Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, chữ ký số cũng dần trở nên phổ biến hơn và là một dụng cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số là một trong những thủ tục cần thiết để giúp công ty của bạn có thể khai báo các hồ sơ tại cổng thông tin của cơ quan. Thủ tục này được đánh giá là rất đơn giản, ai cũng có thể thực hiện. 

Vì sao cần đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số?

Kinh tế thị trường ngày càng phát triển, các doanh nghiệp cũng được tạo điều kiện hơn để phát triển cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh dấu mộc bằng gỗ truyền thống để phục vụ cho những công việc về văn bản giấy, chữ ký điện tử của doanh nghiệp cũng được nhắc đến với vai trò rất quan trọng. Vậy tại sao cần đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số?

Thuận tiện trong khai báo các hồ sơ với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Hiện nay, Nhà nước đang thi hành các chính sách tối giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian cũng như thuận tiện hơn trong việc quản lý. Đăng ký hồ sơ thông qua hình thức online cũng là một trong những cách thức của chính sách này, giúp giảm bớt những áp lực cho doanh nghiệp. Và để hợp pháp hóa việc đăng ký này, chữ ký điện tử chắc chắn là một yếu tố rất cần thiết.

Chữ ký số có thể hiểu chính là chữ ký của doanh nghiệp nhưng được thể hiện trên nền tảng công nghệ kỹ thuật. Chữ ký này sẽ giúp công ty thuận tiện và dễ dàng hơn trong đăng ký hay tiến hành các loại giấy tờ trên nền tảng online với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thay vì việc phải đến trực tiếp các cơ quan, đăng ký online được đánh giá là đem đến nhiều hiệu quả thiết thực. 

Hầu hết trong các loại hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến thủ tục hành chính, chữ ký hoặc dấu mộc của một cá nhân, đơn vị, tổ chức là rất cần thiết. Mỗi cá nhân, tổ chức sẽ có cho mình một chữ ký riêng, là dấu hiệu của mình và đóng vai trò rất quan trọng khi xem xét ở khía cạnh pháp lý. Do đó, việc đăng ký chữ ký số điện tử đến cơ quan có thẩm quyền là rất cần thiết, giúp bảo vệ doanh nghiệp một cách tốt nhất. 

Tham khảo dịch vụ Văn phòng trọn gói tại WinPlace

Đáp ứng nhu cầu giao lưu hợp tác kinh tế

Bên cạnh vấn đề liên quan đến khía cạnh pháp luật, chữ ký điện tử còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong khía cạnh thương mại. Thị trường ngày càng mở rộng, xu hướng chung của thế giới chính là gia tăng sự hội nhập quốc tế, các quốc gia cũng dần gia tăng sự hợp tác với nhau. Kinh tế phát triển cũng đã tạo ra những điều kiện giúp thúc đẩy các mối quan hệ mua bán trên toàn cầu gia tăng mạnh mẽ. 

Trong bối cảnh như vậy, việc ký kết các hợp đồng giao thương dưới hình thức là văn bản giấy đã không còn phù hợp. Thậm chí, cách thức này còn có thể gây ra rất nhiều cản trở cho quá trình hợp tác và phát triển của doanh nghiệp, điển hình như hai doanh nghiệp ở quá xa nhau, không thể đến tận nơi để ký kết. Điều này đặt ra những đòi hỏi về tìm ra những giải pháp phù hợp để giải quyết khó khăn nêu trên. 

Các hợp đồng được trao đổi và ký kết dựa trên nền tảng online được xem là một cách thức giải quyết hữu hiệu, giúp các giao thương thêm dễ dàng. Và để hợp thức hóa về mặt thủ tục, đồng thời cũng là bằng chứng quan trọng về mặt pháp lý, chữ ký số là thật sự cần thiết. Các doanh nghiệp cũng sẽ nhận thấy mình được an tâm hơn khi tham gia vào các giao dịch kinh tế xuyên biên giới. 

Cách thức ký kết này đã đáp ứng được xu hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu. Do đó, việc đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số là một thủ tục quan trọng mà các công ty nên thực hiện để đảm bảo được quyền lợi của mình một cách tốt nhất. 

Hồ sơ, thủ tục khi đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số

Hồ sơ hay thủ tục để đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số được đánh giá là rất đơn giản. Bạn có thể dễ dàng tìm hiểu tại các trang website của các cơ quan Nhà nước có liên quan hoặc tại các văn bản pháp luật có liên quan. Những giấy tờ, hồ sơ và thủ tục mà doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện sẽ bao gồm.

Đăng ký trực tiếp tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Có rất nhiều cách thức để tiến hành đăng ký đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. Nếu bạn lựa chọn hình thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp đến cho cơ quan có thẩm quyền, hồ sơ đăng ký sẽ bao gồm 03 loại giấy tờ rất đơn giản mà mọi doanh nghiệp đều có. Điều này sẽ giúp bạn có thể chuẩn bị một cách nhanh chóng để có thể đáp ứng nhu cầu đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử của công ty. 

Loại giấy tờ đầu tiên chính là bản sao giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp (hoặc giấy đăng ký kinh doanh) của công ty. Loại văn bản này là cần thiết vì nó chính là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định được doanh nghiệp của bạn có đang hoạt động hợp pháp hay không. Bản sao này cần phải được công chứng hoặc chứng thực trong thời hạn tối đa là 06 tháng. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký thuế của mình cũng như giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật của công ty. Những giấy tờ này cũng sẽ là bản sao và đã được công chứng chứng thực trong thời hạn là 06 tháng. 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm những loại giấy tờ tương ứng, doanh nghiệp sẽ đến nộp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký chữ ký số. Đó có thể là cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan Hải quan tùy theo mục đích sử dụng của chữ ký số. Ngoài ra, bạn cũng sẽ phải nộp một khoản phí nhất định tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn đăng ký và sử dụng. 

Đăng ký online qua cổng thông tin của cơ quan nhà nước

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành đăng ký chữ ký số thông qua cổng thông tin trực tuyến của các cơ quan nhà nước. Cách thức này ngày càng trở nên phổ biến hơn vì sự thuận tiện và đơn giản hóa, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. 

Hiện nay, bạn có thể tiến hành đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số tại hệ thống Hải quan điện tử. Bạn cần chuẩn bị cho mình thiết bị chữ ký số – USB Token – để có thể thuận tiện hơn trong quá trình đăng ký. Bạn cũng cần lưu ý, máy tính bạn sử dụng để đăng ký cần có nền tảng hệ điều hành là Windows XP trở lên. Các thao tác đăng ký trên hệ thống Hải quan điện tử sẽ bao gồm:

• Bước 1. Cắm thiết bị chữ ký số vào cổng kết nối USB của máy tính. Nếu bạn vẫn chưa cài đặt, hãy nháy đúp vào biểu tượng để cài đặt ứng dụng Token Manager. 

• Bước 2. Tại nền tảng Internet Explorer 7, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào cổng thông tin chính thức của hệ thống Hải quan điện tử. Bấm chọn thư mục Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. 
• Bước 3. Tại cổng giao diện thông tin, doanh nghiệp khai báo những thông tin theo yêu cầu. Các thông tin này bao gồm mã của doanh nghiệp và số CMT. Sau khi điền xong các thông tin này, bạn sẽ tiếp tục kê khai các thông tin liên quan đến chữ ký số như người được cấp, người cấp, hiệu lực của chữ ký số,…
• Bước 4. Nhấn nộp những thông tin bạn đã kê khai sau khi đã kiểm tra lại một cách kỹ lưỡng. Một dãy số mã pin sẽ được trả về và bạn sẽ nhập vào tại phần mềm Token Manager. Sau khi tiến hành xong, việc đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số cũng đã hoàn tất và bạn có thể sử dụng trong các thủ tục liên quan.  

Chữ ký số là một trong những yếu tố đóng vai trò rất quan trọng, giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý và thương mại. Hy vọng với những thông tin về hồ sơ và thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số, bài viết đã giúp bạn có thể tiến hành các thủ tục một cách nhanh chóng hơn.

WinPlace chúc doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai.