Các loại chứng từ kế toán phổ biến và cách phân loại

Hạch toán kế toán là một công đoạn không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một đơn vị. Để quá trình này được thực hiện một cách nhịp nhàng, nhanh chóng cần phải dựa vào các chứng từ kế toán.
Vậy chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán phổ biến hay được sử dụng nhất. Hãy cùng đồng hành cùng chúng tôi trong bài viết sau nhé!

Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu không thể thiếu đối với bất kì một đơn vị, doanh nghiệp nào. Thuật ngữ chứng từ kế toán được hiểu nôm na là những giấy tờ, hóa đơn, vật minh chứng phản ánh việc phát sinh và hoàn thành nghiệp vụ kinh tế , tài chính.  Và đây cũng là căn cứ để kế bộ phận kế toán kê khai vào sổ sách kế toán.

Những nội dung cần thiết trong chứng từ kế toán

• Tên và số hiệu riêng của chứng từ kế toán;
• Địa điểm, thời gian lập chứng từ kế toán;
• Tên và địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên và địa chỉ của đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung kinh doanh tài chính, kinh doanh phát sinh;
• Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính được thể hiện bằng số;
• Tổng số tiền thu và chi được thể hiện bằng cả chữ và số 
• Chữ ký và họ tên đầy đủ hoặc dấu mộc của người lập, người kiểm duyệt, thông qua chứng từ kế toán và những bên/ người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Các loại chứng từ kế toán phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Chứng từ liên quan đến tiền mặt	Phiếu thu tiền (từ các dịch vụ, buôn bán hàng hóa, thành phẩm được khách hàng thanh toán bằng hình thức tiền mặt)Phiếu chi tiền (từ các dịch vụ hóa đơn bán hàng hóa, thành phẩm thu tiền ngay)Giấy đề nghị thanh toánGiấy đề nghị tạm ứng
Chứng từ liên quan đến ngân hàng	Giấy báo nợGiấy nợ báo cóỦy nhiệm chiSéc (công ty phát hành séc cho nhân viên rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt)Giấy nhận nợGiấy thế chấp/ cầm cố/ bảo lãnh hợp đồng
Chứng từ liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư	Phiếu xuất khoPhiếu nhập khoHóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/ raBảng báo giáĐơn đặt hàngBiên bản giao hàngHợp đồng kinh tế, biên bản kết thúc hợp đồng kinh tế
Chứng từ liên quan đến tiền lương	Bảng chấm côngBảng tính lươngHợp đồng lao độngCác quy chế, quy định…
Chứng từ liên quan đến chi phí doanh thu (được thể hiện qua các phiếu thanh toán)	Lao động tiền lương (bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán tiền thuê ngoài …)Hàng tồn kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa sản phẩm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng phân bổ nguyên vật liệu, dụng cụ, máy móc, bảng khai kê mua hàng…)Bán hàng (bảng thanh toán đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng)Tiền tệ (phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng kê khai vàng tiền tệ, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền)Tài sản cố định (biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ)

Cách phân loại chứng từ kế toán 

Phân loại dựa theo công dụng chứng từ

• Chứng từ mệnh lệnh: Là những chứng từ mà cấp trên dùng để đưa chỉ thị hoặc mệnh lệnh để cho cấp dưới thi hành.
• Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ cho thấy sự hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế. Thông qua chứng từ này có thể biết được hiệu quả của các quyết định và trách nhiệm vật chất trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
• Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ có ý nghĩa phân loại, tổng hợp 
• Chứng từ liên hợp: Là những chứng từ bao hàm đặc điểm và tính chất của 2 hoặc 3 chứng nêu trên, chẳng hạn như phiếu chi, lệnh kiêm phiếu xuất …

Phân loại dựa theo thời gian lập chứng từ

• Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà trong đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được ghi chép duy nhất một lần và sau đó được lưu lại trong sổ sách kế toán luôn.
• Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ mà trong đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải diễn ra nhiều lần, sau đó cộng dồn các con số tới một giới hạn nhất định mới được lưu lại trong số sách kế toán.

Phân loại dựa theo cách thức lập chứng từ

• Chứng từ giấy: Là những chứng từ được ghi chép bằng tay và được xem là bản cứng chứng từ từ nghiệp vụ kế toán phát sinh hay hoàn thành
• Chứng từ điện tử: Là những chứng từ được thực hiện bằng cách nhập liệu trên máy tính và được mã hóa bằng dãy kí tự. Ưu điểm: chứng từ không bị thay đổi khi chúng được dịch chuyển hoặc truyền qua các thiết bị chứa thông tin khác.

Phân loại theo quy trình chứng từ được lập

• Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): Là những chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế vừa phát sinh hay hoàn thành.
• Chứng từ tổng hợp: Là những chứng từ có vai trò tổng hợp các số liệu của nghiệp vụ kinh tế trong cùng một loại giúp giảm thời gian, công sức cho công tác kế toán và việc ghi chép sổ sách.

Ngoài ra, tại một số cơ quan doanh nghiệp chứng từ kế toán còn được phân loại dựa theo địa điểm lập chứng từ, tính cấp thiết của thông tin chứng từ và nội dung nghiệp vụ kinh tế được thể hiện trong chứng từ.

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với từng doanh nghiệp. Việc lập chứng từ kế toán là cơ sở cho doanh nghiệp dễ dàng tiến hành công tác kế toán ban đầu và công tác nội bộ. 

Nhờ vào chứng từ kế toán mà công tác kế toán, kiểm toán nội bộ sẽ có cơ sở pháp lý vững chắc khi thực hiện công tác nghiệp vụ. Đồng thời dữ liệu được kê khai trong sổ sách cũng có hiệu lực hơn trước đơn vị tính thuế.

Chứng từ kế toán cũng được coi như là chỉ thị công việc mà cấp trên dùng để truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị. Đồng thời đây còn là bằng chứng để minh chứng việc hoàn thành công việc và hướng dẫn được chỉ định của cấp dưới cho cấp trên.

Nếu số liệu được ghi nhận trong sổ sách khớp với thực tế nhưng lại không có hóa đơn, chứng từ liên quan chứng minh thì doanh nghiệp sẽ bị coi là khai khống, làm giả giấy tờ, sổ sách và sẽ không được cơ quan thuế quyết toán.

Trong trường hợp doanh nghiệp bịa đặt hoặc khai khống nội dung, chi phí và số liệu trong chứng từ kế toán tùy vào mức độ sẽ có những mức độ xử phạt tương ứng theo quy định của Pháp luật. Nếu nhẹ sẽ bị xử lý hành chính, nếu nặng sẽ bị đình chỉ kinh doanh và những người liên quan sẽ phải hưởng án phạt tù.

Một số quy tắc của chứng từ kế toán

Một kế toán được thông qua phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

• Tính pháp lý: Khi có tranh chấp hay bất đồng trong kinh doanh thì chứng từ kế toán chính là cơ sở pháp lý để phân định bên nào đúng bên nào sai hay ai phải chịu trách nhiệm cho dự án đó. Chính vì vậy để đảm bảo tính pháp lý chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký hoặc đóng dấu của cả hai bên.
• Tính tuân thủ pháp luật: Một chứng từ kế toán chỉ hợp lệ và có giá trị sử dụng khi tuân thủ đầy đủ theo các điều lệ mà Pháp luật ban hành. Trong chứng từ phải đáp ứng đủ cả về hình thức lẫn nội dung theo đúng quy định. Một chứng từ không có nội dung giao dịch hay không ghi rõ số tiền giao dịch thì các khoản khai đều không có giá trị khi tính thuế doanh nghiệp. 

• Tính trung thực: Phải kê khai một cách trung thực, khách quan không thêm, bớt, khai khống hay bịa đặt các sự kiện hoặc chi phí không có thật để làm giả chứng từ của cơ quan, doanh nghiệp. 
• Tính rõ ràng: Chứng từ kế toán phải đảm bảo mội thông tin đều đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ đồng nghĩa để tránh gây ra những nhầm lẫn không đáng có trong quá trình xét duyệt và sử dụng chứng từ.

Chứng từ kế toán là giấy tờ vô cùng quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp. Việc hạch toán thực hiện có thành công hay không là chính nhờ vào giai đoạn này. Do đó bộ phận kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ phải  tổng hợp và sắp xếp một cách chặt chẽ, hợp lý.

WinPlace hy vọng những thông tin trên thật sự bổ ích cho những bạn đang theo ngành kế toán nói riêng và các doanh nghiệp trên thị trường nói chung.