5 bước cơ bản để định khoản kế toán – Nợ có trong kế toán

Định khoản kế toán là gì?
Một số ít kế toán viên cũng như các bạn đang theo học chuyên ngành kế toán vẫn chưa thật sự nắm bắt hết được bản chất cũng như nguyên tắc định khoản kế toán là như thế nào. Bài viết sau đây sẽ giải đáp tất tần tật những thông tin mà bạn đang cần.

Khái niệm nợ có trong kế toán

Trong hoạt động kinh doanh của một công ty hay doanh nghiệp bắt buộc phải có một tài khoản kế toán riêng. Đối tượng kế toán này sẽ có những biến động tăng hoặc giảm khác nhau. Vì vậy, để để dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi biến động này thì người ta sẽ quy ước một tài khoản kế toán trong đó  sẽ gồm hai bên là bên Nợ và bên Có.

Tìm hiểu thêm bài viết: Nguyên tắc định khoản kế toán ngân hàng

Định khoản kế toán là gì?

Thuật ngữ định khoản kế toán được hiểu là quá trình xác định số tiền được điền vào bên Nợ hay bên Có của các tài khoản kế toán. Số tiền này là số tiền có trong nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh. Định khoản kế toán có hai loại chính, bao gồm:

• Định khoản đơn giản: là loại định khoản mà trong đó kế toán viên chỉ định khoản kế toán 2 loại kế toán tổng hợp.
• Định khoản phức tạp: là loại định khoản mà trong đó kế toán viên phải định khoản kế toán từ 3 tài khoản tổng hợp trở lên.

Để việc định khoản kế toán diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, khoa học người ta thường áp dụng mô hình chữ T. 

Nguyên tắc định khoản kế toán

• Xác định tài khoản ghi Nợ trước tiên, rồi sau đó mới đến tài khoản ghi Có;
• Áp dụng nguyên tắc sau trong mọi nghiệp vụ: bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau và dòng ghi Có phải được sắp xếp so le với dòng ghi Nợ;
• Một bên ghi tài khoản biến động tăng, một bên ghi biến động giảm Tổng số tiền bên Nợ phải bằng tổng số tiền bên Có trong cùng một định khoản;
• Số dư có thể xuất hiện ở cả hai bên: bên Nợ và bên Có;
• Đối với những định khoản phức tạp có thể tách nhỏ ra thành nhiều định khoản đơn. Ngược lại, không nên gộp quá nhiều định khoản để hợp thành một định khoản phức tạp vì sẽ khiến công tác kiểm tra phức tạp, khó kiểm soát;
• Đối với những loại tài khoản lưỡng tính thì sẽ có số dư bao gồm cả bên Nợ lẫn bên Có, bao gồm các tài khoản đầu 1 và 3 như: 131, 136, 331,333, 336, 1388, còn những loại tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 thì không có số dư.

5 bước cơ bản để định khoản kế toán

Định khoản kế toán là một bước vô cùng quan trọng và đòi hỏi tính chính xác, minh bạch, rõ ràng cao. Chính vì vậy kế toán viên cần phải nắm vững kiến thức về định khoản kế toán cũng như các bước định khoản kế toán thật chắc chắn. 

Sau đây là 5 bước cơ bản để định khoản kế toán. 

• Bước 1: Xác định được đối tượng kế toán cụ thể xuất hiện trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Bước 2: Thông qua các đối tượng ở bước 1 để xác định được tài khoản (ở đây là nói về đối tượng liên quan);
• Bước 3: Căn cứ từ bước 1 và bước 2 để xác định được xu hướng, tình trạng biến động của đối tượng kế toán xem liệu đang tăng hay giảm;
• Bước 4: Thực hiện nhiệm vụ phân tích cụ thể, minh bạch tài khoản ghi nợ và tài khoản có;
• Bước 5: Cần xác định được số tiền một cách cụ thể, chính xác nhất để tiến hành điền vào từng tài khoản.

Tài khoản kế toán và những thông tin cần phải nắm

Chắc hẳn nãy giờ bạn vẫn đang băn khoăn rằng tài khoản kế toán là gì mà trong hầu hết nội dung bài viết đều xuất hiện cụm từ này phải không? Vậy thì đừng lo lắng, phần tiếp sau đây sẽ là câu trả lời đầy đủ nhất cho thắc mắc này!

Tìm hiểu thêm về: Luật Kế toán

Giải đáp thuật ngữ tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán hay đối tượng kế toán là phương pháp dùng để phân loại, hệ thống hóa tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra theo từng đối tượng kế toán nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lý của từng chủ thể cụ thể. 

Tài khoản kế toán là phương tiện giúp tổng hợp toàn bộ các giao dịch có ảnh hưởng đến một tài sản, vốn chủ sở hữu cụ thể hay các khoản mục thu nhập hoặc chi phí… 

Các yếu tố tạo nên tài khoản kế toán

Một tài khoản kế toán được cấu thành bởi 3 yếu tố chính:

• Tên tài khoản và số hiệu. Trong đó tên gọi tài khoản sẽ lấy từ đối tượng ghi của hạch toán kế toán. Số hiệu kế toán được quy định nhất quán theo mô hình kế toán của doanh nghiệp
• Bên Nợ (Debit): ghi số tiền của tài khoản đó vào bên Nợ, thường được ghi ở phía bên trái
• Bên Có (Credit): ghi số tiền của tài khoản đó vào bên Có, thường được ghi ở phía bên phải,

Cách dùng các tài khoản kế toán để định khoản

Để định khoản tài khoản kế toán thành công, một kế toán viên cần phải nắm chắc kết cấu chung của từng loại tài khoản trong hệ thống tài khoản. Trong danh mục hệ thống tài khoản bao gồm rất nhiều loại, mỗi một tài khoản tương ứng với một tài khoản riêng biểu thị cho một sổ cái. Sau đây là thuộc tính của từng loại bạn cần phải biết:

• Loại tài khoản đầu 1 và 2: đây là loại tài khoản này sẽ mang tính chất phản ánh toàn bộ giá trị tài sản vốn có của doanh nghiệp, bao gồm cả 2 loại  tài sản ngắn hạn và tài khoản dài hạn hạn. Loại tài sản này có kết cấu chung tương tự như kết cấu của tài khoản tài sản.

• Loại tài khoản đầu 3 và 4: loại tài khoản này được xem là tài khoản nguồn vốn. Tài khoản này có chức năng phản ánh, thể hiện nguồn vốn hình thành nên tài sản và công nợ phải trả của doanh nghiệp. Loại tài sản này có kết cấu chung tương tự như kết cấu của tài khoản nguồn vốn.

• Loại tài khoản đầu 5 và đầu 7: đây là loại tài khoản doanh thu và những nguồn thu nhập khác. Tài khoản này có chức năng phản ánh các nguồn  thu vào cũng như các khoản làm thất thoát nguồn của doanh nghiệp. Loại tài sản này có kết cấu chung tương tự như kết cấu của tài khoản doanh thu.

• Loại tài khoản đầu 6 và 8: đây là loại tài khoản chi phí. Tài khoản này có chức năng phản ánh được chi phí của các hoạt động sản xuất, buôn bán của doanh nghiệp cũng như đầu ra của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đó. Loại tài sản này có kết cấu chung tương tự như kết cấu của tài khoản chi phí.

• Loại tài khoản đầu 9: loại tài khoản này sẽ có chức năng phản ánh hiệu quả kinh doanh của một đơn vị. Vào cuối kỳ, kế toán viên sẽ thực hiện nghiệp vụ tóm tắt, tổng hợp để tính toán chi phí, giá thành sản phẩm và doanh thu để đánh giá quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Qua đây thấy được một cách chi tiết, rõ ràng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh so với thực tế trong suốt cùng kỳ.

• Loại tài khoản đầu 0: loại tài khoản này gọi là tài khoản ngoài bảng. Cấu trúc của các tài khoản ngoài bảng như sau: bên Nợ tăng, bên Có giảm, số dư ở bên nợ. Phương pháp tài khoản kế toán loại 0 là phương pháp kế toán đơn lẻ, không có quan hệ tài khoản ngang bằng.

Nắm chắc được khái niệm nợ có trong kế toán cũng như cách định khoản kế toán chính là yếu tố tiên quyết để trở thành một kế toán viên tiềm năng.

WinPlace hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có những trải nghiệm mới mẻ về ngành nghề cũng như đạt được những thành công nhất định trong chính công việc mà mình đang theo đuổi.