Trong quá trình làm thủ tục đăng ký kinh doanh việc sai sót là không thể tránh khỏi. Thông thường thì khi thông tin bị sai doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục chỉnh sửa và bổ sung. Tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng sử dụng biện pháp này mà thay vào đó họ sẽ sử dụng thủ tục hiệu đính. Vậy hiệu đính đăng ký kinh doanh là gì? Cần nắm rõ những thông tin nào về hiệu đính? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!

Hiệu đính đăng ký kinh doanh là gì?

Hiệu đính đăng ký kinh doanh là việc thực hiện chỉnh sửa bổ sung những thông tin lỗi, sai sót trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trong quá trình tiến hành làm giấy này doanh nghiệp đã không kiểm tra kĩ dẫn đến việc phát hiện các lỗi sai. Thông thường các lỗi được phát hiện là về mặt thông tin hoặc hình thức và có thể tiến hành hiệu đính để sửa lại.

Nói một cách đơn giản hiệu đính là chỉnh sửa sai sót trên Giấy đăng ký kinh doanh. Hoạt động này bao gồm chỉnh sử về mặt nội dung như sai sót thông tin, chỉnh sửa về mặt hình thức như lỗi chính tả, ngữ pháp,…Hiệu đính được thực hiện sau khi thủ tục đăng ký kinh doanh đã hoàn thành.

Khi nào cần phải hiệu đính đăng ký kinh doanh?

Các trường hợp cần phải hiệu đính được nêu rất rõ trong pháp luật Việt Nam. Được quy định tại điều 39 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP như sau:

• Khi doanh nghiệp phát hiện những thông tin chưa chính xác trên Giấy đăng ký kinh doanh so với các nội dung đã làm trong Hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp Phòng đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên Giấy tờ đăng ký kinh doanh chưa chính xác so với Hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khi doanh nghiệp kiểm tra và phát hiện nội dung về đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở dữ liệu quốc gia gặp sai sót hoặc bị thiếu. Những nội dung này sai lệch so với Giấy đăng ký kinh doanh thì sẽ được tiến hành hiệu đính.
• Khi Phòng đăng ký kinh doanh phát hiện nội dung trên cơ sở dữ liệu quốc gia sai lệch so với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi hiệu đính thông tin đăng ký kinh doanh

Để việc hiệu đính một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Khi thực hiện chuẩn bị các hồ sơ để thực hiện hiệu đính đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải lưu ý hai trường hợp như sau:

Thường hợp 1: Đối với việc doanh nghiệp phát hiện những sai sót hoặc thiếu sót của Giấy đăng ký kinh doanh so với Hồ sơ đăng kinh doanh.

• Chuẩn bị Giấy đề nghị hiệu đính sai sót trong Giấy đăng ký kinh doanh. Kèm theo đó là giấy xác nhận việc bổ sung hay thay đổi thông tin về đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp thì cần phải có Giấy ủy quyền mới có thể đi nộp hồ sơ và nhận kết quả. Các giấy tờ cần chuẩn bị cho người được ủy quyền đó là: Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân như căn cước công dân. Ngoài ra thì bạn vẫn có thể sử dụng chứng minh nhân dân hay hộ chiếu vẫn còn giá trị sử dụng cho đến thời điểm hiện tại.

Trường hợp 2: Phòng đăng ký kinh doanh phát hiện sai sót, không trùng khớp giữa nội dung trong Giấy đăng ký kinh doanh và Hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Ngay khi phát hiện sai sót Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trực tiếp gửi thông báo cho doanh nghiệp về việc phải thực hiện hiệu đính. Thông báo này sẽ được gửi theo mẫu quy định đến doanh nghiệp sau đó sẽ tiến hành thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thời hạn làm việc cho quá trình này là trong 3 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót và gửi thông báo.

Tham khảo thêm bài viết: Thủ tục làm giấy phép kinh doanh

Các thủ tục cần thiết khi tiến hành hiệu đính đăng ký doanh nghiệp 

Thủ tục hiệu đính là một trong những bước quan trọng để tránh việc sai sót một lần nữa nên cần sự cẩn thận. Sau đây là các điều cần biết khi thực hiện thủ tục hiệu đính.

Thứ nhất là thẩm quyền của hiệu đính

Thẩm quyền hiệu đính thông tin trên Giấy đăng ký kinh doanh của nghiệp chính là Phòng đăng ký kinh doanh. Nơi mà doanh nghiệp tiến hành các thủ tục để đăng ký hoạt động kinh doanh hợp pháp.

Thứ hai là quy trình, thủ tục hiệu đính đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Quy trình hiệu đính thông tin của doanh nghiệp về cơ bản có 4 bước. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp khi phát hiện sai sót sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ hiệu đính. Sau đó sẽ tiến hàng nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền và nộp các khoản lệ phí kèm theo.
• Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ hiệu đính của doanh nghiệp các chuyên viên của sẽ tiến hành kiểm tra và rà soát hồ sơ. Đảm bảo rằng hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ cần thiết và cấp giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
• Bước 3: Sau khi kiểm tra đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ Phòng đăng ký kinh doanh tiếp tục kiểm tra đến nội dung. Xem xét xem hồ sơ có hợp lệ hay không. Nếu hồ sơ đầy đủ thông tin và đáp ứng các yêu cầu cần thiết thì sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ cho doanh nghiệp.
• Bước 4: Khi tiếp nhận hồ sơ thì Phòng kinh doanh sẽ cấp biên nhận có ghi ngày hẹn nhận kết quả. Thì đến bước này doanh nghiệp sẽ dựa trên ngày đã hẹn và đến để nhận kết quả hồ sơ hiệu đính.

Nên nhớ rằng nếu việc hiệu đính đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện trong vòng 5 ngày thì Phòng đăng ký kinh doanh phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc này được thực hiện tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ban đầu và tiến hành hiệu đính. Và trong trường hợp này thì không tính là một lần thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.  

Ngược lại nếu việc hiệu đính này được thực hiện sau 5 ngày kể từ ngày nhận Giấy đăng ký kinh doanh thì Phòng đăng ký kinh doanh cũng sẽ cấp lại Giấy đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên trong trường hợp này thì vẫn tính là một lần thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết thông thường sẽ là 3 ngày làm việc kể từ ngày Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp.

Những lưu ý khi tiến hành hiệu đính đăng ký kinh doanh 

Việc hiệu đính đăng ký kinh doanh không quá phức tạp tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điều. Cụ thể bao gồm:

• Khi chuẩn bị hồ sơ hiệu đính cần lưu ý tìm hiểu thật kỹ các giấy tờ cần thiết có liên quan. Việc này sẽ đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ để việc xử lý của cơ quan chức năng diễn ra nhanh chóng tránh rề rà gây mất thời gian.
• Nội dung của giấy tờ thủ tục phải được rà soát một cách kỹ lưỡng. Đảm bảo rằng các thông tin, nội dung đầy đủ chính xác nhất tránh xảy ra sai sót. Khi thông tin sai doanh nghiệp sẽ phải tiến hành hiệu đính một lần nữa gây mất thời gian và chi phí.
• Nên phát hiện sớm kịp thời những sai sót sau khi nhận Giấy đăng ký kinh doanh rồi xử lý để quá trình diễn ra nhanh chóng hơn. Từ đó tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc kinh doanh. Đảm bảo rằng việc kinh doanh là hợp pháp và đúng theo quy định của Nhà nước.

Hiệu đính đăng ký kinh doanh là một bước rất quan trọng khi doanh nghiệp phát hiện sai sót về Giấy đăng ký doanh nghiệp. Quy trình, thủ tục hiệu đính không quá phức tạp nên doanh nghiệp cá nhân có thể dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên cần phải tìm hiểu kỹ những yêu cầu cũng như thủ tục cần thiết để tránh xảy ra sai sót trong quá trình này. Lưu ý kĩ nhưng thông tin mà chúng tôi đã cung cấp để có thể xử lý sai sót Giấy đăng ký doanh nghiệp một cách nhanh chóng nhất

WinPlace chúc các bạn thành công!