Hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh là quyền lợi của doanh nghiệp trong tình huống muốn chỉnh sửa lỗi sai trên giấy đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, không phải bất cứ lỗi chỉnh sửa nào cũng sẽ được thực hiện hiệu đính. Khi cần chỉnh lại thông tin, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục được yêu cầu. 

Hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh là gì? 

Hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh là việc doanh nghiệp thực hiện chỉnh sửa các thông tin chưa đúng xuất hiện ở Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp vừa hoàn thành thủ tục đăng ký doanh nghiệp, phát hiện có lỗi sai (bao gồm cả hình thức lẫn nội dung). Lúc này, họ sẽ thực hiện việc hiệu đính. 

Các thao tác có thể thực hiện để hiệu đính thông tin 

Doanh nghiệp có thể thực hiện hiệu đính thông tin với các thao tác cơ bản gồm: 

• Chỉnh những lỗi sai về chính tả, ngữ pháp. 
• Chỉnh sửa bố cục. 
• Chỉnh sửa nội dung. 

Những trường hợp được xem xét thực hiện hiệu đính thông tin  

Những trường hợp doanh nghiệp có thể thực hiện chỉnh sửa gồm: 

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chứa nội dung sai lệch so với nội dung của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đối tượng phát hiện lỗi sai này là doanh nghiệp. 
• Phòng đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp nhận thấy nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có lỗi sai và không đúng với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp nhận thấy lỗi sai của thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia bị sai, bị thiếu so với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản giấy).
• Phòng đăng ký kinh doanh thấy lỗi sai của thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia bị sai, bị thiếu so với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản giấy). 

Quy định pháp luật về hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh 

Pháp luật nước ta đã quy định rất rõ ràng về việc hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Cụ thể về các điều luật quy định như sau:

Điều 39 – Hiệu đính thông tin trên các loại giấy tờ  

“Điều 39. Hiệu đính thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh

1. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp nếu thông tin nêu tại văn bản đề nghị của doanh nghiệp là chính xác.

2. Trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc hiệu đính nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến doanh nghiệp và thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo.

3. Việc hiệu đính thông tin trên Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và các thông tin về đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều này.”

Điều 40 – Hiệu đính thông tin do chuyển đổi dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia 

“Điều 40. Hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp do chuyển đổi dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

1. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán do quá trình chuyển đổi dữ liệu vào

Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Kèm theo văn bản đề nghị hiệu đính phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận văn bản đề nghị hiệu đính của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không có hoặc không chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận do quá trình chuyển đổi dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi phát hiện, Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung, hiệu đính nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.” 

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Chuẩn bị bộ hồ sơ để yêu cầu hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh 

Khi phát hiện lỗi sai, doanh nghiệp có thể thực hiện hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh thông qua việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ gồm: 

• Đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh dạng văn bản; 

Văn bản là xác nhận thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh;

Văn bản chứng nhận đăng ký hoạt động doanh nghiệp (với hình thức là chi nhánh, văn phòng đại diện);

Văn bản về việc chứng nhận hoạt động đăng ký địa điểm kinh doanh. 

• Văn bản ủy quyền người nộp hồ sơ/nhận kết quả. Văn bản này phải có trong trường hợp người đi thực hiện nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. 
• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao) cho người thực hiện nộp hồ sơ.
• Văn bản đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp vì chuyển đổi trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Trường hợp này được áp dụng khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thấy Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chưa đúng với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo liên quan việc hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh khoảng 3 ngày, doanh nghiệp sẽ được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với thông tin đúng. 

Các bước đơn giản để thực hiện hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh 

Phòng Đăng ký kinh doanh là tổ chức có thẩm quyền thực hiện hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh. Bất cứ hồ sơ nào có liên quan đến việc chỉnh sửa nội dung trên giấy đăng ký kinh doanh cũng cần phải nộp tại địa điểm này. 

Thủ tục để hiệu đính được thực hiện theo trình tự các bước gồm: 

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Khi cần hiệu đính thông tin, đơn vị kinh doanh sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Đồng thời, khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thực hiện đóng lệ phí đầy đủ. 

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận bộ hồ sơ, chuyên viên sẽ kiểm tra xem hồ sơ đã đầy đủ giấy tờ hãy chưa. 

• Nếu hồ sơ đầy đủ, chuyên viên tiếp nhận hồ sơ và doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy biên nhận. 
• Nếu hồ sơ còn thiếu, doanh nghiệp cần phải bổ sung lại cho đầy đủ rồi nộp lại. 

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ được giải quyết. Các thông tin sẽ được chỉnh sửa theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp. 

Bước 4: Nhận kết quả 

Doanh nghiệp dựa vào thời gian đã được in rõ trên giấy biên nhận, doanh nghiệp quay trở lại Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả. 

Lưu ý về mốc thời gian công nhận thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh: 

• Thời gian trong khoảng 5 ngày (Bắt đầu từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), việc doanh nghiệp yêu cầu hiệu đính được chấp thuận sẽ không bị tính là một lần thay đổi nội dung. 
•  Sau thời gian 5 ngày, mỗi yêu cầu hiệu đính được chấp thuận được xem là một lần thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. 

Nhờ hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể đảm bảo thay đổi được nội dung trên Giấy phép đăng ký kinh doanh cho chuẩn xác hơn. Các doanh nghiệp thực hiện hiệu đính thông tin cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng các thủ tục để tiết kiệm thời gian và giúp cho kết quả như mong muốn. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!