Văn phòng ảo là dịch vụ giúp bạn chuyển trụ sở kinh doanh nhanh chóng và hợp pháp.

Trụ sở kinh doanh là một địa chỉ chính thức của công ty có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt đến sự hình thành phát triển của doanh nghiệp.

Nơi các cơ quan nhà nước có thể liên hệ và gửi hồ sơ, thư từ và tài liệu quan trọng. Pháp luật Việt Nam quy định địa chỉ trụ sở kinh doanh phải rõ ràng, chính xác, và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để cơ quan nhà nước dễ dàng liên lạc bằng công văn tránh thất lạc thư từ. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp thường gặp vấn đề với địa chỉ trụ sở như thất lạc thư từ, địa chỉ nhà riêng không có chức năng đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ không đẹp để khách hàng tiện liên hệ.

Chính từ các lý do trên mà văn phòng ảo ra đời và các doanh nghiệp có xu chuyển đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh về các quận trung tâm và sử dụng loại hình văn phòng này.

Tuy nhiên, việc thay đổi trụ sở kinh doanh đã đăng ký ban đầu và chuyển qua địa chỉ văn phòng ảo cũng có các thủ tục cơ bản. Bài viết này sẽ hỗ trợ các chủ doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu và sử dụng văn phòng ảo để thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh cho công ty của mình. 

Tham khảo những hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi địa chỉ kinh doanh

Lý do nên chuyển trụ sở kinh doanh – bất lợi khi sử dụng nhà riêng 

• Địa chỉ nhà riêng thường trong hẻm và thiếu chuyên nghiệp, khó liên hệ để trao đổi công việc và gửi thư.
• Không có đầy đủ các trang thiết bị, nhân lực và khu vực phòng họp, lễ tân riêng. 
• Thiếu đi sự riêng tư cho gia đình khi khách hàng biết địa chỉ.
• Khó khăn trong việc đăng ký kinh doanh
• Dễ bị cô lập vì thường làm việc một mình. 

Lựa chọn địa chỉ văn phòng ảo 

Nhận thấy những hạn chế khi sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh cũ: địa chỉ dài, trong hẻm, khó nhớ, kém chuyên nghiệp… Bạn mong muốn tìm thấy được một địa chỉ đăng ký kinh doanh mới ở các tòa nhà sang trọng nằm ngay trung tâm thành phố, ngay mặt tiền đường lớn, ngắn gọn, dễ nhớ.

Bên cạnh đó nên lựa chọn công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín và đừng quên xem xét về giá cả phù hợp vì hiện tại trên thị trường có rất nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo với giá cả và dịch vụ khác nhau. 

Và nếu như bạn tìm được một văn phòng ảo uy tín giá cả hợp lý và tọa lạc tại một địa hình đắc địa cho việc kinh doanh là điều tuyệt vời cho công ty của bạn. Tuy nhiên trong quá trình hoàn thiện chuyển đổi, bạn nên lưu ý kỹ những vấn đề về thủ tục chuyển đổi để mọi việc trở nên dễ dàng hơn.

Khu vực tiếp khách sang trọng

Những thủ tục về thuế khi thay đổi địa chỉ kinh doanh

Theo quy định bất kì doanh nghiệp nào trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đều phải thực hiện các thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Tất cả những hồ sơ, giấy tờ gửi cơ quan thuế bao gồm: Công văn gửi cơ quan thuế, biên bản, quyết định của Doanh nghiệp liên quan đến việc chuyển trụ sở. Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không thay đổi mã số thuế.

Dưới đây là những thủ tục hành chính doanh nghiệp cần phải làm:

Hồ sơ nộp cho Sở kế hoạch đầu tư:

• Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh;
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh;
• Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc)
• Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế.

Tùy từng trường hợp mà hồ sơ nộp cho cơ quan thuê khác nhau:

TH1: Chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh

Hồ sơ gồm: Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST (ban hành kèm theo thông tư 156/2013), trong đó ghi rõ thông tin thay đổi về địa điểm

Nếu người nộp thuế thuộc Cục Thuế trực tiếp quản lý thì hồ sơ được gửi đến Cục Thuế để thực hiện điều chỉnh lại thông tin về địa chỉ mới của người nộp thuế.

Cục Thuế trực tiếp quản lý người nộp thuế có trách nhiệm cập nhật các thông tin thay đổi vào hệ thống dữ liệu đăng ký thuế trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ điều chỉnh.

Nếu người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế quản lý thì hồ sơ được lập thành 02 (hai) bộ để gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi và Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.

Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi phải lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu số 09-MST (ban hành theo thông tư số 80/2012) gửi đến Chi cục Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến và Cục Thuế trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị chuyển địa điểm.

TH2: Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh giữa các tỉnh

Tại nơi người nộp thuế chuyển đi:

Hồ sơ khai gồm:

• Thông báo chuyển địa điểm;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc);
• Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09-MST (ban hành kèm theo Thông tư 80/2012).

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ khai chuyển địa điểm của người nộp thuế, cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế và lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu 09-MST gửi 01 (một) bản cho người nộp thuế, 01 (một) bản cho cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.

Tại nơi người nộp thuế chuyển đến:

Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày được cấp đổi Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư… theo địa chỉ mới, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế (ghi mã số thuế đã được cấp trước đó);
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư… do cơ quan có thẩm quyền nơi chuyển đến cấp.

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, chính xác, cơ quan thuế phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế và giữ nguyên mã số thuế mà người nộp thuế đã được cấp trước đó.

Một số lưu ý khi làm thủ tục chuyển trụ sở kinh doanh

Đối với các số hoá đơn đặt in doanh nghiệp đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu công ty có nhu cầu sử dụng tiếp thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu TB04/AC kèm theo tại thông tư 39/2014/TTBTC ban hành ngày 31/03/2014) và được sử dụng ngay tại thời điểm gửi thông báo điều chỉnh cho cơ quan.

Trường hợp doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hoá đơn đó thì tiến hành hủy hoá đơn theo thông tư 39 (chi tiết tại điều 21 và điều 29) và đặt in hóa đơn mới theo địa chỉ mới.

Trên đây là những thủ tục về thuê khi thay đổi địa chỉ kinh doanh bạn cầm nắm. có thể hoàn thành việc chuyển đổi của mình trong thời gian sớm nhất.

Gợi ý: Khi bạn đã sử dụng văn phòng ảo để thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh và bạn muốn dùng thêm văn phòng chia sẻ để tiện cho công việc sau này thì bạn sẽ không cần phải thay đổi thêm bất kì thủ tục nào khác.

WinPlace là đơn vị hàng đầu về cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, đồng nghĩa sẽ giúp bạn chuyển đổi trụ sở kinh doanh.