Trong hoạt động tài chính của các doanh nghiệp, các chứng từ kế toán đóng một vai trò rất quan trọng. Các biểu mẫu này giúp làm rõ hơn về tài chính và giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý các khoản thu – chi của doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn đang có những thắc mắc về các chứng từ kế toán cơ bản của các doanh nghiệp, đừng bỏ qua bài viết ngay dưới đây. 

Chứng từ kế toán trong doanh nghiệp là gì?

Chứng từ kế toán là một trong những loại giấy tờ đóng vai trò rất quan trọng và cần thiết đối với hoạt động tài chính của bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào. Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán có thể được hiểu là giấy tờ hoặc bất kỳ vật mang tin nào phản ánh nghiệp vụ kế toán. 

Từ những giấy tờ hoặc vật mang tin này sẽ giúp phản ánh các khoản tài chính phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp và đã hoàn thành. Đây chính là căn cứ để ghi sổ kế toán. Nhờ đó mà bộ phận kế toán và chủ doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn trong quản lý các khoản thu – chi của doanh nghiệp, đảm bảo giám sát và sử dụng các dòng tiền một cách phù hợp. 

Có thể thấy, chứng từ kế toán của các đơn vị là một trong những loại giấy tờ đóng vai trò rất quan trọng. Đây còn là một trong những căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền giám sát và kiểm tra đột xuất đối với hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, pháp luật hiện hành quy định đây là biểu mẫu giấy tờ bắt buộc phải có ở mọi doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường của Việt Nam, không có sự phân biệt về lĩnh vực. 

Tham khảo thêm dịch vụ Văn phòng giao dịch tại WinPlace

Các chứng từ kế toán cơ bản được sử dụng phổ biến hiện nay

Các chứng từ kế toán cơ bản hiện nay được quy định hướng dẫn cụ thể tại Luật Kế toán năm 2015 và các văn bản hướng dẫn khác có liên quan. Hiện nay, pháp luật không có bất kỳ quy định nào phân loại các giấy tờ nghiệp vụ này. Để giúp phân biệt những loại chứng từ kế toán thường gặp, người ta thường dựa vào yếu tố gắn liền của chứng từ đó. 

• Liên quan đến tiền mặt, chứng từ kế toán được phân loại thành: giấy đề nghị tạm chi/ ứng tiền, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu, phiếu chi,… 
• Liên quan đến tiền lương cho người lao động, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ kế toán như phiếu chấm công, bảng lương,… Các quy định, quy chế có quy định về bậc lương, thang lương của người lao động cũng được xếp vào phân loại các chứng từ cơ bản được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp

• Liên quan đến nghiệp vụ ngân hàng, chứng từ kế toán của doanh nghiệp có thể được phân loại thành giấy báo nợ, séc, ngân phiếu, ủy nhiệm chi,…
• Liên quan đến công nghệ, có thể nhận thấy hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được xem là một chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung cơ bản được pháp luật quy định tại Điều 16 Luật Kế toán năm 2015. Hóa đơn này được thể hiện dưới hình thức dữ liệu điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi khi trao đổi giữa các thiết bị điện tử. 

Loại hóa đơn này mới xuất hiện trong những năm gần đây và dần chiếm được ưu thế hơn so với các hóa đơn bằng giấy. Một trong những ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử chính là thuận tiện trong việc gửi – nhận, dễ lưu trữ, dễ tìm kiếm và quản lý. Để đảm bảo tính thống nhất với các chứng từ kế toán bằng giấy, Luật Kế toán đã có những quy định cụ thể về loại chứng từ này tại Điều 17. 

Tìm hiểu thêm về Luật kế toán

Các nội dung cơ bản cần phải có của chứng từ kế toán

Tại Điều 16 Luật Kế toán năm 2015 có quy định về những nội dung bắt buộc phải có trong một chứng từ kế toán. Các nội dung cơ bản bao gồm:

• Tên và số ký hiệu của chứng từ kế toán. Đây là nội dung giúp phân biệt các chứng từ khác nhau, giúp thuận tiện hơn trong việc quản lý cũng như khi sử dụng;

• Thời gian lập chứng từ kế toán. Nội dung này thường được thể hiện thông qua ngày, tháng, năm và do bộ phận kế toán phụ trách quản lý;
• Tên và địa chỉ của chủ thể lập chứng từ kế toán;
• Tên và địa chỉ của chủ thể nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung của nghiệp vụ tài chính được lập chứng từ, ví dụ như khoản tiền đã chi,…
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ tài chính. Đối với những chứng từ kế toán có nhiều nghiệp vụ tài chính khác nhau, mỗi nghiệp vụ cần được trình bày đầy đủ 03 yếu tố nêu trên;
• Họ và tên, chữ ký của người nộp chứng từ kế toán.

Ngoài những nội dung cơ bản cần được liệt kê chi tiết theo quy định của Luật Kế toán, tùy theo từng doanh nghiệp có thể bổ sung những nội dung khác tùy theo nhu cầu. Tuy nhiên, các nội dung này cũng cần đảm bảo đáp ứng những yêu cầu luật định. 

Các chứng từ kế toán là nội dung rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tùy theo mục đích sử dụng, chứng từ kế toán được chia thành nhiều phân loại khác nhau. Với những thông tin hữu ích được bài viết chia sẻ, bạn đã có thể tích lũy được cho mình những kiến thức cần thiết, đáp ứng cho nhu cầu công việc của bản thân. 

WinPlace chúc các doanh nghiệp thành công!