Nhiều công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nên đã chọn thành lập văn phòng đại diện tại những địa điểm khác nhau. Việc thành lập văn phòng đại diện phải được thực hiện đúng theo quy trình được quy định trong luật.
Do đó, doanh nghiệp phải trả chi phí thành lập văn phòng đại diện. Nhìn chung, mức phí để thành lập văn phòng đại diện không quá cao và thủ tục đăng ký cũng đơn giản.
Tổng quan về việc thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được xem như một nhánh trực thuộc công ty và có những trách nhiệm nhất định. Khi thành lập văn phòng đại diện thì công ty sẽ được cấp giấy chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền.
Đặc điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm chính là đại diện theo ủy quyền và bảo vệ những lợi ích của công ty. Các doanh nghiệp có thể lập văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty.
Chức năng chính của văn phòng đại diện đó là liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp. Từ đó phía doanh nghiệp có thể thông qua văn phòng đại diện để tiếp cận thị trường cũng như những đối tác mới.
Vì chỉ là đại diện cho doanh nghiệp nên văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Điều này khiến hình thức văn phòng này không ký kết hợp đồng cung ứng sản phẩm, dịch vụ với khách hàng cũng như không được thu tiền từ phía khách hàng.
Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện có gì?
Doanh nghiệp khi muốn thành lập văn phòng đại diện thì phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đóng hết chi phí thành lập văn phòng đại diện, công ty sẽ được cấp giấy chứng nhận. Trong giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện có những thông tin cơ bản của văn phòng đó.
Trong một tờ giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện sẽ có những nội dung cơ bản như:
- Những thông tin của văn phòng do cơ quan có thẩm quyền cấp như cơ quan cấp giấy, tên văn phòng đại diện, mã số, ngày cấp, cấp lần thứ mấy, chữ ký và họ tên của Trưởng hoặc Phó phòng đăng ký kinh doanh
- Các thông tin về văn phòng đại diện như tên, địa chỉ văn phòng đại diện
- Các thông tin về số điện thoại, email, tax
- Các nội dung về người thành lập văn phòng đại diện như họ tên, giới tính, quốc tịch, hộ chiếu, CMND, nơi ở hiện tại, nơi đăng ký hộ khẩu, chữ ký
- Nội dung chứa thông tin doanh nghiệp đứng đầu của văn phòng như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế.
Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện có giá trị cho đến khi doanh nghiệp ngừng hoạt động 1 năm mà không thông báo với cơ quan có thẩm quyền. Giấy chứng nhận này sẽ hạn hạn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. .
Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện khi muốn được thành lập thì phải thỏa mãn các điều kiện của pháp luật. Doanh nghiệp muốn hồ sơ của mình nhanh chóng được chấp thuận thì nên tham khảo một vài điều kiện như:
- Chỉ sau khi quá trình thành lập công ty hoàn tất thì doanh nghiệp mới được đăng ký mở văn phòng đại diện
- Tên của văn phòng đại diện phải đáp ứng được tiêu chuẩn có tên công ty, có cụm từ “văn phòng đại diện”
- Trưởng của văn phòng đại diện chỉ được ký những văn kiện trong phạm vi được phép thực hiện của văn phòng, đơn vị này không được ký hợp đồng phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh
- Trụ sở của văn phòng đại diện không được thiết lập tại những tòa nhà tập thể, các nhà chung cư
- Khi thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện mà có vị trí khác quận, huyện thì doanh nghiệp phải tiến hành thông báo với cơ quan thuế cũ có thẩm quyền, chính vì thế khi bạn chọn mở văn phòng đại diện thì nên cân nhắc địa điểm để tránh phát sinh việc thay đổi địa chỉ khác quận.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện thì phải đóng phí theo đúng quy định của pháp luật. Chi phí thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong thông tư số 47 năm 2019 của Bộ Tài chính.
Nhìn chung, chi phí thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp phải trả gồm:
- Phí cấp mới Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện hay còn được gọi với tên lệ phí thành lập văn phòng đại diện là 50.000 đồng
- Nếu doanh nghiệp đã được cấp lần đầu và làm hồ sơ cấp lại thì lệ phí phải trả là 50.000 đồng cho mỗi lần cấp
- Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện hoặc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin thì lệ phí phải trả là 50.000 đồng cho mỗi lần thay đổi
- Khi cơ quan chức năng cung cấp thông tin trong Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải trả phí 20.000 đồng cho một bản cung cấp.
Những chi phí thành lập văn phòng đại diện kể trên chỉ là những mức phí dành cho cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải bỏ tiền cho phí khắc con dấu cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu.
Nếu doanh nghiệp không tự thực hiện mà lựa chọn thuê dịch vụ đăng ký thành lập thì còn phải trả thêm phí dịch vụ. Có thể thấy rằng, chi phí thành lập văn phòng đại diện ngoài những khoản phí cố định thì còn biến đổi theo tình hình thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm bài viết:
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Ngoài việc đóng phí thì doanh nghiệp còn phải chuẩn bị các giấy tờ để đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Sau khi chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ thì bạn phải tiến hành đăng ký theo đúng trình tự thành lập văn phòng đại diện.
Tham khảo thêm bài viết: Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thành lập văn phòng đại diện thì công ty cần phải chuẩn bị một vài hồ sơ sau:
- Thông báo được đính kèm trong Thông tư 02/2019 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
- Quyết định hoặc bản sao có hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty liên quan đến vấn đề thành lập văn phòng đại diện
- Một bản sao bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện hợp lệ, đúng quy định của pháp luật
- Bản sao của các loại giấy tờ chứng thực cá nhân được quy định tại Điều 10 Nghị định 78 năm 2015 của Chính phủ.
Cần phải chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu
Trình tự thành lập văn phòng đại diện
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo trình tự sau:
- Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở
- Bước 2: Nộp chi phí thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định
- Bước 3: Trong thời hạn 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo để bổ sung, trường hợp đã đủ thì doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Việc thành lập văn phòng đại diện là một cách để doanh nghiệp nghiên cứu và phát triển thị trường ở những khu vực khác nhau. Khi đăng ký thành lập, doanh nghiệp phải tiến hành nộp hồ sơ cùng với chi phí hợp lý.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp được quy định cụ thể trong luật. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải bỏ chi phí để khắc con dấu hay phí dịch vụ khi lập văn phòng đại diện. Do vậy, mức phí ban đầu để lập văn phòng đại diện được biến động linh hoạt.
WinPlace chúc bạn thành công!
Tốt nghiệp chuyên nghành quản trị văn phòng, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong mảng văn phòng dịch vụ – Coworking Space. Thiên Bình luôn mong muốn truyền tải “giá trị mới” giúp các doanh nghiệp trẻ có cái nhìn cận cảnh về mô hình Coworking space, một mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp tiếp thu – cải tiến – hiện đại.
