hạn chế tối đa những sai sót, chênh lệch thông tin. Đồng thời, phương tiện này sẽ góp phần giảm tải khối lượng công việc quyết toán cuối kỳ mà nhiều kế toán viên đang phải đối mặt hiện nay.

Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính là việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên máy tính. Đó là các công việc như bút toán, hạch toán, kết chuyển… 

Thay vì thực hiện thủ công trên giấy tờ bằng sức người, bạn chỉ cần sử dụng những phần mềm thay thế chuyên dụng cho từng mảng nghiệp vụ.  Mỗi doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm khác nhau. Song, tiêu chuẩn về kỹ thuật cũng như độ bảo mật sẽ là yếu tố được quan tâm hàng đầu. 

Phần mềm kế toán được thiết kế luân chuyển theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức: Kế toán nhật ký chung, kế toán nhật ký sổ cái, kế toán nhật ký chứng từ, kế toán chứng từ ghi sổ. Các loại sổ ghi được thiết kế riêng theo từng hình thức, có đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Ngoài ra, hiện nay những phần mềm kế toán sẽ được phân chia thành hai dạng: đóng gói trọn gói và đặt hàng. Theo đó, với phần mềm trọn gói, nhà phát triển đã thiết kế sẵn, lập trình những vấn đề chung nhất, đảm bảo có thể đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp.

Những phần mềm đặt hàng thường mang tính đặc trưng riêng của doanh nghiệp. Họ sẽ đặt vấn đề với nhà phát triển, nêu rõ yêu cầu và mong muốn về một phần mềm kế toán để đơn vị tiến hành lập trình và thiết kế. Lựa chọn này tốn khá nhiều chi phí hơn so với gói phần mềm trọn gói nhưng bảo mật, riêng biệt.

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

So sánh hình thức kế toán máy tính và kế toán thủ công

Trong lĩnh vực kế toán, các giao dịch tài chính sẽ được ghi chép, xử lý và trình bày thành báo cáo. Theo truyền thống, kế toán thủ công thực hiện lưu trữ, phân tích các giao dịch tài chính trên giấy. Tuy nhiên, việc này chỉ có thể mang lại kết quả khả quan nếu áp dụng tại doanh nghiệp nhỏ, kinh doanh ít mặt hàng. 

Nếu áp dụng cho những đơn vị có quy mô lớn, thao tác thủ công sẽ phải chịu nhiều áp lực cũng như dễ sai sót. Do đó, sự xuất hiện của hình thức kế toán trên máy tính sẽ là giải pháp tối ưu giúp khắc phục vấn đề trên.

Kế toán trên máy vi tính trở thành lựa chọn tối ưu thay vì làm thủ công
Kế toán trên máy vi tính trở thành lựa chọn tối ưu thay vì làm thủ công

Nhìn chung, khi so sánh hai hình thức thủ công và máy tính, cả hai đều giống nhau về nguyên tắc, quy ước và khái niệm trong kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, hình thức kế toán trên máy tính và kế toán thủ công có những điểm khác nhau về cơ chế. Cụ thể như sau:

Hình thức kế toán trên máy tínhHình thức kế toán thủ công
Sử dụng phần mềm trên máy tính và cần phải có kết nối internet để nhập giao dịch điện tử.Sử dụng bút và giấy để ghi lại các giao dịch tài chính.
Không cần thực hiện phép tính, chỉ cần nhập liệu vào phần mềm và thực hiện các lệnh theo quy ước để có kết quả.Phải ghi chép và tính toán thủ công bằng tay.
Các giao dịch được ghi lại dưới dạng dữ liệu, dễ dàng lưu trữ và sao chép để lưu trữ dưới nhiều dạng hình thức khác nhau: file, đĩa cứng, USB.. Các giao dịch được ghi chép lại thông quả sổ nhật ký, ghi chép và lưu trữ trong sổ sách.
Hồ sơ kế toán được lưu và sao lưu lại.Hồ sơ kế toán không có cách nào lưu. 
Số dư thử nghiệm được cung cấp ngay lập tức hàng ngày.Số dư thử nghiệm chỉ được cung cấp khi cần thiết.
Báo cáo tài chính được thống kê chỉ sau một nút bấm.Báo cáo tài chính được lập thủ công vào cuối kỳ hạch toán.
Tốc độ xử lý dữ liệu ổn định, tiết kiệm thời gian và chi phí.Ghi chép lặp lại nhiều lần mất nhiều thời gian, công sức.
Hạn chế những sai sót dữ liệu, kiểm soát một cách dễ dàng và xác suất mất dữ liệu cao.Khó tránh khỏi những sai sót dữ liệu và xác suất mất dữ liệu thấp.
Có thể gửi dữ liệu cho nhiều người khác nhau tại các điểm khác nhau cùng một lúc chỉ khi có kết nối Internet. Có thể làm việc được ở mọi tình huống không bị phụ thuộc vào công nghệ.
Chi phí vận hành hệ thống lớn và có thể phải thuê chuyên gia công nghệ thông tin để bảo trì hệ thống. Rèn luyện đức tính cẩn thận, tỉ mỉ nhưng khó kiểm soát thu nợ và hàng tồn kho.

So với hình thức kế toán thủ công, kế toán trên máy tính thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Đồng thời, việc xử lý dữ liệu và quản lý thông tin trở nên dễ dàng, giảm thiểu những sai sót và tiết kiệm chi phí kiểm soát. Do đó, hình thức kế toán trên máy vi tính được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tối ưu công tác thu nợ và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. 

Tham khảo thêm bài viết: Mẫu biên bản bàn giao kế toán

Nguyên tắc lựa chọn hình thức kế toán trên máy tính

Việc lưu trữ giao dịch theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính không chỉ giảm thời gian thực hiện nghiệp vụ mà còn giảm chi phí kiểm toán. Hình thức kế toán trên máy tính áp dụng nguyên tắc một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức theo quy định. Để lựa chọn hình thức kế toán, các doanh nghiệp nên dựa vào những tiêu chí dưới đây: 

  • Lĩnh vực kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp;
  • Quy mô hoạt động của đơn vị quản lý;
  • Quy trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp;
  • Trang thiết bị kỹ thuật áp dụng trong doanh nghiệp;
  • Khả năng kiểm soát thông tin kế toán cung cấp;
  • Điều kiện vật chất hỗ trợ công tác kế toán.
Căn cứ vào quy mô sản xuất của doanh nghiệp để lựa chọn hình thức phần mềm
Căn cứ vào quy mô sản xuất của doanh nghiệp để lựa chọn hình thức phần mềm

Quy trình thực hiện theo hình thức kế toán máy vi tính

Công việc của nhân viên kế toán bao gồm tổng hợp dữ liệu, nhập liệu, ghi chép và xử lý thông tin, tổng hợp thành báo cáo. Ngoài ra, nhiều vị trí, chức vụ còn cần phải phân tích, đánh giá thông tin, dữ liệu sau khi đã tổng hợp. Với hình thức kế toán trên máy tính, quy trình rút ngắn chỉ còn 3 bước đơn giản như sau:

  • Bước 1: Nhập dữ liệu đầu vào. Những chứng từ, hoá đơn, sổ sách của doanh nghiệp là dữ liệu đầu vào sẽ được kế toán viên nhập liệu và phân loại. Sau đó, phần mềm tự động lưu trữ dưới dạng file dữ liệu;
  • Bước 2: Xử lý thông tin. Tiếp đến, phần mềm sẽ thực hiện xử lý thông tin và thực hiện tính toán theo lệnh nhân viên kế toán thiết lập. Phần mềm tiến hành truy xuất thông tin được lưu trữ vào các file liên quan;
  • Bước 3: Kết xuất dữ chi tiết liên quan;
Quy trình thực hiện kế toán trên máy tính được rút gọn so với làm thủ công
Quy trình thực hiện kế toán trên máy tính được rút gọn so với làm thủ công

Trình tự tiến hành kế toán trên máy tính cũng tương tự với cách làm thủ công. Mỗi nhân viên cần tuân thủ theo đúng những nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đặt ra này để tạo được tính đồng bộ trong tập thể. Trình tự ghi sổ trên máy tính có thể thực hiện hàng ngày hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào.

  • Hàng ngày: Kế toán viên căn cứ vào những chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo mẫu thiết kế sẵn. Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các thẻ kế toán chi tiết liên quan;
Ghi sổ trên máy vi tính hằng ngày
Ghi sổ trên máy vi tính hằng ngày
  • Cuối tháng hay bất kỳ thời điểm nào: Kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ và lập báo cáo tài chính định kỳ mỗi tháng. Phần mềm sẽ tự đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đảm bảo tính trung thực, chính xác và hạn chế sai sót không đáng có. Sau khi hoàn tất báo cáo được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định.
Lập báo cáo bằng máy vi tính cuối mỗi tháng
Lập báo cáo bằng máy vi tính cuối mỗi tháng

Thời đại công nghệ phát triển, hình thức kế toán trên máy tính ra đời hỗ trợ nhân viên kế toán xử lý công việc nhanh chóng và khoa học. Đồng thời, việc lập báo cáo tài chính không còn là nỗi ám ảnh hoặc gánh nặng với kế toán viên vào những dịp kết sổ cuối năm.

WinPlace chúc bạn thành công!

Đánh giá:
0976 312 066 0938 80 90 70 Z Chat zalo