Quản lý dự án là một công việc vô cùng quan trọng, là chìa khóa để dự án thành công. Chính vì lẽ đó, hoạt động này cần được thực hiện một cách chính xác và cẩn thận bởi người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dạn dày. Nếu đang là nhân vật “cầm cân nảy mực” của một dự án, bạn nên nắm chắc những thông tin sau nếu muốn đưa đội nhóm của mình đi đến kết quả mỹ mãn

Quản lý dự án là gì?

Chắc hẳn, bạn đã từng lên kế hoạch cho một công việc, hoạt động nào đó trong cuộc sống. Chẳng hạn, bạn muốn đi du lịch, nhiệm vụ của bạn là đề ra phương án tìm nguồn tiền, tích lũy trong bao lâu và triển khai chuyến đi như thế nào.

Quản lý dự án cũng là công việc tương tự nhưng mang tính phức tạp và phạm vi rộng hơn. Lúc này, kế hoạch và quá trình thực hiện sẽ không còn mang tính cá nhân mà là tổ chức. 

Về khái niệm, quản lý dự án là việc nghiên cứu và phối hợp giữa quá trình kiểm soát và thực hiện một dự án nào đó. Nhiệm vụ của người đứng đầu là phải làm sao quản lý được thời gian theo quy định, phân bổ nguồn lực và phát triển đúng hướng để đi đến thành công. Bởi vốn dĩ, dự án sẽ bị hạn chế về tất cả mọi mặt như chi phí, thời gian, nguồn lực. Nếu không quản lý đúng cách, mục tiêu cuối cùng sẽ khó đạt được.

Quản lý dự án đúng cách là sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều yếu tố
Quản lý dự án đúng cách là sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều yếu tố

Thông thường, quá trình quản lý dự án sẽ bao gồm ba giai đoạn, bao gồm lập kế hoạch, điều phối thực hiện và kiểm soát. Cụ thể: 

  • Lập kế hoạch: Từ mục tiêu đề ra, tiến hành lập kế hoạch về nhân lực, vai trò của từng bộ phận và phân bổ chi phí. 
  • Điều phối thực hiện: Phân bổ chi phí và nguồn lực sẵn có sao cho hợp lý nhất. Hoạt động này phải bao gồm việc quản lý rủi ro. 
  • Kiểm soát: Giám sát tiến độ thực hiện, nhận biết tình hình để có sự điều chỉnh khi cần thiết. 

Nhiệm vụ của người quản lý dự án

Qua những chia sẻ về quản lý dự án là gì, có lẽ bạn đã phần nào hình dung được công việc này và những thử thách sẽ gặp phải. Đây cũng là nhiệm vụ mà người quản lý cần phải tiến hành trong suốt thời gian dự án đó diễn ra. Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng nếu biết cách sắp xếp, bạn sẽ có được thành công như mong đợi. Muốn làm được điều này, bạn cần phải hoàn thành xuất sắc các hoạt động gồm: 

  • Lập kế hoạch: Bạn phải biết rõ yêu cầu, mục tiêu và các yếu tố có trong dự án để phác thảo và hoàn chỉnh kế hoạch thực hiện.
  • Chuẩn bị: Phân phối người mua sắm các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc thực hiện dự án. Bạn nên có sự dự phòng để ứng phó với các tình huống xấu. 
  • Tiến hành: Giám sát kỹ càng tiến độ thực hiện dự án, hỗ trợ các cá nhân tham gia để đạt được thành quả tốt đẹp. Lúc này, người quản lý vừa đóng vai trò dẫn đường, vừa là người tạo động lực cho nhân viên. 
  • Khen thưởng/nhắc nhở: Sự nghiêm minh trong công tác quản lý là cơ sở để kích thích sự cố gắng và chăm chỉ của nhân viên. Bạn nên khen thưởng cho cá nhân hoàn thành xuất sắc và có biện pháp nhắc nhở với cá nhân làm ảnh hưởng toàn đội nhóm. 

Chứng chỉ quản lý dự án miễn phí

Không phải ai cũng có thể đảm nhận được công việc điều hành, kiểm soát một dự án nào đó và đạt được thành công ngay lần đầu. Hơn nữa, việc giao phó nhiệm vụ của cấp trên cũng được thực hiện rất cẩn thận, dành cho người xứng đáng nhất. Vì vậy, để vừa có được lòng tin từ người có thẩm quyền, vừa trau dồi cho bản thân, bạn nên tham gia các khóa học thi lấy chứng chỉ quản lý dự án. 

chung chi quan ly
Bạn nên học và có chứng chỉ quản lý dự án

Top 5 phần mềm quản lý dự án miễn phí và hiệu quả nhất 2022

Quản lý tốt một dự án đòi hỏi ở bạn nhiều thời gian và công sức, cần phải trau dồi liên tục. Dù vậy, với một cá nhân, việc điều hành và giám sát chi tiết dự án nào đó mà không xảy ra thiếu sót đôi khi là bất khả kháng. Vì vậy, các phần mềm hỗ trợ quản lý thành công dự án đã ra đời và cho phép người điều hành “dễ thở” hơn. Những phần mềm này không cần đầu tư chi phí nên bạn nhất định phải lựa chọn. 

Để tham khảo top 5 phần mềm miễn phí và hiệu quả nhất năm 2022, bạn hãy tham khảo tại đây. 

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng trọn gói tại WinPlace

Chi phí quản lý dự án là gì?

Chi phí là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng với một dự án, có ảnh hưởng đến sự thành bại sau cùng. Cụ thể, chi phí quản lý dự án là số tiền được sử dụng để thực hiện hoạt động đó. Số tiền này sẽ được xác định ngay từ ban đầu và nhiệm vụ của người quản lý là phải có kế hoạch sử dụng sao cho thích hợp nhất. 

Thông thường, trong một dự án, chi phí sẽ bao gồm tiền thiết kế, tiền tổ chức. Đi sâu hơn, nó sẽ là khoản chi để mua sắm trang thiết bị, thuê nhân công bên ngoài, tiền lương, trợ cấp, khen thưởng khi vượt chỉ tiêu. Với những dự án liên quan đến việc đầu tư xây dựng thì sẽ có thêm chi phí mặt bằng, thuê dụng cụ thực hiện. 

Chi phí quản lý dự án là số tiền dùng để thực hiện hoạt động đó
Chi phí quản lý dự án là số tiền dùng để thực hiện hoạt động đó 

Khoản tiền được gọi là chi phí quản lý dự án khi nó đã được cấp trên phê duyệt và có công văn rõ ràng. Khi lập kế hoạch, nếu thấy mức ngân sách được chỉ định quá chênh lệch với công tác thực tế, người quản lý phải báo cáo và đề xuất phương án giải quyết kịp thời. Việc này sẽ hạn chế đi áp lực cũng như các vấn đề không mong muốn khác khi tiến hành dự án. 

Cách kiểm soát chi phí quản lý dự án

Chi phí dự án giới hạn là một trong những vấn đề khiến nhiều người quản lý “đau đầu” nhất. Vốn dĩ, việc dự kiến các khoản chi sẽ chỉ mang tính tương đối, không thể nào đưa ra được con số chính xác nhất. Ngoài ra, trong suốt quá trình thực hiện, rủi ro dự án là điều hoàn toàn có thể xảy ra và gây hao hụt ngân sách. Nếu không có cách kiểm soát thích hợp, mọi nỗ lực của bạn và đội nhóm sẽ biến mất. 

Nhiều người lúng túng trong việc kiểm soát chi phí
Nhiều người lúng túng trong việc kiểm soát chi phí

Do đó, học cách kiểm soát chi phí là điều mà bất cứ người quản lý nào cũng cần thực hiện. Những chia sẻ tại đây sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và kinh nghiệm để đưa dự án đi đến thành công. 

Quản lý dự án một cách hoàn hảo chưa bao giờ là điều dễ dàng, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể tối ưu nó. Học thêm kiến thức và kỹ năng cần có cũng như sử dụng sự hỗ trợ từ phần mềm là những phương pháp phù hợp để bạn dẫn dắt đội nhóm đi đến kết quả tốt đẹp. Hy vọng qua những chia sẻ này từ Sau Giờ Hành Chính, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc và nhận được nhiều bài học, kinh nghiệm quý giá. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!

Đánh giá:
0976 312 066 0938 80 90 70 Z Chat zalo