Trong nghiệp vụ kế toán thì không thể nào bỏ qua các định khoản kế toán cơ bản. Những mục định khoản này là điều cần thiết mà doanh nghiệp không thể nào bỏ qua. Với những người mới bắt đầu thì còn chưa hiểu rõ các thông tin về các khoản định toán dùng trong doanh nghiệp. Bạn cần phải tìm hiểu rõ ràng về nguyên tắc, kết cấu của các khoản định toán để việc ghi chép được thuận tiện hơn. 

Định khoản kế toán cơ bản là gì?

Định khoản kế toán cơ bản còn được gọi với một tên khác là hạch toán kế toán. Bạn có thể hiểu đây là một công việc xác định và ghi chép các số tiền phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế vào từng loại tài khoản nhất định. Việc ghi chép tiền phát sinh sẽ phân vào mục Nợ hoặc mục Có trong tài khoản kế toán. 

Nghiệp vụ kinh tế hay còn được hiểu là những hành động phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty. Một số ví dụ về nghiệp vụ kinh tế là hoạt động thu mua, lợi nhuận phát sinh từ kinh doanh.

Khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế thì kế toán phải tiến hành định khoản sao cho đúng với nguyên lý kế toán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì có nhiều định khoản kế toán cơ bản khác nhau như định khoản mua hàng, định khoản lương, định khoản tài sản cố định…

Mặc dù nghe định nghĩa có vẻ đơn giản nhưng việc định khoản kế toán không hề dễ dàng. Người kế toán phải biết được tên tài khoản, các loại tài khoản tương ứng cùng những chi phí phát sinh của doanh nghiệp. Do vậy, bạn phải nắm vững các thông tin này rồi mới có thể thực hiện việc định khoản kế toán được thuận lợi. 

Phân loại về định khoản kế toán?

Các định khoản kế toán cơ bản được phân thành nhiều nhóm khác nhau. Dựa theo số lượng tài khoản trong một định khoản mà có thể chia định khoản kế toán thành 2 loại là:

• Những mục định khoản giản đơn: Đây là loại định khoản nói lên quan hệ đối ứng của hai tài khoản kế toán chính là tài khoản bên có và tài khoản bên nợ
• Định khoản phức tạp: Đây là loại định khoản đề cập đến quan hệ đối ứng của từ 3 tài khoản kế toán trở lên. 

Kết cấu của tài khoản kế toán

Các định khoản kế toán cơ bản đều có một kết cấu tài khoản chung. Những kết cấu này được phân loại dựa trên các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thông qua kết cấu của tài khoản kế toán, bạn sẽ biết được mình cần định khoản kế toán vào những mục nào. 

Những tài khoản kế toán có đầu số 1, 2 là tài khoản tài sản. Những tài khoản này phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp gồm tài sản ngắn hạn và dài hạn.

Những tài khoản kế toán có đầu số 3 và 4 là tài khoản nguồn vốn. Đây là những mục phản ánh các khoản công nợ phải trả cùng với nguồn vốn hình thành nên công ty. 

Những tài khoản kế toán có đầu số 5 và 7 là doanh thu cùng với những khoản thu nhập khác của công ty. Đây là tài khoản phản ánh được doanh thu, tình hình kinh doanh của công ty. 

Những tài khoản kế toán có đầu số 6 và 8 là chi phí cùng những khoản phí khác. Mục này dùng để phản ánh chi phí hoặc doanh thu đầu ra của doanh nghiệp. 

Những tài khoản kế toán có đầu số 9 dùng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vào cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện việc kết chuyển doanh thu và chi phí sang kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tài khoản này phản ánh kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định. 

Nguyên tắc định khoản kế toán

Khi định khoản kế toán thì phải đáp ứng được các nguyên tắc đã được đề ra khi hạch toán nghiệp vụ kinh doanh. Một số nguyên tắc định khoản kế toán cần được chú ý đó chính là: 

• Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì phải được ghi vào ít nhất 1 trong 2 loại tài khoản kế toán liên quan và ghi Nợ vào tài khoản này thì phải ghi Có vào tài khoản kia và ngược lại
• Trong một định khoản thì số tiền được ghi cho bên Nợ và bên Có phải ngang bằng nhau
• Trong tài khoản kế toán thì phải ghi bên Nợ trước, bên Có sau, điều này sẽ tạo được sự thống nhất trong việc định khoản của kế toán
• Nếu như một định khoản có biến động thì phải ghi tăng một bên và giảm ở bên còn lại, những biến động tăng thuộc mục Có hay mục Nợ thì phải ghi về bên đó
• Tổng giá trị bên Có phải bằng với bên Nợ
• Có một số tài khoản lưỡng tính thì số dư có thể nằm ở cả bên Nợ và bên Có
• Ghi thông tin trong mục Nợ phải so le với mục Có để dễ dàng kiểm tra và quản lý
• Một số tài khoản kế toán không có số dư.

Quy trình thực hiện các định khoản kế toán cơ bản

Các định khoản kế toán cơ bản cần được thực hiện theo các bước cụ thể. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn xác định số tiền, đối tượng chính xác hơn khi hạch toán. 

Xác định các đối tượng phát sinh trong nghiệp vụ kinh tế

Ở bước này, bạn phải xác định được các đối tượng phát sinh trong nghiệp vụ kinh tế của công ty dựa trên những chứng từ được lưu giữ. Kế toán viên cần phải cần thận để tránh việc nhầm lẫn hoặc sai sót và gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 

Xác định tài khoản kế toán phù hợp với đối tượng

Những đối tượng kế toán phát sinh khi hạch định phù hợp với một tài khoản khác nhau. Do vậy, sau khi xác định được đối tượng phát sinh thì bạn phải xác định được tài khoản kê khai. 

Để biết được đối tượng kê khai thuộc tài khoản nào thì bạn phải nắm vững được hệ thống tài khoản kế toán. Trong hệ thống tài khoản kế toán có quy định rõ từng tài khoản và đối tượng có liên quan. Chính vì thế, bạn có thể dựa vào hệ thống này để xác định tài khoản kế toán sao cho phù hợp. 

Xác định xu hướng biến động

Để định khoản kế toán chính xác thì bước tiếp theo đó chính là phải xác định được xu hướng biến động của từng đối tượng. Trong mục này, kế toán viên cần nắm vững được tính chất của tài khoản thì mới có thể thực hiện các nghiệp vụ phát sinh trong mỗi ngày của công ty. 

Kế toán viên sẽ xác định xem đối tượng đang định khoản tăng hay giảm. Từ đó, mới có thể ghi đúng vào mục biến động tăng hay giảm trong sổ sách kế toán. 

Xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có

Bước tiếp theo trong quy trình thực hiện các định khoản kế toán cơ bản gồm có xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có. Bạn có thể đánh dấu vào sơ đồ chữ T để không bị nhầm lẫn hoặc sai sót thông tin. Nên lưu ý rằng nếu một tài khoản thuộc mục Có thì không được ghi cùng lúc với mục Nợ. 

Xác định số tiền cụ thể cho các định khoản kế toán cơ bản

Bước cuối cùng trong quy trình định khoản đó chính là ghi số tiền cụ thể vào sổ sách kế toán. Tuy nhiên, bạn cần nhớ rằng là tổng số tiền bên Có phải bằng với tổng số tiền bên Nợ. Việc tổng số tiền hai bên có bằng nhau cũng phản ánh được rằng bạn có hạch toán chính xác không. Nếu như tổng số tiền hai bên không bằng nhau thì bạn nên xem xét lại để tránh sai sót. 

Các định khoản kế toán là một nghiệp vụ không thể thiếu đối với các kế toán viên. Đây là một trong những cách giúp xác định doanh thu cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Khi hạch định kế toán, bạn nên thực hiện theo quy trình cụ thể để tránh sai sót hoặc nhầm lẫn thông tin.

Liên hệ với Winplace để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

Website: www.winplace.com.vn

Fanpage: Winplace Coworking Space

Hotline: 097 631 2066 – 0938 80 90 70