Nhắc đến thuật ngữ “văn phòng”, chúng ta sẽ liên tưởng ngay đến hình ảnh trang phục công sở, hồ sơ chất đống, bàn làm việc ngăn vách.

Kèm theo đó là những công việc mang tính rập khuôn đầy nhàm chán, hay chỉ đơn giản là công việc liên quan đến sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, liệu công việc của dân văn phòng có đơn giản, dễ làm như những gì chúng ta thường tưởng tượng? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây tìm hiểu rõ hơn về công việc này nhé!

Dân văn phòng bao gồm những ai?

Văn phòng là định nghĩa chỉ nơi diễn ra hoạt động làm việc của các Công ty, doanh nghiệp nói chung và của cá nhân nói riêng. Dân văn phòng hay nhân viên văn phòng thường là thuật ngữ chỉ những cá nhân làm các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự hay văn phòng tại nơi đây.

Trên thực tế, đây được xem là nhóm ngành nghề chung khá phổ biến ở nước ta hiện nay. Nó đóng vai trò quan trọng trong bộ máy làm việc đối với mọi Công ty, đặc biệt là nhóm ngành dịch vụ. Các nhân viên văn phòng này thường sẽ có giờ làm việc theo giờ hành chính hoặc có sự điều chỉnh chút ít theo quy định của Công ty.

Các công việc của dân văn phòng rất đa dạng, tuy nhiên chúng yêu cầu cao về tính tự giác, tỉ mỉ và sự nhanh nhạy. Cùng với đó, nhân viên văn phòng, đặc biệt là bộ phận xử lý hồ sơ hay liên hệ khách hàng luôn đòi hỏi nhiều hơn về kỹ năng viết, kỹ năng giao tiếp,…

Ngoài ra, hành chính, nhân sự hoặc nhóm công việc văn phòng tương tự luôn cần số lượng lớn nhân viên. Chính vì lẽ đó, tình trạng thiếu hụt nhân lực luôn là vấn đề nan giải đối với các Công ty hiện nay.

Dân văn phòng sẽ có thể đảm nhiệm các công việc như thế nào?

Tất nhiên, không chỉ gò bó bên những tài liệu nhàm chán, công việc của dân văn phòng khá đa dạng và yêu cầu ngày càng được nâng cao. Chúng đòi hỏi nhân viên không ngừng trau dồi và hoàn thiện kỹ năng mềm để không bị đào thải bởi thị trường làm việc khắt khe này.

Trực quầy lễ tân

Lễ tân là bộ mặt của toàn bộ Công ty, vậy nên công việc này tuy nghe qua rất đơn giản, nhưng nó lại yêu cầu người làm việc phải luôn có thái độ cởi mở, vui vẻ. Đặc biệt cần phải giữ bình tĩnh và có cách xử lý khéo léo khi gặp phải những khách hàng khó tính, yêu cầu cao.

Bên cạnh đó, dân văn phòng trực lễ tân sẽ là người tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng, tổ chức các cuộc họp của Công ty. Vì vậy, nhân viên ở vị trí này cần có tư duy nhạy bén và sắp xếp cùng quản lý công việc một cách hiệu quả.

Xem thêm: Cách thiết kế khu vực lễ tân

Công việc văn thư hành chính và lưu trữ

Đây là công việc thường trực và xuyên suốt và vô cùng phổ biến đối với dân văn phòng. Nội dung công việc đa số liên quan đến giấy tờ, hồ sơ và tài liệu. Nhân viên phải lưu trữ toàn bộ công văn đến và đi, phân bổ tài liệu đến các bộ phận thích hợp.

Như vậy, mọi nguồn thông tin, hoạt động của Công ty đều sẽ được lưu giữ tại đây. Bên cạnh đó, họ còn chịu trách nhiệm về việc chấm công, bảo hiểm cho nhân viên khác, lên kế hoạch các hoạt động định kỳ cho cả Công ty.

Công việc giám sát và quản lý cơ sở hạ tầng

Quản lý tài sản là vấn đề quan trọng và cần thiết, các nhân viên làm tại vị trí này sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm liên quan đến máy móc, thiết bị của Công ty. Đồng thời, đưa ra phương án sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng xảy ra. Ngoài ra, dân văn phòng tại đây sẽ đảm nhiệm cả việc quản lý chi phí một cách tiết kiệm, phù hợp, mua đồ dùng cần thiết cho văn phòng phẩm.

Công việc hỗ trợ các dự án cho công ty

Những dự án của Công ty sẽ được thực hiện bởi các phòng ban đảm nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, để đạt được thành công tối đa trong công việc, dự án sẽ cần có nhiều người hỗ trợ, và đó là công việc dành cho dân văn phòng thuộc nhóm này. Tùy theo sự phân bổ và hợp tác, họ sẽ hỗ trợ các công việc cần thiết bao gồm tài liệu, giấy tờ pháp lý và cả vấn đề nhân sự của dự án.

Văn hóa công sở của dân văn phòng

Nếu đã bàn về môi trường làm việc thì tuyệt nhiên không thể bỏ qua văn hóa công sở. Bởi lẽ, đây như nét đặc trưng vốn có của bất kỳ nơi làm việc nào mà chỉ cần nhắc đến dân văn phòng sẽ liên tưởng ngay đến nó.

Văn hóa đúng giờ

Các nhân viên đều làm việc theo giờ giấc quy định tại Công ty, đây gần như là nội quy bắt buộc ở tất cả các văn phòng. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc đối với công việc, một số nhân viên còn đi sớm hơn so với thời gian quy định để chuẩn bị bắt đầu công việc trong trạng thái tốt nhất.

Văn hóa ứng xử

Thân thiện, cởi mở, tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau luôn là ưu tiên hàng đầu đối với dân văn phòng. Công việc tuy áp lực nhưng làm việc với những người đồng nghiệp thoải mái, vui vẻ cũng là một cách tạo động lực rất tốt cho bản thân. Bên cạnh đó, dân văn phòng cũng cần chú ý trong trong việc giao tiếp đối với cấp trên một cách phù hợp, mà vẫn thể hiện sự kính trọng.

Không còn nhàm chán nếu chọn văn phòng thiết kế ấn tượng

Nhiều nhân viên văn phòng chia sẻ, công việc áp lực cùng một chuỗi công việc hằng ngày, hằng tuần khiến họ bị “mài mòn”. Khả năng tập trung, suy nghĩ cùng hiệu suất công việc suy giảm. Đôi khi, họ cần có khoảng lặng hoặc một nơi có thể “tiếp nhiệt” cho chính mình. 

Winplace chính là lựa chọn tốt nhất trong trường hợp này. Văn phòng Winplace được thiết kế đẹp mắt, sang trọng và ấn tượng. Chỉ sử dụng các tone màu tối giản, đội ngũ thiết kế tại đây vẫn biết cách biến chúng trở nên đặc sắc. 

Thay vì sử dụng vách ngăn làm việc nhàm chán, văn phòng Winplace lựa chọn cách thiết kế mở. Bạn và đồng nghiệp dễ dàng tương tác, trao đổi về công việc. View thành phố cùng ánh sáng tự nhiên cũng là điểm cộng nếu chọn làm việc tại đây. 

Bạn có thể nạp đầy năng lượng mỗi sáng với cốc cà phê nhâm nhi cùng đồng nghiệp ngắm nhìn dòng người phía xa. Đây cũng là cách khách hàng tại Winplace áp dụng để bắt đầu ngày mới. 

Trang thiết bị đã sẵn sàng sử dụng, đồ dùng nội thất đẳng cấp. Phòng họp và tiếp khách tách biệt tăng sự chuyên nghiệp, giúp buổi trao đổi với đối tác/khách hàng thêm cơ hội. Còn rất nhiều ưu điểm khác khi lựa chọn văn phòng Coworking Space tại Winplace. Vì vậy, liên hệ ngay với đơn vị để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất. 

Kết luận

Bất cứ công việc nào cũng đều có những thử thách và áp lực khác nhau, nhân viên văn phòng cũng vậy. Tuy nhiên, dân văn phòng thoạt nghe qua khá khô khan nhưng nó lại là một vị trí lý tưởng dành cho những ai có tính tỉ mỉ, sự cầu toàn, thích sự tập trung và là người nhanh nhạy.

Hy vọng bài viết này đã mang lại cho các bạn cái nhìn đa chiều về khái niệm dân văn phòng, từ đó có thể lựa chọn được công việc phù hợp hơn với bản thân!

Tham khảo thêm: Bệnh dân văn phòng