[2024] Giải đáp từ A-Z mọi thắc mắc cho người lần đầu tìm thuê văn phòng

Việc tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, không ít khách hàng băn khoăn về những vấn đề liên quan đến việc thuê văn phòng. Hiểu được điều này, bài viết này sẽ giải đáp một số thắc mắc thường gặp khi thuê văn phòng, giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

Nên thuê văn phòng ở vị trí nào?

Nên thuê văn phòng ở vị trí nào?

Nên thuê văn phòng ở vị trí nào?

Vị trí văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là bộ mặt đại diện cho hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Lựa chọn “nhà” phù hợp chính là chìa khóa thu hút khách hàng, đối tác và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Hãy cùng khám phá những bí quyết vàng để tìm kiếm văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn!

Ngành nghề kinh doanh – Xác định “vùng lân cận” lý tưởng

Mỗi ngành nghề có những đặc thù riêng, đòi hỏi vị trí văn phòng phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Ví dụ, doanh nghiệp công nghệ nên “an cư” tại khu vực tập trung nhiều startup, công ty công nghệ để thuận tiện cho việc kết nối, hợp tác và quảng bá thương hiệu. Trong khi đó, doanh nghiệp bán lẻ “thịnh vượng” khi tọa lạc gần các trung tâm thương mại, khu mua sắm sầm uất để tiếp cận lượng khách hàng tiềm năng khổng lồ.

Tiện ích giao thông – “Đường xá thông thoáng, công việc hanh thông”

Tiện ích giao thông

Tiện ích giao thông

Vị trí văn phòng thuận lợi về giao thông mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Việc di chuyển dễ dàng, nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Hơn nữa, giao thông thuận tiện còn thu hút nhân tài, mở rộng cơ hội kinh doanh và góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Mức độ tiện nghi – “Môi trường làm việc lý tưởng, tinh thần hăng say, hiệu quả cao”

Môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cân nhắc các yếu tố như: diện tích văn phòng, bố trí khu vực làm việc chung và riêng, khu vực thư giãn, tiện nghi vệ sinh,… để tạo dựng không gian làm việc lý tưởng cho nhân viên của bạn.

Chi phí thuê mặt bằng – “Tối ưu chi phí, tối đa hóa lợi ích”

Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp với ngân sách là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí thuê mặt bằng và những lợi ích thu được để đưa ra quyết định hợp lý nhất. Hãy so sánh giá thuê tại các khu vực khác nhau, tính toán các khoản chi phí liên quan và lựa chọn vị trí phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Các yếu tố bổ sung – “Hoàn thiện bức tranh văn phòng lý tưởng”

Ngoài những yếu tố chính trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các yếu tố bổ sung như:

  • Quy định pháp lý: Xác định các quy định về xây dựng, kinh doanh tại khu vực dự định thuê văn phòng.
  • Chất lượng tòa nhà: Đánh giá độ an toàn, tiện nghi và chất lượng dịch vụ của tòa nhà.
  • Khả năng mở rộng: Lựa chọn vị trí có thể đáp ứng nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai.

Diện tích văn phòng bao nhiêu là phù hợp?

Bên cạnh việc tìm kiếm vị trí lý tưởng, xác định diện tích văn phòng phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn đầu phát triển. Hãy cùng khám phá bí quyết để lựa chọn diện tích văn phòng vừa vặn, tiết kiệm mà vẫn hiệu quả!

Số lượng nhân viên

Dựa trên số lượng nhân sự, doanh nghiệp cần dự trù diện tích làm việc cụ thể cho mỗi nhân viên, bao gồm cả khu vực chung, pantry, bàn làm việc, phòng họp,… Lấy ví dụ, với 10 nhân viên, diện tích văn phòng tối thiểu nên dao động khoảng 100m2.

Nhu cầu sử dụng

 Doanh nghiệp cần liệt kê các nhu cầu thiết yếu cho một không gian văn phòng hoàn thiện để có bố cục tổng quát cho các khu vực chức năng như phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực pantry, phòng thư giãn,… Ví dụ, nếu doanh nghiệp thường xuyên tổ chức họp hành, cần ưu tiên diện tích phòng họp rộng rãi để đáp ứng nhu cầu sử dụng.

Loại hình văn phòng

 Cần cân nhắc loại hình văn phòng phù hợp với diện tích sử dụng. Thông thường, văn phòng truyền thống đòi hỏi diện tích lớn hơn so với văn phòng chia sẻ (coworking space) hoặc văn phòng ảo.

Một số lưu ý khác

Diện tích sử dụng thực tế

Diện tích cho thuê thường không phản ánh chính xác diện tích sử dụng thực tế của văn phòng. Doanh nghiệp cần lưu ý điều này bởi diện tích thực tế có thể nhỏ hơn do vách ngăn, hành lang, khu vực chung,… chiếm một phần diện tích nhất định. Do đó, hãy cân nhắc kỹ lưỡng số lượng nhân viên, nhu cầu sử dụng và các khu vực chức năng cần thiết để tính toán diện tích phù hợp một cách chính xác nhất.

Khả năng mở rộng

Văn phòng là nơi doanh nghiệp phát triển và lớn mạnh theo thời gian. Do đó, việc lựa chọn diện tích có khả năng mở rộng là vô cùng quan trọng. Hãy dự tính nhu cầu nhân sự và kế hoạch phát triển trong tương lai để lựa chọn diện tích phù hợp, tránh tình trạng phải di chuyển văn phòng nhiều lần do thiếu hụt không gian.

Tư vấn chuyên nghiệp

Tham khảo ý kiến của chuyên gia về thiết kế và bất động sản văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp có được những lời khuyên hữu ích về diện tích phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách. Nhờ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, các chuyên gia sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, tối ưu hóa chi phí và mang lại hiệu quả cao trong việc sử dụng không gian văn phòng.

ƯU ĐÃI CHO KHÁCH HÀNG THUÊ TRONG THÁNG 3

Đăn ký nhận ưu đãi & tư vấn qua Zalo

Quy trình thuê văn phòng như thế nào?

Quy trình thuê văn phòng như thế nào?

Quy trình thuê văn phòng như thế nào?

Lựa chọn văn phòng phù hợp là bước ngoặt quan trọng trong hành trình phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và hình ảnh thương hiệu. Quy trình thuê văn phòng tuy bao gồm nhiều bước nhưng nếu thực hiện bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được “ngôi nhà chung” lý tưởng, tối ưu chi phí và đảm bảo quyền lợi.

Bước đầu tiên là xác định rõ ràng nhu cầu về vị trí, diện tích, tiện ích và ngân sách thuê văn phòng. Vị trí cần phù hợp với ngành nghề kinh doanh, đối tượng khách hàng và khả năng giao thông. Diện tích văn phòng phải đáp ứng số lượng nhân viên và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Tiện ích cần thiết bao gồm phòng họp, khu vực pantry, khu vực thư giãn,… và ngân sách thuê văn phòng phải nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần tham khảo các nguồn thông tin như website bất động sản, sàn môi giới, tin rao,… để tìm kiếm văn phòng phù hợp. Có thể liên hệ trực tiếp với các chủ văn phòng hoặc sàn môi giới để được tư vấn và hỗ trợ.

Bước quan trọng tiếp theo là trực tiếp đến văn phòng để đánh giá vị trí, diện tích, tiện ích và chất lượng dịch vụ. Quan sát kỹ lưỡng các yếu tố như hệ thống điện nước, an ninh, vệ sinh,… và ghi chép lại những điểm cần lưu ý để so sánh với các văn phòng khác.

Sau khi đã tham quan và đánh giá kỹ lưỡng, doanh nghiệp cần thương lượng giá cả và điều khoản hợp đồng với chủ văn phòng hoặc đại diện sàn môi giới. Cần cân nhắc kỹ lưỡng các điều khoản hợp đồng trước khi ký để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Cuối cùng, hai bên tiến hành ký hợp đồng thuê văn phòng sau khi đã thống nhất các điều khoản. Doanh nghiệp cần đọc kỹ các điều khoản hợp đồng trước khi ký để đảm bảo quyền lợi của mình và nên kiểm tra kỹ chất lượng văn phòng trước khi bàn giao.

Lưu ý rằng, doanh nghiệp nên thuê văn phòng qua các sàn môi giới uy tín để được hỗ trợ tư vấn và đảm bảo an toàn trong giao dịch. Việc đọc kỹ các điều khoản hợp đồng trước khi ký và kiểm tra kỹ chất lượng văn phòng trước khi bàn giao cũng là những bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng bao gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng là một khoản đầu tư quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc nắm rõ các khoản chi phí chính sẽ giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý và đưa ra quyết định lựa chọn văn phòng phù hợp nhất. Dưới đây là các khoản chi phí thuê văn phòng cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Giá thuê mặt bằng

Đây là khoản chi phí chính, chiếm phần lớn chi phí thuê văn phòng. Giá thuê mặt bằng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí địa lý, diện tích, chất lượng và tiện ích của văn phòng. Vị trí trung tâm thành phố, gần tuyến đường giao thông thuận tiện thường có giá thuê cao hơn so với những khu vực xa trung tâm. Diện tích văn phòng càng rộng, giá thuê càng cao. Chất lượng và tiện ích của văn phòng như: hệ thống điện nước, an ninh, thang máy, phòng họp,… cũng ảnh hưởng đến giá thuê.

Phí quản lý

Bao gồm các chi phí vận hành và bảo trì chung của tòa nhà như: điện nước, vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thang máy, hệ thống PCCC,… Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về mức phí quản lý của tòa nhà trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

Thuế và phí

 Bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp đối với khoản tiền thuê nhà và thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với các dịch vụ đi kèm như: phí quản lý, chi phí sửa chữa,…

Chi phí trang trí và setup văn phòng

Đây là khoản chi phí phát sinh tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự trang trí văn phòng hoặc thuê dịch vụ thi công nội thất trọn gói.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến một số khoản chi phí khác như: chi phí dọn dẹp văn phòng cũ, chi phí chuyển văn phòng, chi phí bảo hiểm,…

Thuê văn phòng là một bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ chi tiết từ A-Z trong bài viết này, bạn đã có được những kiến thức cần thiết để tự tin bước vào hành trình tìm kiếm “ngôi nhà chung” lý tưởng cho doanh nghiệp của mình. Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng, cân nhắc cẩn thận các yếu tố và đưa ra quyết định sáng suốt để sở hữu một văn phòng đáp ứng nhu cầu, tối ưu chi phí và góp phần khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục những đỉnh cao mới!

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: CÁCH TÍNH CHI PHÍ VĂN PHÒNG: HƯỚNG DẪN TOÀN TẬP 2024

Anh Bảo
Anh Bảo

Biên tập viên tại Winplace Coworking Space

Add Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bài viết liên quan

CitiLight
Chi nhánh quận 1
CitiLight Tower, 45 Võ Thị Sáu, P.Đa Kao, Q.1

Toà nhà văn phòng ngay trung tâm Quận 1

Đem đến hình ảnh chuyên nghiệp, đẳng cấp cho DN

Quy mô: 10.150 m²- 14 tầng

Quản lý chuyên nghiệp từ Savills Việt Nam

jamona
Chi nhánh quận 7
Jamona Heights , 210 Bùi Văn Ba, P. Tân Thuận Đông, Q.7

Toà nhà hiện đại, thuộc khu đô thị ven sông sầm uất, tiện nghi

Không gian làm việc ‘xanh’, ôm trọn view Q.7

Quy mô: 5,768 m²

Gồm 2 blocks – 18 tầng